کدینگ انبار یک روش موثر و کاربردی برای انبارگردانی و اطلاع دقیق از موجودی انبار در سازمان‌ها، ادارات، کارخانه‌ها و… است. کدینگ انبار نوعی زبان اختصاری تعریف شده برای انبار هر مجموعه است تا روند شمارش اقلام و کالاهای موجود در انبار را تسریع کند.
کدینگ انبار در گذشته به صورت دستی انجام می‌گرفت اما با رشد تکنولوژی، این روش کدگذاری نیز تکامل یافت. در حال حاضر برخی از نرم‌افزارهای حسابداری ویژه کدینگ انبار، به سهولت عملیات کدگذاری کالاها و اقلام موجود در انبارها را انجام می‌دهند.
در این مقاله که جهت آشنایی با کدینگ انبار و کاربردهای آن نگاشته شده است، ابتدا توضیح داده می‌شود که کدینگ انبار چیست، سپس هدف کدینگ انبار مورد بررسی قرار می‌گیرد. همچنین در باب مزایای کدینگ انبار، ویژگی‌های آن و روش کدینگ انبار توضیحاتی ارائه می‌شود. در نهایت نیز در باب انواع روش‌های کدینگ انبار توضیح داده خواهد شد.
همچنین شما می‌توانید برای خرید نرم افزار انبارداری و سایر نرم افزارهای حسابداری می‌توانید به محصولات کاربردکامپیوتر مراجعه کنید.
کدینگ انبار چیست؟
به فرایندی که در آن کلیه اقلام و کالاهای موجود در یک انبار شناسایی و تفکیک می‌شوند، کدینگ انبار گفته می‌شود. روش کار کدینگ انبار و انتخاب نوع مناسب آن، با توجه به نوع کالاها، تعداد آن‌ها، نوع مصرف آن‌ها و … انجام می‌شود.
در فرایند کدینگ انبار، کدهای متعددی به کالاها و اقلام موجود در انبار داده می‌شود. این کدها دارای استاندارد جهانی ثابتی نیستند و معمولا با توجه به نیاز سازمان‌ها و مجموعه‌ها طراحی و اجرا می‌شوند. گاهی ممکن است در یک مجموعه و سازمان از ساده‌ترین روش کدینگ انبار استفاده شود اما گاهی نیز با توجه به نوع سازمان و مجموعه نیاز است که کدینگ انبار دارای پیچیدگی‌هایی باشد که برای عوام قابل درک نباشد. در بسیاری از مواقع وظیفه کدگذاری کالاها و نحوه استفاده از آن به سرپرست انبار واگذار می‌شود و گاهی نیز مجموعه از قبل برای نحوه کدگذاری انبار، برنامه ویژه‌ای را تدارک می‌بیند.
هدف از کدینگ انبار چیست؟
هدف از کدینگ انبار در وهله اول نظم بخشیدن به امور انبار در یک مجموعه و سازمان است. چراکه دارایی هر شرکت و یا مجموعه منسجم، در انبار مجموعه نهفته است و مسلما هرچقدر در انبار یک مجموعه اقلام بیشتری وجود داشته باشد، به معنای بالا بودن دارایی آن مجموعه است.
از این رو کلیه شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ سعی می‌کنند که موجودی انبارشان را هرچند وقت یکبار برآورد کنند تا چنانچه کم و کسری در کالاهای موجود در انبار مشاهده کردند، بتوانند آن‌ها را جبران کنند. همچنین در مواقعی که بین بخش‌های مختلف یک مجموعه، در مورد موجودی انبار اختلاف نظری پیش می‌آید و یا در هنگامی که سرپرست انبار قرار است تغییر کند برای تحویل انبار، انبارگردانی انجام می‌شود.
با توجه به موارد گفته شده اهمیت انبارگردانی و ضرورت آن مشخص است اما برای انجام صحیح و اصولی عملیات انبارگردانی به سیستمی نیاز است که این امر، بوسیله آن انجام شود. در این مواقع به منظور انجام اصولی انبارگردانی از کدینگ انبار استفاده می‌شود. در این روش با کمک کدهایی که برای هر کالا تعریف می‌شود، کالاها بر اساس نوع، مدل، تعداد و… دسته‌بندی و ثبت و ضبط می‌شوند. مسلما با روش کدینگ انبار سرشماری کالاها و اقلام موجود در انبار بسیار ساده‌تر خواهد شد و در نتیجه عملیات انبارگردانی در زمان بسیار کوتاهی انجام می‌شود.
