در اقتصاد امروزی، بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها از نرم افزار حسابداری بازرگانی برای محاسبه و مدیریت پیشرفته امور مالی استفاده می‌کنند تا هم سرعت کار شرکت و هم دقت محاسبات افزایش یابد. در واقع دوران استفاده از صفحه‌گسترده و بازکردن تب‌های مختلف برای انجام امور حسابداری بازرگانی به پایان رسیده است. استفاده از سیستم حسابداری بازرگانی بهره‌وری را از جوانب مختلفی افزایش می‌دهد و در کاهش هزینه‌ها، افزایش دقت در ثبت و تحلیل داده‌ها و سهولت تصمیم‌گیری درباره امور مالی نقش به‌سزایی دارد. این موارد سرعت و دقت انجام امور و در نتیجه سودآفرینی هر شرکت بازرگانی را افزایش می‌دهند. حساب پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله حساب‌هایی هستند که در بازرگانی برای محاسبه هزینه و درآمد باید به‌دقت بررسی و اصلاح شوند تا شناسایی سود و زیان شرکت به‌درستی انجام شود و صورت‌های مالی دقیق و بدون اشتباه باشند. در اینجا شما را با تمام آنچه که باید درباره سیستم حسابداری بازرگانی و خدمات پیش دریافت و پیش پرداخت در حسابداری نیاز است تا بدانید، آشنا می‌کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید!
آشنایی با مفاهیم پیش دریافت و پیش پرداخت در نرم افزار حسابداری بازرگانی
گاهی در بعضی شرکت‌ها پیش می‌آید که پیش از تحویل گرفتن کالا یا خدمات هزینه آن پرداخت می‌شود، این کالا و خدمات می‌تواند مواد اولیه باشد و یا هزینه‌هایی مانند بیمه و اجاره‌بها که به آنها هزینه پیش پرداخت گفته می‌شود. در حسابداری بازگانی این پیش پرداخت، دارایی جاری محسوب می‌شود و ماهیت بدهکار دارد. حساب پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله حساب‌هایی هستند که در محاسبه هزینه و درآمد بازرگانی باید به‌دقت بررسی و اصلاح شوند تا شناسایی سود و زیان به درستی انجام شود و صورت‌های مالی دقیق و بدون اشتباه باشند. در مقابل ممکن است شرکت پیش از تحویل دادن کالا یا خدمات به مشتری هزینه آن را از مشتری دریافت کند. این هزینه پیش دریافت نامیده می‌شود و تا زمانی که شرکت کالا یا خدمات را ارائه نداده است به مشتری بدهکار است.
انواع پیش پرداخت در نرم افزار حسابداری بازرگانی به چه شکل است؟
پیش پرداخت در حسابداری بازرگانی انواع مختلفی دارد، به اختصار چند نوع پیش پرداخت عبارتند از:
- پیش پرداخت خرید کالا
در موقع خرید کالا اگر مبلغ کالای خریداری شده به فروشنده پرداخت شود ولی کالا بعدا تحویل گرفته شود، این پول پرداخت شده بابت خرید کالا، پیش پرداخت خرید کالا نامیده می‌شود.
- پیش پرداخت دارایی ثابت یا سرمایه
پیش پرداخت یک دارایی است. به عبارت دیگر پیش پرداخت، پول که همان دارایی است نزد شرکت‌های دیگر به‌صورت سرمایه می‌ماند. پیش پرداخت دارایی ثابت مبلغی است که برای خرید دارایی ثابت مانند زمین، ساختمان، ماشین‌آلات و غیره که در آینده تحویل گرفته خواهد شد، پرداخت می‌شود. اطلاعات پیش پرداخت‌ها در نرم افزار حسابداری ذخیره می‌شود.
- پیش پرداخت دارایی جاری
در موقع خرید دارایی‌های جاری مانند مواد اولیه یا سهام، هزینه قبل از دریافت دارایی پرداخت شود، این مبلغ پرداخت شده پیش پرداخت دارایی جاری است.
