از آنجا که تمام مدیریت مالی شرکت‌ها و کسب‌وکارها از طریق ثبت اسناد دریافتنی و پرداختی در حسابداری صورت می‌گیرد، ثبت این اسناد و وضعیت چک‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است. از این طریق می‌توان به دریافت و پرداخت‌های مدت‌دار شرکت پرداخت و حسابداری را به طور صحیح مدیریت کرد. پیش از این که نحوه ثبت این اسناد دریافتنی و پرداختی در حسابداری را شرح دهیم، ابتدا به تعریف هر یک از این اسناد می‌پردازیم. پس در ادامه مطلب با کاربرد کامپیوتر همراه باشید.
تعریف اسناد دریافتنی و پرداختنی
منظور از اسناد دریافتنی در حسابداری چک‌ها و سندهایی است که اشخاص حقیقی و حقوقی در ازای محصولات یا خدمات ارائه شده از دیگران دریافت می‌کنند. این اسناد مدت‌دار هستند، یعنی دریافت کننده مبلغ یا خدمات موظف است که در تاریخ مشخص شده در سند، بدهی خود را تسویه کند. به بیان دیگر اسناد دریافتنی چک‌ها و یا سفته‌هایی هستند که در قبال ارائه محصول و خدمات از شخص مقابل گرفته می‌شوند. اگر سررسید آنها برسد و در حساب صادر کننده چک موجودی نباشد، می‌توان آن را عودت داد. این اسناد قابل خرج کردن هستند یعنی پیش از سررسید می‌توان آن را به اشخاص دیگر نیز واگذار کرد.
آن دسته اسنادی که به واسطه ارائه خدمات و کالا از طرف شرکت به افراد دیگر ارائه می‌شوند را اسناد پرداختنی می‌گویند و در حقیقت سندی است برای دریافت خدمات بدهی یا محصولات. اسناد پرداختنی نیز به صورت چک هستند، اما تفاوت آنها با اسناد دریافتنی این است که این چک‌ها از حساب بانکی شرکت‌ها و در وجه دیگران در ازای اخذ وجه نقد یا خدمات صادر شده‌اند. شرکت‌ها در ازای خرید کالا و مواد مصرفی، پرداخت اجاره بهای ملک و یا مالیات اسناد پرداختی را صادر می‌کنند. در حقیقت این اسناد دربردارنده هزینه‌های شرکت هستند.
نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختی در حسابداری
نحوه ثبت هر دو این سندها در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است و کاری بسیار حساس و وقتگیر تلقی می‌شود. در ادامه ثبت هر یک از این اسناد را به طور جداگانه شرح خواهیم داد.
· نحوه ثبت اسناد دریافتنی
اگر قصد دارید اسناد دریافتنی را ثبت کنید، باید بدانید که پرداخت کننده بستانکار است و کسی که اسناد هزینه را دریافت می‌کند را بدهکار می‌گویند. این اسناد پس از این که از بانک استعلام شدند یا به پرداخت کننده بازگردانده می‌شوند و یا به شخص دیگری واگذار خواهند شد و به اصطلاح خرج می‌شوند. اگر چک یا سند دریافتنی به بانک واگذار شده باشد، در صورتی که موجودی حساب کافی باشد وصول می‌شود و در غیر این صورت برگشت خواهد خورد.
اما اگر چکی را خرج کردیم چگونه باید آن را ثبت کنیم؟ برای این کار در خزانه حسابی تحت عنوان اسناد در جریان وصول باز می‌شود و اسناد خرج شده یا واگذار شده در آن ثبت می‌شوند. اگر از طرف بانک، چک وصول شود و یا برگشت بخورد، حساب اسناد دریافتنی بستانکار و در صورتی که چک به بانک واگذار شود، حساب اسناد دریافتنی هنگام ثبت سند، بدهکار خواهد شد.
· نحوه ثبت اسناد پرداختنی
در حسابداری، اسناد پرداختنی که همان چکی است که از سمت شرکت صادر می‌شود، به تنخواه‌دار، حساب صندوق و یا هر شخص حقیقی و حقوقی به عنوان دریافت کننده ارائه می‌شود و پرداخت کننده آن بانک یا حساب اسناد پرداختی محسوب می‌شود. این اسناد باید در خزانه‌داری ثبت شوند، در این صورت بانک بستانکار و حساب اسناد پرداختی، تنخواه و یا صندوق بدهکار خواهند بود.
· خزانه داری
یکی از زیر مجموعه‌های مهم حسابداری، خزانه‌داری نام دارد که در آن شخصی به نام خزانه‌دار توسط هیئت مدیره شرکت انتخاب می‌شود. این شخص باید قابل اطمینان، امین و حرفه‌ای باشد. چرا که خزانه‌داری در حسابداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و سخت و حساس تلقی می‌شود. ثبت تمام اسناد دریافتنی و پرداختی توسط خزانه‌دار در نرم‌افزار حسابداری انجام می‌شود که وظیفه سیستم خزانه‌داری این است که عملیات ثبت این اسناد، کنترل مغایرت در آنها و دریافت و پرداخت وجه را انجام دهد.
