تراز آزمایشی صورت مالی داخلی است که مانده‌های پایانی تعدیل‌شده همه حساب‌های دفتر کل (اعم از درآمد و سرمایه) موجود در دفتر یک کسب و کار را در تاریخ خاصی فهرست می‌کند. این فهرست شامل نام هر حساب دفتری به ترتیب نقدینگی و ارزش موجودی دفتر کل است. هر حساب دفتری دارای مانده بدهی یا اعتبار است. مقادیر مانده بدهی در ستون بدهی مانده آزمایشی و مانده ارزش اعتباری در ستون اعتبار فهرست می‌شوند. سپس صورت سود و زیان معاملات و ترازنامه و سایر گزارش‌های مالی را می‌توان با استفاده از حساب‌های دفتری فهرست‌شده در همان موجودی تهیه کرد.
هدف از تراز آزمایشی چیست؟
اساساً ثبت تراز آزمایشی اولین گام در تهیه صورت‌های مالی رسمی است. برای تأیید اعتبارات و بدهی‌های شما، این گزارش تهیه می‌شود. این تراز در درجه اول بخشی از سیستم حسابداری 2 ورودی استفاده می‌شود. با بررسی مساوی بودن بدهی‌ها و اعتبارات خود، می‌توانید هر گونه خطای ریاضی را دریافت کنید. کل بدهی‌ها باید با کل اعتبار برابر باشد تا تراز آزمایشی درست باشد. درصورت وجود هرگونه مغایرت در مجموع می‌توانید این مشکلات را قبل از ثبت در صورت‌های مالی رسمی بررسی کنید.
با این حال، توجه به این نکته مهم است که اگرچه انجام حسابداری تراز آزمایشی می‌تواند خطاهای ساده ریاضی را برجسته کند، همه مشکلات حساب و کتاب‌های شما را آشکار نمی‌کند. تراکنش‌های از دست رفته یا اشتباهات طبقه‌بندی ممکن است حتی هنگام ثبت تراز رخ دهد. این گزارش نیز صورت مالی رسمی نیست و فقط به‌صورت داخلی استفاده می‌شود.
تراز آزمایشی را معمولاً یک حسابدار تهیه می‌کند که از دفترچه‌های روزانه برای ثبت تراکنش‌های مالی استفاده کرده و سپس آن‌ها را به دفاتر اسمی و حساب‌های دفتر شخصی ارسال می‌کند. موجودی آزمایشی بخشی از سیستم حسابداری دو بار ورود است.
الزامات برای تراز آزمایشی
شرکت‌ها در ابتدا معاملات تجاری خود را در حسابداری در دفتر کل ثبت می‌کنند. بسته به انواع تراکنش‌های تجاری که اتفاق افتاده است، حساب‌های موجود در دفاتر ممکن است در طول یک دوره حسابداری معین قبل از استفاده در برگه تراز آزمایشی بدهکار یا بستانکار شوند. همچنین ممکن است از برخی حساب‌ها برای ثبت چندین تراکنش تجاری استفاده شده باشد؛ از این‌رو مانده پایانی هر حساب دفتر کل مجموع تمام بدهی‌ها و اعتباراتی است که براساس معاملات تجاری مرتبط به آن حساب وارد شده است.
نحوه تهیه تراز آزمایشی
با دانستن مراحل زیر تهیه کاربرگ آزمایشی ساده است. در ادامه نحوه تکمیل آن آورده شده است.
- مانده حساب‌های دفتر خود را محاسبه کنید.
معاملات تجاری شما ابتدا در دفتر کل ثبت می‌شود. هر تراکنش ورودی به نام حساب مربوط متصل است. بسته به سیستم حسابداری خود، ممکن است لازم باشد چندین هزینه و منابع درآمد را ترکیب کنید؛ برای مثال، ممکن است حساب پرداختی شما چندین ورودی کوچک‌تر داشته باشد که باید قبل از انتقال این داده‌ها به موجودی آزمایشی خود، آن‌ها را جمع‌آوری کنید. همچنین باید هر موجودی را ببندید تا مطمئن شوید روی زمان خاصی تمرکز می‌کنید. معمولاً مدت چرخه حسابداری ماهانه یا سه ماهه است. همچنین می‌توان برای مدت کوتاه‌تری به تعادل خود نگاه کرد.
- مانده‌های اعتباری و بدهی را در موجودی آزمایشی خود ثبت کنید.