- پیش پرداخت حساب دولتی
در حسابداری بازرگانی دولتی یکی از انواع دارایی‌ها که حساب دائمی بوده و به سال بعد منتقل می‌شود همان حساب پیش پرداخت دولتی است. پیش پرداخت دولتی در حسابداری بازرگانی مبلغی است که قبل از تحویل کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت می‌شود.
- پیش پرداخت مالیات
پیش‌پرداخت مالیات، مبلغی است که تحت عنوان مالیات و به دلیل اجرای قوانین مالیاتی پرداخت می‌شود، اما هنوز موعد رسیدگی و تعیین مالیات قطعی برای شرکت نرسیده است. مثال بارز آن، مبالغی است که در هنگام خرید کالا بابت ارزش افزوده پرداخت می‌کنیم. این مبلغ، پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده است که بعدا با حساب پیش دریافت مالیات بر ارزش افزوده تهاتر شده و در حسابداری بازرگانی مورد رسیدگی قرار می‌گیرد.
انواع پیش دریافت در حسابداری بازرگانی چگونه است؟
پیش دریافت در حسابداری نیز انواعی دارد که عبارتند از:
- پیش دریافت اعتبار اسنادی
- پیش دریافت پیمان
- پیش دریافت پیمانکاری
- پیش دریافت خدمات
- پیش دریافت درآمد
- پیش دریافت مالیات
ثبت حساب پیش پرداخت و دریافت با استفاده از نرم افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر
ارائه صورت‌های دقیق مالی شرکت از وظایف یک حسابدار است؛ از آنجایی که حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت اهمیت بسیار زیادی در تهیه گزارش‌های مالی ایفا می‌کنند، حسابداران باید با استفاده از نرم افزار دقیق و کاربردی آنها را انجام دهند. نرم افزار بازگانی کاربرد کامپیوتر با ارائه خدمات و راه‌کاری ویژه در دریافت و پیش‌پرداخت و نحوه ثبت حسابداری و اصلاح آنها به حسابدار این امکان را می‌دهد که سود و زیان شرکت را با دقت بالاتری به‌دست آورند.
ثبت حسابداری بازرگانی برای پیش پرداخت و پیش دریافت
ثبت حسابداری پیش پرداخت و پیش دریافت نیز از ثبت‌های مهم حسابداری به شمار می‌روند. برای ارائه گزارش‌های مالی بازرگانی نیاز است که ثبت اطلاعات در نرم افزار حسابداری بادقت بسیار زیادی ثبت شوند. در بازرگانی، پیش پرداخت در ابتدا به‌عنوان هزینه‌ای است که هنوز در قبال آن، کالا یا خدماتی دریافت نشده است تا در آینده دریافت شود و این فعالیت اقتصادی در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود.
ماهیت حساب پیش پرداخت بدهکار است و به این صورت است که در پایان سال مالی قسمتی از پیش پرداخت که محقق شده از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود؛ بنابراین در سند پیش پرداخت، حساب پیش پرداخت بدهکار و حساب بانک یا صندوق بستانکار ثبت می‌شود. در مورد پیش دریافت حساسیت موضوع بیشتر است، زیرا بحث بدهی شرکت به مشتری مطرح است؛ بنابراین ثبت این حساب باید به‌صورت کاملاً دقیق و بدون اشتباه صورت گیرد.
ماهیت حساب پیش دریافت بستانکار است و به این صورت است که هنگامی که مبلغی به‌عنوان پیش دریافت از مشتری دریافت می‌شود این مبلغ بدهی شرکت به مشتری محسوب می‌شود؛ بنابراین در سند پیش دریافت، حساب بانک یا صندوق بدهکار و حساب پیش دریافت بستانکار ثبت می‌شود.
اصلاحات حساب پیش پرداخت‌ها در حسابداری بازرگانی
ثبت اصلاحات به این صورت است که حساب هزینه مربوطه بدهکار و حساب پیش پرداخت بستانکار می‌شود. این کار در پایان سال مالی برای تهیه گزارش‌های مالی و ارائه صورت‌های مالی حساب پیش پرداخت باید انجام شود. زیرا بخشی از مبلغ پیش پرداخت ممکن است تا پایان سال مالی به هزینه تبدیل شود؛ بنابراین آن بخش از پیش پرداخت که محقق شده است از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود.
