خزانه مکانی است که در آن دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی شامل وجوه نقد، اموال و… نگهداری میشود و عملیات خزانه داری فعالیت‌هایی شامل ثبت‌های خزانه داری در حسابداری، کنترل و سازماندهی اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت است. کاربرد مهم نرم افزار خزانه داری، مدیریت انواع دریافت و پرداخت است که با قابلیت‌های متنوع خود نیازهای انواع کسب‌وکارهای بخش خصوصی (بازرگانی، تولیدی و خدماتی) را پوشش می‌دهد. برای آشنایی بیشتر با مفهوم خزانه داری و کارایی و کاربردها و همچنین قوانین آن تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
آشنایی با مفهوم خزانه و خزانه داری
در پاسخ به این سوال که خزانه داری چیست باید گفت، خزانه داری شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که در آن نگهداری و سازماندهی سرمایه‌های نقدی صورت می‌گیرد، این سرمایه می‌تواند شامل وجوه نقد، چک‌های دریافتی، دسته چک، اوراق بهادار، شمش طلا، سکه باشد. در واقع خزانه داری یکی از زیر مجموعه‌های رشته حسابداری است، و عملیات خزانه داری در حسابداری شامل بررسی دو بخش نقدی و غیر نقدی است.
عملیات نقدی حسابداری خزانه
شامل فعالیت‌هایی مثل واریز، برداشت و یا انتقال حساب‌ها، تنخواه‌گردانی و ساماندهی کلیه حساب‌های نقدی یک موسسه، شرکت یا سازمان است. عملیات نقدی در همان تاریخی که انجام میشود، ثبت و طی آن، یک طرف بدهکار و طرف دیگر بستانکار میشود. مثلا عملیات نقدی بین حساب‌های داخلی شرکت و یا بین حساب‌های شرکت و افراد طرف قرارداد با شرکت.
عملیات غیر نقدی حسابداری خزانه
به فعالیت‌هایی که به‌صورت مدت‌دار و متعهدانه انجام و در آن یک سند در وجه ذینفع صادر میشود؛ عملیات غیر نقدی گفته میشود. مثل صدور چک یا سفته که یک تاریخ مشخص برای نقد شدن دارد و صادرکننده در تاریخ مشخص آن، متعهد به پرداخت وجه است. عملیات ثبت اسناد غیر نقدی در 2 مرحله انجام میشود که عبارتند از:
- دریافت و پرداخت سند
در تاریخ تبادل سند بین دو شخص حقیقی یا حقوقی، صادرکننده سند بستانکار و دریافت‌کننده بدهکار محسوب میشود و اسناد قابل پرداخت به عنوان بدهی و اسناد قابل دریافت به عنوان دارایی ثبت میشود.
- وصول سند
نقد شدن اسناد در تاریخ مقرر آن را وصول می‌گویند. در هنگام وصول قابل دریافت، حساب اسناد دریافتی، بستانکار و وصول کننده بدهکار میشود.
تعاریف و اصطلاحات خزانه داری
در خزانه داری اصطلاحاتی وجود دارد که باید با مطالعه و کسب تجربه آن‌ها را آموخت، این اصطلاحات عبارتند از:
- واگذار به‌غیر
در صورتی‌که اسناد دریافتی مثل چک به شخصی دیگر واگذار شود.
- واگذار به بانک
زمانی که برگ چکی به بانک تحویل داده شود تا پس از وصول مبلغ سند را به حسابی واریز نماید.
- واخواست
به برگشت اسناد از بانک یا اشخاص ثالث به دلیل عدم وصول آن‌ها (اعم از کسر موجودی و نقص امضا) واخواست گفته میشود.
- استرداد
اصطلاحاً عودت و بازگرداندن یک سند به صادرکننده یا پرداخت کننده، استرداد نامیده میشود.
- برگشت
اگر سندی در تاریخ سررسید خود بنا به دلایلی قابل وصول نباشد، برگشت داده خواهد شد، از دلایل عدم وصول چک می‌توان به کسر موجودی، کسر امضا و یا مخدوش بودن سند اشاره کرد.
- اسناد خزانه
اسناد خزانه داری اساسی‌ترین ابزار بازار پول به منظور اعمال سیاست پولی است؛ درواقع این اسناد اوراق بهاداری هستند که فروش آن‌ها توسط دولت برای تأمین نیازهای مالی و پرداخت بدهی‌های خود انجام میشود، البته باید توجه کرد که اسناد خزانه کوپن بهره نیستند.