در مرحله بعد، مانده‌های پایانی را از دفتر کل خود به موجودی آزمایشی خود منتقل خواهید کرد. اطمینان حاصل کنید حساب‌های فهرست‌شده در موجودی آزمایشی شما مانند دفتر کل است. کل مبالغ اعتباری را در ستون سمت چپ و کل مانده بدهی خود را در ستون سمت راست ثبت خواهید کرد. مراقب باشید! اینجاست که می‌توانید اشتباه کنید که آیتم‌ها را در ستون اشتباه یا حتی اکانت اشتباه ثبت کنید. این کار به‌شکل قابل‌توجهی دقت تراز آزمایشی تکمیل شده شما را تغییر می‌دهد و زمان ارزشمندی را برای تعقیب اشتباه خود برای شما هزینه خواهد کرد.
- کل در ستون اعتباری خود را محاسبه کنید.
کل اعتبارات خود را محاسبه کنید. اگر روش فوق را دنبال کرده‌اید، می‌توانید به‌سادگی و به‌سرعت تمام مانده‌های اعتباری موجود در ستون ورودی اعتبار خود را محاسبه کنید. اگر تراز آزمایشی خود را با یک برنامه نرم‌افزاری صفحه گسترده مانند مایکروسافت اکسل آماده می‌کنید، می‌توانید فرمولی را وارد کنید که محاسبه را برای شما انجام می‌دهد.
- کل در ستون بدهی خود را محاسبه کنید.
همین محاسبه را برای ستون بدهی خود انجام دهید. باز هم این به‌سادگی مجموع تمام بدهی‌های حساب‌های شما برای آن دوره مشخص می‌شود.
- مجموع بدهی و اعتبار خود را مقایسه کنید.
به مجموع تکمیل‌شده خود نگاه کنید. در حالت ایده‌آل مانده اعتباری و بدهی شما باید یکسان باشد که نشان می‌دهد کتاب‌های شما به‌درستی متعادل هستند. اگر دو عدد متفاوت دریافت کردید، نترسید. پیدا کردن چنین مغایرتی به همین دلیل است که تعادل آزمایشی ایجاد کرده‌اید و کشف خطا در حال حاضر می‌تواند بعدها در وقت شما صرفه‌جویی کند.
- به دنبال خطاها باشید.
وقتی اعداد شما جمع نمی‌شوند، باید دلیل آن را کشف کنید. ابتدا تراز آزمایشی را برای رایج‌ترین خطاها بررسی کنید. این بررسی ممکن است اشتباهی اساسی در ورود اطلاعات دستی یا ورودی‌های انجام شده در ستون یا حساب اشتباه را نشان دهد. هنگامی که خطای خود را کشف کردید، مراحل سه تا پنج را تکرار کنید تا ببینید آیا اعداد شما اکنون مطابقت دارند یا خیر. درصورت لزوم این روند را تکرار کنید تا زمانی که مجموع‌های منطبق را به دست آورید.
- تراز آزمایشی خود را ببندید.
پس از تکمیل فرایند می‌توانید موجودی آزمایشی خود را ببندید. خود سند را ذخیره کنید که درصورت نیاز به انجام مجدد فرایند برای مدت طولانی‌تری می‌تواند مفید باشد.
ترازنامه یا بیلان مالی چیست؟
ترازنامه یا بیلان مالی چیست؟ ترازنامه اسناد مرجع برای سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان به‌منظور به دست آوردن ایده‌ای از سلامت مالی یک سازمان است. همچنین به آن‌ها کمک می‌کند تا دارایی‌ها و بدهی‌های جاری را برای تعیین نقدینگی کسب و کار مقایسه کنند یا نرخ بازدهی را که شرکت تولید می‌کند محاسبه کنند. مقایسه دو یا چند ترازنامه در مقاطع مختلف زمانی نیز می‌تواند نشان دهد یک تجارت چگونه رشد کرده است.
با این اطلاعات ذی‌نفعان می‌توانند چشم‌انداز شرکت را نیز درک کنند؛ برای مثال ترازنامه می‌تواند مدرکی باشد برای اعتبار زمانی که شرکت درخواست وام می‌کند. با مشاهده اینکه آیا دارایی‌های جاری بیشتر از بدهی‌های جاری است، بستانکاران می‌توانند ببینند آیا شرکت می‌تواند تعهدات کوتاه‌مدت خود را انجام دهد و چقدر ریسک مالی می‌پذیرد.
تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه (بیلان) در چیست؟
تراز آزمایشی گزارشی است که داخل شرکت استفاده می‌شود، درحالیکه ترازنامه معمولاً برای سرمایه‌گذاران و مؤسسات مالی خارج از شرکت به‌منظور صحت سوابق مالی منتشر می‌شود. همچنین تصویر کلی از امور مالی شرکت را به ذی‌نفعان می‌دهد. وظیفه اصلی تراز آزمایشی این است که ببیند آیا کل اعتبارات و بدهی‌های موجود در دفاتر موجودی حساب با یکدیگر وجود دارد یا خیر. می‌توانید برای هر ماه یا حتی هر سه ماه یک گزارش تهیه کنید، اما ترازنامه سندی است که برای هر سال مالی تهیه می‌شود و در نوع آزمایشی مانده‌های پایانی را از دفاتر کل فهرست می‌کند. ترازنامه از تراز آزمایشی به‌عنوان منبع استفاده می‌کند. لازم نیست نوع آزمایشی را حسابرس امضا کند؛ درحالیکه ترازنامه باید دارای امضای حسابرس باشد.
ترازنامه و تراز آزمایشی دو ابزار حیاتی در دامنه حسابداری هستند که به‌کمک آن‌ها می‌توان دقیق‌تر از وضعیت مالی یک شرکت آگاه شد. ترازنامه نمای کلی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان شرکت است؛ درحالیکه تراز آزمایشی جزئیات بیشتری را درباره درآمد، هزینه‌ها، سود و زیان شرکت ارائه می‌دهد.
کاربرد نرم‌افزار حسابداری در تهیه تراز آزمایشی و ترازنامه
درباره تهیه تراز آزمایشی و ترازنامه، نرم‌افزار حسابداری بسیار مفید است. این نرم‌افزار اطلاعات مالی مربوط به یک سازمان را به‌طور سازمان‌یافته ثبت و پردازش می‌کند. این اطلاعات می‌تواند شامل تراکنش‌های مالی مختلف، اطلاعات مربوط به مشتریان و تأمین‌کنندگان، دارایی‌ها و بدهی‌ها و سایر جزئیات مالی باشد.
با استفاده از این اطلاعات، نرم‌افزارهای حسابداری می‌توانند تراز آزمایشی و ترازنامه را خودکار تولید کنند. این گزارش‌های مالی اساسی برای تحلیل وضعیت مالی یک سازمان و ارائه اطلاعات به سایر افراد مانند سرمایه‌گذاران، بانک‌ها، و مدیران داخلی هستند. همچنین کمک می‌کنند اطلاعات مالی به شیوه قابل فهمی نمایش داده شود. نرم افزار حسابداری بازرگانی با ثبت دقیق تراکنش‌ها و ارائه گزارش‌های مالی جامع، به تهیه تراز آزمایشی و ترازنامه کمک شایانی می‌کند
حساب تفصیلی به ثبت دقیق و جزئی اطلاعات مالی مرتبط با دارایی‌ها کمک می‌کند. در صنعت پوشاک، استفاده از نرم افزار حسابداری برای پوشاک می‌تواند به مدیریت دقیق دارایی‌های مشهود مانند موجودی انبار و دارایی‌های نامشهود مانند برند کمک کند. این نرم‌افزار با ارائه گزارش‌های دقیق و جامع، فرآیند تهیه تراز آزمایشی و ترازنامه را نیز تسهیل می‌کند
سخن پایانی
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری به‌شدت در تهیه و تجزیه و تحلیل این اسناد مالی تسهیل‌کننده است. این نرم‌افزارها با استفاده از الگوریتم‌ها و قابلیت‌های پیشرفته، به کاربران امکان می‌دهند با دقت بالا ترازنامه و تراز آزمایشی خود را تهیه کرده و از اطلاعات به‌دست‌آمده برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده کنند. گفتنی است فهم صحیح این اسناد مالی و استفاده مؤثر از نرم‌افزارهای حسابداری، از اهمیت بالایی برخوردار است. این ابزارها نه‌تنها به مدیران و صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا وضعیت مالی شرکت را بهتر درک کنند، بلکه به آن‌ها امکان می‌دهد تا برای پیشبرد کسب‌وکار خود تصمیماتی هوشمندانه‌تر و بر پایه داده‌های مطمئن‌تر بگیرند.