اصلاحات حساب پیش دریافت‌ها در حسابداری بازرگانی
حساب پیش دریافت پیش از اصلاح یک حساب مختلط است، به این معنی که بخشی از آن یک بدهی است که جزء حساب‌های دائمی است و بخشی از آن درآمد است که جزء حساب‌های موقتی است. حساب پیش پرداخت نیز در پایان سال مالی و پیش از تهیه گزارش‌های مالی نیاز به اصلاح دارد. زیرا ممکن است در پایان سال مالی بخشی از آن تحقق‌یافته باشد و در صورت اصلاح نشدن در تهیه صورت‌های مالی مشکل به وجود می‌آید. برای اصلاح حساب پیش دریافت بخشی از حساب پیش دریافت که محقق شده از حساب پیش دریافت کسر و به حساب درآمدها اضافه می‌شود. ثبت این اصلاحات به این صورت است که حساب درآمد مربوطه بستانکار و حساب پیش دریافت بدهکار می‌شود.
ثبت حساب پیش پرداخت و پیش دریافت با استفاده از نرم افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر
ارائه صورت‌های دقیق مالی از وظایف یک حسابدار است و از آنجایی که حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت اهمیت بسیار زیادی در تهیه گزارش‌های مالی ایفا می‌کنند، حسابداران باید دقت ویژه‌ای به آنها داشته باشند. شناخت درست از حساب‌های پیش دریافت و پیش پرداخت و نحوه ثبت حسابداری و اصلاح آنها به حسابدار این امکان را می‌دهد که سود و زیان شرکت را با دقت بالاتری به دست آورد. اگر برای خرید نرم افزار حسابداری بازرگانی به مشاوره و اطلاعات بیشتری نیاز دارید، با شماره 10-88545727 تماس بگیرید.
عملیات حسابداری بازرگانی مربوط پیش دریافت و پیش فروش
موقع تحویل دادن کالایی که بابت آن پیش دریافت داشته‌ایم، زمان انجام عملیات حسابداری مربوط به پیش دریافت، فروش امکان دارد در این مواقع سه حالت برای ما پیش آید که عبارتند از:
- پیش دریافت برابر فاکتور فروش باشد.
در این حالت در نرم افزار، حساب پیش دریافت بدهکار و حساب فروش کالا به‌صورت بستانکار ثبت می‌شود.
- پیش دریافت بیشتر از فاکتور فروش باشد.
اگر پیش دریافت بیشتر از فاکتور شود، مبلغ دریافت شده بابت پیش دریافت، به عنوان حساب‌های پرداختنی در نرم افزار ثبت می‌شود.
- پیش دریافت کمتر از فاکتور فروش باشد.
زمانی‌که پیش دریافت کمتر از فاکتور باشد، مبلغ مابه التفاوت، به‌عنوان حساب‌های دریافتنی در نرم‌افزار حسابداری بازرگانی شرکت ثبت می‌شود.
نقش حسابدار بازرگانی در شرکت‌ها و سازمان‌ها
در واقع، حسابدار بازرگانی گزارش‌های مالی جامعی را در اختیار هیئت مدیره قرار می‌دهد که در تصمیم‌گیری‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت شرکت اثرگذار است. پس باید بگوییم که یکی از ارکان اصلی تعیین اهداف و برنامه‌ریزی هر شرکت بازرگانی در واحد حسابداری آن محاسبه می‌شود. نرم افزار حسابداری بازرگانی به این دلیل برای شرکت‌ها اهمیت دارد که دقت را در این فرآیند افزایش می‌دهد و آن را تسهیل و تسریع می‌کند. یکی از مهم‌ترین مسائل شرکت‌های بازرگانی سودآفرینی و کاهش حدأکثری هرگونه زیان مالی احتمالی است. این مهم، که نقشی حیاتی در موفقیت هر کسب‌وکاری دارد، موضوع بررسی حسابداری بازرگانی است. حسابدار بازرگانی کلیه رویدادهای مالی روزانه یا ماهانه را به صورت دقیق و کامل ثبت می‌کند که یکی از نتایج آن تعیین پرفروش‌ترین کالا و سود مجموعه است.