- اسناد خزانه اسلامی
اسناد خزانه اسلامی به اوراق بهادار با نامی گفته میشود که دولت آن‌ها را به منظور تامین بدهی‌های خود برای طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای با قیمت اسمی و سررسید معین به طلبکاران غیر دولتی واگذار می‌کند.
- حواله خزانه داری در حسابداری
در حال‌حاضر با پیشرفت تکنولوژی، سازمان‌ها و شرکتها برای پرداخت وجه کالا و سایر خدمات از پول نقد استفاده نمی‌کنند، بلکه هزینه آن را به‌صورت حواله از حساب خود به حسابی دیگر انتقال می‌دهند.
- مدیریت اسناد در حسابداری خزانه
یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در حسابداری خزانه داری مدیریت اسناد است. این بخش اموری مثل نگهداری و طبقه‌بندی اسناد مالی، چک‌ها، ضمانت نامه‌ها، ارائه اسناد و چک‌های برگشتی به حسابداری برای انجام پیگیری‌های لازم و همچنین پشتیبانی از کلیه اسناد و اطلاعات خزانه را شامل میشود.
مزایای حسابداری خزانه داری برای مدیریت دریافتی و پرداختی‌ها
اغلب بنگاه‌های اقتصادی به‌دلیل پیچیدگی عملیات‌های نقدی و غیرنقدی، سازماندهی و مدیریت آن‌ها و همچنین ضرورت پاسخگویی به سهامداران و شرکای تجاری بیش از قبل به وجود سیستم خزانه داری اهمیت می‌دهند، مزایای حسابداری در خزانه داری عبارتند از:
- انجام تمام عملیات‌های مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و غیره به‌صورت خودکار
- به‌روز نگه داشتن اطلاعات بانک‌ها و صندوق‌ها
- مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
- ارائه گزارش‌های مختلف مالی از جمله گزارش موجودی صندوق، گزارش ریز دریافتها و پرداخت‌ها، همچنین گزارش موازنه منابع و مصارف
- امکان تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت‌های مختلف وصول شده، وصول نشده، در جریان وصول، برگشتی، واگذار و یا نقد شده
- تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت‌های مختلف پاس شده، پاس نشده و یا عودت یافته
نقش خزانه داری در سازمان‌ها
مدیریت نقدینگی شرکت امری اساسی و تعیین کننده در رابطه با مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. برای مدیریت نقدینگی باید پیش‌بینی گردش وجوه نقد، جهت آینده شرکت به‌صورت صحیح صورت گیرد تا مدیران با تکیه بر این پیش‌بینی بتوانند تصمیمات درستی اتخاذ نمایند. سازمان‌ها برای رفع مشکلات به وجود آمده درخصوص نقدینگی و به طورکلی سیستم دریافت و پرداخت خود باید اقدام به استفاده از نرم‌افزار دریافت و پرداخت خزانه داری کنند. نقش خزانه داری در سازمان‌ها عبارتند از:
- پیش‌بینی نقدی
- مدیریت سرمایه در گردش
- مدیریت نقدینگی
- مدیریت سرمایه‌گذاری
- مدیریت ریسک
- ایجاد روابط مطلوب بانک و سرمایه‌گذاری
نحوه انجام حسابداری خزانه در نرم افزار حسابداری
استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت یا خزانه داری در حسابداری موجب دقت و شفافیت بالا در مدیریت سیستم خزانه و جریان نقدینگی شرکت خواهد شد، تمامی عملیات مربوط به دریافتها و پرداخت‌ها، موجودی بانک، دفتر بانک و تهیه لیست مغایرت بانكی و در نهایت كنترل هوشمند تاریخ‌ها و صدور انواع سند در این سیستم به صورت اتوماتیک انجام میشود. از جمله کارهایی که توسط سیستم حسابداری خزانه انجام میشود، عبارتند از:
- صدور سند دریافت و پرداخت
- درخواست صدور چک جهت خرید
- انتقال چک‌های دریافتی بابت فروش
- انتقال اطلاعات مشتریان
- تهیه گزارشات
- جست‌وجوی پیشرفته
شرح وظایف حسابدار خزانه از نظر هماهنگی با بخش مالی