همچنین ثبت اسناد و نگهداری آنها در تنخواه گردان و چک‌ها و اوراق بهادار از طریق سیستم خزانه‌داری انجام می‌پذیرد. صدور، دریافت و ثبت اسناد پرداختی و دریافتنی شرکت یکی از اصلی‌ترین وظایف حسابدار خزانه است. حتی صدور و تسویه چک‌ها و یا یادآوری اسناد مدت‌دار را نیز خزانه‌دار انجام می‌دهد. سپس در فواصل زمانی معین، گزارش‌هایی دقیق از اسناد دریافتنی و پرداختی شرکت، چک‌های برگشتی، معوقه، وصول شده، ضمانتنامه‌ها و مغایرت‌های بانکی را به امور مالی و هیئت مدیره شرکت ارائه می‌دهد.
نرم افزار حسابداری
سوالی که پیش می‌آید این است که اسناد دریافتنی و پرداختی، امور خزانه داری و مدیریت مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها از چه طریق صورت می‌گیرد؟ با توجه به اینکه استفاده از روش‌های حسابداری قدیمی امکان خطا و اشتباه بسیاری به همراه دارد و موجب اتلاف وقت، انرژی، هزینه و نیروی انسانی می‌شود، سال‌هاست مدیران مالی و حسابداران شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها بسیار پیشرفته هستند، تمام امور را در زمانی سریع و بدون هیچگونه خطا پیش می‌برند و مزایای بسیاری برای کاربران به همراه دارند که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
- ثبت اسناد دریافتنی و پرداختی و محاسبات مالی بدون خطا: به کمک نرم افزار حسابداری می‌توانید خطای انسانی را در محاسبات مالی، گزارش‌گیری‌ها و ثبت اسناد دریافتنی و پرداختی به میزان حداقل کاهش دهید. چرا که این نرم‌افزار دقت بسیار بالایی دارد و خطاهایی محاسبه دستی را ندارد.
- صرفه‌جویی در نیروی انسانی و افزایش سرعت انجام فرایندهای مالی: به کمک نرم‌افزار حسابداری تمام محاسبات مالی، ثبت اسناد و گزارش‌های مالی به سرعت انجام می‌شود و دیگر نیازی به صرف زمان و هزینه برای این فرایندها نخواهید داشت.
- کنترل صحیح اسناد و تسهیل فرایند نظارت بر آنها: ثبت سنتی اسناد دریافتنی و پرداختی به روش دستی و کاغذی باعث می‌شود که پیدا کردن یک سند خاص از بین آنها وقتگیر باشد. بنابراین به کمک نرم‌افزار حسابداری این اطلاعات به راحتی دسته‌بندی می‌شوند و دسترسی سیستماتیک به آنها بسیار آسان است. همچنین مدیران مالی می‌توانند به راحتی بر این اسناد نظارت داشته باشند و عملکرد مالی را پایش کنند.
- حفظ امنیت اسناد: اسناد سنتی که روی کاغذ نگهداری می‌شدند، همیشه در معرض اتفاقات مختلف مانند گم شدن، آتش سوزی و یا به هر طریقی از بین رفتن آنها قرار داشتند، اما ثبت آنها در نرم‌افزار حسابداری تمام این ریسک‌ها را برطرف کرده است و به شکل صحیح و امنی در این نرم‌افزار ثبت و نگهداری می‌شوند.
- گزارشگیری اسناد دریافتنی و پرداختی: تمام اسناد مالی از جمله اسناد دریافتنی و پرداختی به کمک نرم‌افزار حسابداری در لحظه و بسیار دقیق گزارشگیری می‌شوند. این کار بدون خطا خواهد بود و در ارائه گزارشات مالی به مدیر مالی مجموعه بسیار مهم است.
ثبت خودکار اسناد دریافتنی و پرداختی در نرم افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر
اگر از نرم‌افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر استفاده کنید، می‌توانید به صورت لحظه‌ای و دقیق تمام اسناد مالی شرکت را در نرم‌افزار حسابداری خود ثبت کنید. این ثبت به صورت خودکار انجام می‌شود و خطاهای ثبت دستی و انسانی را ندارد، در نیروی انسانی، هزینه و وقت صرفه‌جویی می‌کند و امکان ارائه گزارشات دقیق به مدیران شرکت به راحتی وجود دارد. بنابراین می‌توان گفت بهترین روش ثبت اسناد دریافتنی و پرداختی استفاده از نرم‌افزار حسابداری است.
سخن آخر
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و به وجود آمدن نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته، امکان ثبت تمام اسناد دریافتنی و پرداختی شرکت‌ها برای محاسبات مالی و کنترل خزانه و تنخواه شرکت‌ها از طریق نرم‌افزار حسابداری صورت می‌پذیرد که کاری بسیار ساده، سریع، بدون ریسک و کم هزینه است. به این ترتیب دسترسی به اسناد در هر لحظه وجود دارد، امنیت آنها حفظ می‌شود و دقت بالایی در ثبت تمام اسناد وجود دارد. همچنین امکان گزارشگیری برای مدیران مالی شرکت‌ها و هیئت مدیره به راحتی از این طریق امکان‌پذیر است. ثبت اسناد دریافتنی و پرداختی امری بسیار حساس و دقیق است و باید با تمرکز بالا و بدون خطا انجام شود. چنانچه مغایرتی در این اسناد باشد مسئولیت آن بر عهده خزانه‌دار خواهد بود.