چالش‌های پیش‌روی حسابداری شرکت‌های بازرگانی
حسابداری بازرگانی چالش‌های خاصی را پیش روی فعالان این حوزه قرار می‌دهد. اگر شرکت‌های بازرگانی از یک طرف با چالش رقابت در ارائه، تنوع و کیفیت کالا و محصول متناسب با تقاضا در بهترین زمان ممکن روبه‌رو هستند، از طرف دیگر، باید نسبت سودآوری و زیان‌دهی و موارد فراوان دیگری را محاسبه کنند تا بتوانند به درستی درباره برنامه‌های بعدی خودشان تصمیم‌گیری کنند. در این بخش، دو مورد از چالش‌های اصلی پیش روی حسابداری شرکت‌های بازرگانی را به اختصار بررسی می‌کنیم که عبارتند از:
- محاسبه سود و زیان در شرکت‌های بازرگانی
نحوه و زمان مطلوب جهت محاسبه سود و زیان با توجه به گستردگی فعالیت‌ها و کوچک، متوسط یا بزرگ بودن شرکت‌ها متفاوت خواهد بود. تعیین سودآوری مجموعه برای تصمیم‌گیری مدیران درباره سرمایه‌گذاری‌ها و برنامه‌ریزی‌های بلندمدت جهت احقاق اهداف و استراتژی‌ها ضروری است. پس حسابدار بازرگانی صورت سود و زیان را محاسبه و تهیه می‌کند تا محل سودآوری و هزینه‌کرد، وضعیت فعلی و مسیر آینده سازمان نمایش داده شود.
برای مطالعه بیشتر می‌توانید به مطلب سود و زیان انباشته مراجعه کنید.
با وجود این، نرم افزار حسابداری بازرگانی می‌تواند با افزایش دقت، تسهیل و تسریع فرآیند ثبت اطلاعات مالی (دارایی‌ها و بدهی‌ها، هزینه‌ها و درآمدهای محقق‌شده در هر دوره زمانی مشخص)، تهیه ترازنامه، صورتحساب سود و زیان و صورت‌های جریان نقدی به صورت ماهیانه، فصلی و سالیانه به تمام این کسب‌وکارها کمک کند.
- کدینگ در حسابداری بازرگانی
در فرآیند کدینگ یک پایگاه داده ایجاد می‌شود تا بتوانید داده‌های مورد نظر را به سرعت بازیابی کنید. به این صورت، سازمان‌ها می‌توانند هرگونه باگ کوچک یا بزرگ را به آسانی پیدا کرده و اصلاح کنند. به‌طور کلی به مراحل دسته‌بندی و تفکیک حساب‌های اصلی از فرعی کدینگ گفته می‌شود. اهمیت این فرآیند به اندازه‌ای است که مکانیزه‌کردن عملیات حسابرسی بدون آن امکان‌پذیر نیست. درست است که کدینگ شرکت‌های بازرگانی در بسیاری موارد مانند کدینگ حسابداری در سایر شرکت‌ها و کسب‌وکارها است، اما دسته‌بندی کدینگ‌ها در نرم افزار حسابداری بازرگانی با توجه به نیازهای هر سازمان و گزارش‌های مورد نیاز مدیریت ارائه می‌شوند.
نرم افزار حسابداری بازرگانی چیست؟
نرم افزار حسابداری بازرگانی به ابزاری گفته می‌شود که امکان پیگیری تراکنش‌ها و داده‌های مالی را برای سازمان‌های بازرگانی فراهم می‌آورد. به کمک نرم افزار حسابداری بازرگانی می‌توانید به سایر اطلاعات مرتبط و کلیدی نیز دسترسی داشته باشید. برای مثال، می‌توانید آن را به سایر نرم افزارهای مورد استفاده شرکت متصل کنید و در سریع‌ترین زمان ممکن به داده‌ها و اطلاعات مدنظرتان دسترسی پیدا کنید.