حسابداری خزانه وظیفه دارد با تمامی بخش‌های مالی ارتباط کامل داشته باشد و برای آزادسازی ضمانت مشتریان، عملیات لازم جهت همکاری را انجام دهد. همچنین وظیفه دیگر هماهنگی با بخش‌های مختلف از جمله بخش مالی خزانه است تا گزارشات را بر اساس آیین‌نامه‌های داخلی شرکت انجام دهد. حسابداری خزانه وظیفه دارد ترازهای مالی را بررسی کند و برای این کار باید با واحد مالی هماهنگی داشته باشد و طبق دستورات واحد مالی اعلام می‌کند این کار را انجام دهد. شرح وظایف حسابدار خزانه بسته به نوع شرکت، موسسه و سازمان و نیاز آن‌ها و همچنین دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی حدود مسئولیت‌ها و وظایف حسابدار خزانه شامل موارد زیر است:
- نگهداری و کنترل حساب‌های بانکی شرکت
- نگهداری اسناد مالی و بایگانی کردن آن‌ها به روش‌های مختلف دستی و نرم‌افزاری
- صدور و دریافت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
- تنخواه گردانی
- حل و فصل مغایرت‌های بانکی
- انجام مشاوره‌های مالیاتی
- پرداخت حقوق کارکنان
- یاداوری موعد پرداخت تعهدات به مدیران شرکت برای تامین منابع مالی و ساماندهی تاریخ تعهدات متناسب با منابع مالی سازمان
- ارائه گزارش‌های مالی مثل صندوق‌ها، وضعیت چک‌های معوقه و برگشتی، ضمانت‌نامه‌ها و… به مدیران سازمان
- هماهنگی با همه بخش‌های شرکت و سازمان برای دریافت و پرداخت‌ها و تراز بودن حساب‌ها.
انواع اسناد خزانه داری
کلیه امور مربوط به خزانه داری در حسابداری به وسیله اسناد، به عنوان مهم‌ترین چیزی که حسابدار خزانه با آن سر و کار دارد؛ انجام میشود. مهم‌ترین اسناد خزانه داری عبارتند از:
- اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت مثل چک‌های دریافتی یا چک‌های برگشتی
- اسناد ضمانت‌نامه
- اسناد مالی مربوط به خزانه
نکات شاخص نرم افزار خزانه داری
از طریق بهترین نرم افزار خزانه داری، با استفاده از ارتباط با نرم‌افزار بودجه در زمان ثبت هر گونه رویداد دریافت و پرداخت، قابلیت کنترل رویداد با پیش‌بینی بودجه ایجاد شده است. این قابلیت به نحوی است که حتی می‌توان مصارف مرتبط با مراکز هزینه و پروژه‌ها را نیز مدیریت کرد. همچنین امکاناتی در خصوص مدیریت چک و سفته نیز در این نرم افزار قابل دسترسی است که عبارتند از:
- امکان تعیین دسته چک‌های مجاز به استفاده و امکان استفاده هم‌زمان چند دسته چک فعال
- امکان تعریف دسته چک و تخصیص الگوی چاپی مورد نظر به آن
- امکان ثبت اطلاعات چک‌ها و اسناد دریافتی
- امکان مدیریت چک‌های دریافت شده
- امکان مدیریت چک‌های صادر شده
- ثبت خودکار دستور انتقال تأمین موجودی حساب پشتیبان به جاری
- امکان ثبت درخواست‌های دریافت تضمین و ارائه تضمین
- امکان ثبت اطلاعات سفته، چک تضمینی، وثیقه و ضمانت‌نامه بانکی؛ به عنوان تضامین اخذ شده یا ارائه شده
- امکان صدور دستور دریافت تضمین و ارائه تضمین
- امکان مدیریت ضمانت‌نامه‌های بانکی ارائه شده و دریافت شده
- امکان مدیریت سفته‌های ارائه و دریافت شده
- امکان مدیریت وضعیت وثیقه‌های ارائه شده و دریافت شده
نقش نرم افزار خزانه داری در بررسی دارایی‌های ثابت
اموال و دارایی‌های ثابت از مولفه‌های بسیار مهم در تراز دارایی‌ها در شرکتها و سازمان‌های دولتی و خصوصی محسوب می‌شوند. مدیریت اطلاعات کامل مرتبط با دارایی‌ها شامل اطلاعات عمومی و خاص دارایی، اطلاعات مرتبط با وضعیت و محل استقرار دارایی، هزینه‌های استهلاکی مرتبط و نیز اطلاعات مرتبط با نحوه نگهداری دارایی متناسب با ارزش دارایی‌ها، مهم‌ترین وظایف نرم‌افزار دارایی ثابت است.