مزایای کدینگ انبار چیست؟
انجام سیستم کدینگ انبار می‌تواند مزایای متعددی برای یک شرکت و مجموعه داشته باشد که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
1) قابلیت استانداردسازی کالاها از طریق مقایسه کالاهای مشابه و حذف اقلام غیر ضروری
2) امکان ردیابی اقلام و کالاهای موجود در هر سطح از مجموعه و سازمان
3) اطلاع دقیق از میزان موجودی کالاها و اقلام در انبار
4) عدم نیاز به درج تمامی اطلاعات یک کالا بر روی آن
5) تسریع در شناسایی کالاها و سازمان دهی آن‌ها
6) تسریع در انجام امور مالی و عملیات خرید
7) حل معضل نام‌گذاری برخی از کالاهای دارای اسامی مشابه و یا چند اسمی
8)کاهش تعداد نیروی انسانی مورد نیاز جهت انبارگردانی
9) نظارت بر موجودی کالاهای موجود در انبار و تامین به موقع اقلام
10) صرفه‌جویی در هزینه کاغذ
11) حذف بروکسلی‌های اداری غیر ضروری
ویژگی‌های سیستم کدینگ انبار مناسب و کاربردی
یک سیستم کدگذاری و یا کدینگ مناسب برای اینکه بتواند بیشترین کارایی را داشته باشد، بایستی دارای برخی از ویژگی‌ها و معیارهای ضروری باشد. از مهم‌ترین ویژگی‌های یک سیستم کدینگ انبار مناسب عبارتند از:
1) لازم است که ساده و قابل فهم باشد
2) قابلیت بسط و گسترش داشته باشد.
3) کوتاه و مختصر نگاشته شود.
4) اطلاعات کامل و دقیقی را ارائه دهد.
5) رمزگشایی آن برای افراد ذی ربط قابل درک باشد.
6) متناسب با نیاز مجموعه و سازمان طراحی شود.
7) قابلیت اجرایی و عملی شدن داشته باشد.
روش کار کدینگ انبار چگونه است؟
روش کار کدینگ انبار به این صورت است که ابتدا اطلاعات کلی یک کالا به ترتیب شامل: نام کالا، کدملی آن، مشخصات محصول، بارکد، شماره استاندارد کالا، کد UPC، کد کالا در انبار، تعداد آن‌ها و… مشخص می‌شوند.
این اطلاعات در پایگاه داده‌ها ثبت می‌شوند و سپس کدی در مقابل تمامی این اطلاعات قرار می‌گیرد. این کد تمام اطلاعات کالا را در خود خواهد داشت. فلذا روی کالاها به جای نوشتن تمامی این اطلاعات، فقط یک کد درج می‌شود. بعدها جهت رمزگشایی این کدها به پایگاه داده‌ها و یا دفترچه راهنما مراجعه می‌شود.
انواع روش‌های کدینگ انبار
انجام کدینگ انبار به روش‌های متعددی امکان‌پذیر است که هر کدام دارای اصول و قواعد خود هستند و با توجه به نیاز افراد و نوع کالاها و اقلام موجود در انبارها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
روش‌های کدینگ انبار عبارتند از:
روش اول:کدینگ ساده با اعداد ترتیبی
این روش کدینگ بسیار ساده است و برای انبارهایی که تعداد اقلام و کالاهای آنان‌ها محدود بوده مناسب و کاربردی است. در این روش، کالاها و اقلام با توجه به تاریخ ورود به انبار شماره‌گذاری می‌شوند و کد دریافت می‌کنند.
روش دوم:کدینگ اعداد گروهی
روش کدینگ گروهی نیز شباهت زیادی به کدینگ ساده دارد با این تفاوت که در این روش کالاها به ترتیب ورود به انبار در چند گروه تقسیم‌بندی می‌شوند؛ اما 30 درصد اضافه، برای هر گروه از کالاها درنظر می‌گیرند. این کار باعث می‌شود اقلام جدیدی که وارد انبار می‌شوند در دسته مخصوص خود کدگذاری شوند.
روش سوم:کدینگ با اعداد اعشاری
روش اعشاری نیز نوع دیگری از روش کدینگ است. در این روش اعداد به وسیله اعشار از یکدیگر متمایز می‌شوند و هر کدام از اعداد قرار گرفته بین اعشار، نشان دهنده ویژگی خاصی از کالاها و اقلام موجود در انبار هستند.
روش چهارم:کدینگ حروفی
روش کدگذاری حروفی، ترکیبی از حروف و اعداد در کنار یکدیگر است که هر کدام از حروف و اعداد نشان دهنده ویژگی‌های خاصی در کالاها هستند. گاهی نیز از همین روش کدگذاری برای قرار دادن کالاها در گروه خاصی استفاده می‌کنند.