چرا باید از نرم افزار حسابداری شرکت بازرگانی استفاده کنیم؟
حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت به دلیل اهمیتی که در تهیه این گزارشات مالی شرکت‌ها دارند، باید مورد توجه حسابداران بازرگانی قرار بگیرند. در دوران مدرن، مراودات اقتصادی، پیش پرداخت و پیش دریافت در سطوح بسیار گسترده‌ای انجام می‌شوند، به صورتی که نه تنها محاسبات دستی، بلکه محاسبات مبتنی بر نرم افزارهایی مانند اکسل و غیره نیز پاسخ‌گوی نیازهای شرکت‌های بازرگانی نیستند.
واقعیت این است که بسیاری از شرکت‌های امروزی بدون استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی قادر به انجام امور مربوطه نیستند. این نرم افزار مزایای متعددی برای سازمان‌ها دارد که عبارتند از:
- ثبت فاکتورهای فروش در سیستم فروش
- ثبت فاکتورهای خرید کالا، مواد اولیه، ملزومات مصرفی در سیستم خرید
- مدیریت ورود و خروج محصول و موجودی کالا در انبار
- ثبت تمام موارد بالا در سیستم انبار
- ثبت تمام دریافت‌ها، پرداخت‌ها و مراودات میان فروشنده، تأمین‌کننده و خریدار
- خودکارسازی
- شفافیت
- همکاری میان بخش‌های مختلف سازمان
- افزایش اثربخشی فرآیندها
- ایجاد ذوق و خلاقیت در سازمان مالی
- تهیه ورودی برای استراتژی شرکت بازرگانی
- ارزیابی و نظارت بر عملکرد کسب‌وکار
کدام شرکت‌ها به نرم افزار حسابداری بازرگانی نیاز دارند؟
حسابداری سازمان‌ها و شرکت‌ها به شیوه‌های مختلف طبقه‌بندی می‌شوند و حسابداری آنها می‌تواند تا اندازه‌ای متفاوت باشد. از این رو، لازم است انتخاب نرم افزار مالی حسابداری با توجه به نوع شرکت انجام شود. در مجموع، قانون تجارت ایران در ماده ۲۰ شرکت‌های بازرگانی را در ۷ بخش زیر طبقه‌بندی می‌کند و آنها نیازهای مشترک و خاصی دارند که باید با استفاده از نرم افزار حسابداری برای شرکت بازرگانی برطرف سازند. شرکت‌های نیازمند به استفاده از نرم‌افزار بازرگانی عبارتند از:
- شرکت سهامی عام
- شرکت سهامی خاص
- شرکت با مسئولیت محدود
- شرکت تضامنی
- شرکت نسبی
- شرکت مختلط (سهامی و غیرسهامی)
- شرکت تعاونی
انواع نرم افزار حسابداری برای شرکت بازرگانی
شرکت‌ها بر اساس زمینه فعالیت خود نیازهای خاصی دارند و لازم است با استفاده از نرم افزار خاصی نیز آنها را مرتفع سازند. نرم افزار حسابداری بازرگانی انواع و نسخه‌های مختلفی دارد که هرکدام برای کسب‌وکار خاصی مفید است. حجم کاری کسب‌وکارها موجب ایجاد تفاوت در گزارش‌های نموداری و تحلیلی، هزینه‌های خرید، نگهداشت و پشتیبانی می‌شود. وقتی که تمام این موارد را در کنار سلیقه‌های متفاوت مدیریت سازمان و سایر موارد مؤثر قرار می‌دهیم، تفاوت در نیازهای شرکت‌ها بیش از پیش آشکار می‌شود. با وجود این، می‌توانیم انواع نرم افزار حسابداری بازرگانی را در دو دسته نرم افزارهای تحت ویندوز و تحت وب طبقه‌بندی کنیم که در ادامه آنها را بیشتر بررسی خواهیم کرد.