از طریق امکانات نرم افزار خزانه داری، کاربر واحد مالی حسابداری لازم نیست تک‌تک اسناد خود را به‌صورت دستی در نرم‌افزار ثبت کند؛ بلکه می‌تواند از سیستم‌های مرجع ثبت اسناد استفاده کند و کاربر صرفاً کار کنترل را انجام دهد و به مفهوم واقعی، خود کارشناسی و نظارت مالی را بر عهده بگیرد. علاوه‌بر امکانات فوق، مدیریت خزانه‌های دارایی ثابت مربوط به شرکت‌های زیر مجموعه و همچنین شعب شرکت‌های توزیع شده بخش دیگری از قابلیت‌های اساسی حسابداری در خزانه داری است. سایر کاربردهای آن عبارتند از:
- نقدینگی حساب‌های خزانه
- تراکنشهای طرف حساب‌ها
- تغییر وضعیت‌های اسناد پرداختنی
- تغییر وضعیت‌های اسناد دریافتنی
- مانده بانک‌ها و گردش ریز آن‌ها
- مانده صندوق‌ها و گردش ریز آن‌ها
- امکان تهیه خروجی گزارشات از اموال ثابت
تعریف نرم افزار دریافت و پرداخت
به سیستمی که جهت دریافت و پرداخت‌های سازمان استفاده میشود، نرم‌افزار دریافت و پرداخت می‌گویند، در نرم‌افزار خزانه داری، دریافتها و پرداخت‌ها به‌صورت نقد، چک، دریافت و پرداخت از حساب ثبت میشود. به طور کلی نرم افزار خزانه داری که یکی از زیرسیستم‌های نرم افزار دریافت و پرداخت است، قابلیت کنترل وضعیت وجوه نقد شرکت، اسناد دریافتی و پرداختی را دارد؛ در نهایت استفاده از نرم‌افزار حسابداری منجربه صدور مکانیزه کلیه تراکنشهای مالی شده که نتیجه این امر مکانیزه شدن سیکل دریافت و پرداخت است.
در واقع استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت منجر به کنترل دقیق بر گردش منابع مالی شرکت شده و در بلند مدت در خصوص کاهش خطر از دست دادن دارایی مذکور کمک شایانی می‌کند.
امکانات نرم افزار دریافت و پرداخت در سیستم خزانه داری
می‌توان گفت هر نرم افزار حسابداری شرکتی از سیستم خزانه داری برخوردار است. نرم‌افزارهای دریافت و پرداخت، دارای امکاناتی هستند، تا شما بتوانید خواسته‌ها و نیازهای سازمان را برطرف نمایید و مطابق با اهداف آن‌ها عمل کنید. امکانات نرم افزارهای دریافت و پرداخت حسابداری در خزانه عبارتند از:
- تعریف انواع چک، شعب بانک، درآمد و هزینه طرف حساب مقابل
- تعریف منابع و مصارف وجوه نقد در نرم افزار حسابداری دریافت و پرداخت
- امکان تعریف لیست سیاه و کنترل ثبت چک جهت مشتریان دارای سوء سابقه مالی
- امکان ثبت دریافت و پرداخت به صورت چک، نقد و یا حواله بانکی
- تعریف صندوق‌های مختلف با سطح دسترسی مشخص و تنخواه داران متعدد
- امکان ثبت دريافت از حساب و واريز به حساب جاری و انتقال بانک به بانک، صندوق به بانک، بانک به صندوق
- امکان تغيير و طراحي چاپ چک
- امکان کنترل اعتبار طرف‌حساب از نظر مبلغ هر فقره چک و جمع چک‌هاي پاس نشده در زمان ثبت چک
- امکان تهیه دیسکت بانک برای چک‌های دریافتی و واگذاری به صورت گروهی
کلام آخر
با توجه به نیاز روز افزون شرکتها به کنترل حسابداری در خزانه داری، استفاده از نرم افزار مناسب در هر سازمانی ضرورت می‌یابد. کنترل دقیق منابع مالی، برنامه‌ریزی مناسب مطابق اطلاعات موجود، نظارت بر اجرای صحیح فرآیند مالی در خصوص ورود و خروج نقدینگی شرکت و به طور کلی مدیریت صحیح نقدینگی شرکتها، یکی از مسائل مهم و دغدغه‌‌های مدیران مالی است؛ به همین علت استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت به منظور کنترل و مدیریت نقدینگی شرکتها الزامی است.