روش پنجم: کدینگ نیمونیک
روش کدینگ نیمونیک نیز نوع دیگری از کدینگ انبار است. در این روش کدینگ از اول حروف هر کالا برای کدگذاری استفاده می‌شود. البته به جهت محدودیت حروف و امکان اشتباهاتی که در این روش کدگذاری وجود دارد، کاربرد کمتری در بین سایر روش‌های کدینگ انبار دارد.
روش ششم: کدینگ مخفی
روش کدینگ مخفی یکی از روش‌های کدگذاری برای انبارهای خاص است. در این روش کدگذاری، رمزگشایی کد درج شده روی کالاها برای هر فردی مقدور نیست و حتما نیاز است که جهت رمزگشایی کد درج شده، به دفترچه راهنما و یا پایگاه داده‌ها مراجعه شود.
روش هفتم: کدینگ ویژه
روش کدینگ ویژه یکی از کامل‌ترین و البته کاربردی‌ترین روش‌های کدینگ انبار است که معمولا در مجموعه‌ها و کارخانه‌های بزرگ با حجم کالاهای بالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این روش کدگذاری کاملا اختصاصی و متناسب با نیاز یک مجموعه و یا سازمان طراحی می‌شود. به عنوان مثال، اگر برای یک مجموعه اطلاع سریع از موجودی انبار جهت جایگزینی کالاها و یا مواد اولیه در اولویت باشد، در کدگذاری چنین انبارهایی این موضوع در صدر اهمیت قرار می‌گیرد.
جهت پیاده‌سازی این روش کدینگ انبار، نیاز است که اقداماتی انجام شود تا کدگذاری به صورت اصولی انجام گیرد. این اقدامات شامل:
- صورت‌برداری اولیه از موجودی انبار و پیشبینی نسبت به کاهش و یا افزایش کالاها
- دسته‌بندی اقلام و کالاها با توجه به ویژگی‌های هر محصول
- درج کد مورد نظر روی هر محصول و تدوین دفترچه راهنما جهت رمزگشایی
- آموزش رمزگشایی دفترچه راهنما به سرپرست انبار، کارگران، توزیع‌کنندگان کالا و کلیه افرادی که باید از وجود کالاها مطلع باشند.
در این روش کدینگ انبار، معمولا عددی درنظر گرفته می‌شود که شامل کلیه اطلاعات لازم از یک محصول می‌شود. برای رمزگشایی این عدد نیز افراد ذی‌صلاح بایستی به دفترچه راهنما و یا پایگاه داده‌ها مراجعه کنند.
روش هشتم:کدینگ استاندارد
روش کدینگ استاندارد روشی است که بیشتر ویژگی‌های کدینگ ویژه را دارد اما با توجه به هر کسب‌وکار و نیاز هر سازمان و مجموعه، از کدگذاری مخصوص با نیاز مجموعه استفاده می‌شود.
روش کدینگ استاندارد می‌تواند به روش‌های دستی، کامپیوتری، ترکیبی و… باشد. البته در حال حاضر نرم افزارهای مخصوص کدینگ انبار و به طور کلی حسابداری انبار، این وظیفه را به خوبی انجام می‌دهند.
سخن پایانی
همانطور که توضیح داده شد کدینگ انبار یک روش جدید جهت کمک به انبارگردانی در کارخانه‌ها و شرکت‌های بزرگ است. از مهم‌ترین مزایای کدینگ انبار می‌توان به سهولت در شناسایی کالاها، حذف بروکراسی‌های اداری، کاهش تعداد نیروهای انسانی، تسریع در بررسی موجودی انبار و جایگزین کردن اقلام مورد نیاز و… اشاره کرد.
البته روش‌های متعددی برای کدینگ انبار وجود دارند که با توجه به نوع کالاها و شرایط موجود در مجموعه‌ها، شرکت‌ها و کارخانه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. معمولا هر مجموعه‌ای با توجه به نوع کالاها و اقلام موجود در انبار، روش کدینگ مناسب خود را انتخاب و اجرا می‌کند.
در گذشته کدینگ انبار به روش دستی و سنتی انجام می‌گرفت اما در چندسال اخیر با رشد تکنولوژی و روی کار آمدن نرم‌افزار حسابداری ویژه کدینگ انبار، کلیه فرایند کدگذاری کالاها در انبار، از طریق این نرم‌افزارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شوند.