نرم افزار حسابداری بازرگانی تحت ویندوز
این نرم افزار، علاوه بر نصب روی ویندوز، قابلیت نصب روی سرور را نیز دارد و به صورت کلاینت‌محور در حالت شبکه عمل می‌کند. بنابراین، مدیران و کاربران می‌توانند از طریق اینترنت و دسترسی به یک نرم افزار جانبی، از راه دور نیز به سیستم دسترسی داشته باشند. یکی از مزایای نرم افزار حسابداری بازرگانی تحت ویندوز مقرون به‌صرفه بودن آن است. پس گزینه‌ای مطلوب برای کسب‌وکارهای کوچک و استارت‌آپ‌های تازه‌تأسیس محسوب می‌شود. افزون بر این، کاربران این نرم افزار برای استفاده از آن نیازی به دسترسی به اینترنت ندارند، پس حسابداران و مدیران می‌توانند بدون استرس قطعی اینترنت به امور کاری خود بپردازند.
نرم افزار بازرگانی تحت وب
استفاده از این نرم افزار برای شرکت‌های بازرگانی و کسب‌وکارهای بزرگ پیشنهاد می‌شود. برای مثال، در بسیاری از سازمان‌های بزرگ انبار از دفاتر فروش فاصله دارد یا تعدادی از فروشگاه‌های زنجیره‌ای در استان‌ها و شهرهای سراسر کشور شعبه دارند. با وجود این، دسترسی به اطلاعات و دیتای یکپارچه برای این شرکت‌ها اهمیت بالایی دارد و بهتر است از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند. نرم افزارهای تحت وب به‌صورت مبتنی بر وب و ابری (cloud-based) ارائه می‌شوند و مدیران شرکت‌ها بر اساس روش دسترسی به داده‌ها و هزینه‌های خریداری هرکدام از این نرم افزارها می‌توانند گزینه مناسب‌تر را برای شرکت خود انتخاب کنند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی
تردیدی نیست که بهترین نرم افزار حسابداری باید در دستیابی به اهداف سازمانی به مدیران کمک کند و مزیتی در میان رقبا ایجاد نماید. باتوجه به این‌که هر شرکتی نیازهای خاص خود را دارد، پس باید از نرم افزاری استفاده کنند که به نیازهای مختلف حسابداری آن پاسخ دهند و اثربخشی خود را در هموارسازی فرآیندها نمایش دهند. از مزایای نرم افزار بازرگانی می‌توان به نقشی اساسی آن در موفقیت عمومی هر شرکتی اشاره کرد. استفاده از این نرم افزار علاوه‌بر خودکارسازی فرآیندها نه تنها انجام امور را تسهیل و تسریع می‌کند، بلکه در ایجاد تعادل در انجام امور نیز نقش قابل توجهی دارد. برخی از مزایای استفاده از نرم افزار بازرگانی عبارتند از:
- ایجاد تعادل در کار شرکت
- راه‌کارهای عملیاتی برای حسابداری بازرگانی
- انباشت سرمایه
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش خلاقیت
- دسترسی سریع و آسان به داده‌ها
- بهینه‌سازی عملکرد
- امکان گزارش‌گیری مقایسه‌ای و فصلی از حساب‌ها
- ثبت اطلاعات و فاکتورهای خریدوفروش
- ارائه گزارشات نموداری و دقیق به مدیران شرکت
- مغایرت‌گیری‌های بانکی حساب بین فروشنده و مشتری
- ارائه صورتحساب مشتریان و مشخص‌کردن اعتبار به مشتریان
- ارائه خدمات دریافت و پیش پرداخت
کلام آخر
حسابداران ضمن آشنایی با حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت و ثبت حسابداری بازرگانی، باید بر نحوه اصلاح این حساب‌ها و شناسایی دقیق درآمد و هزینه تسلط کافی داشته باشند تا بتوانند سود و زیان واقعی شرکت را گزارش دهند. پیشرفت‌های اقتصادی دوران ما مسیر موفقیت کسب‌وکارها را تا اندازه زیادی متحول کرده است. و باتوجه به این مسئله نمی‌توان امور مهمی مانند حسابداری شرکت‌های بازرگانی را به صورت سنتی انجام داد. کاربرد کامپیوتر با درک ضرورت مدرن‌سازی و خودکارسازی فرآیندها، اقدام به ارائه نرم افزارها و راهکارهایی امروزی کرده و توانسته است خدمات شایسته‌ای به کسب‌وکارهای بازرگانی ارائه دهد.
