در هر کسب و کاری، همواره معاملاتی شامل انتقال پول در مقابل کالا یا خدمات وجود دارند که نیاز است به طور دقیق ثبت و ضبط شوند. گاهی ممکن است ابعاد این معاملات بسیار کوچک و در حد خرید یک وسیله خانگی یا دیجیتال از یک فروشگاه بوده و گاهی معاملاتی بزرگ بین دو شرکت بین‌المللی باشند. در هر صورت نیاز است هزینه این معامله به همراه زمان و کالا یا خدمت مبادله شده، به طور دقیق ثبت گردند. فاکتور همان برگه فیزیکی یا سند آنلاینی است که اطلاعات معاملات در آن ثبت می‌شوند. با این حال تمامی فاکتورها اعتبار قانونی ندارند و به عنوان یک خریدار یا فروشنده، نیاز است تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی یا صوری را به خوبی بدانید.
فاکتور چیست؟
پیش از آشنایی با فاکتور رسمی، بهتر است خود واژه فاکتور را بیشتر بشناسیم. فاکتور به طور کلی به معنای یک سند مالی و تجاری است که تاریخ معامله، مبلغ آن و مهر و امضای برگه از اصلی‌ترین ارکان آن هستند. انواع رسیدهای کاغذی، سوابق آنلاین جابه‌جایی وجه، قبض فروش و غیره همگی نوعی فاکتور به شمار می‌آیند.
فاکتورها نشان دهنده هزینه‌های پرداخت شده در یک بازه زمانی مشخص هستند. به عنوان مثال، هزینه‌های پرداخت شده در یک شرکت یا سازمان باید همگی به صورت فاکتورهایی با اطلاعات کامل، به تایید مدیریت و حسابداری شرکت برسند.
بنابراین هر هزینه‌ای می‌تواند فاکتور مخصوص به خود را داشته باشد. هزینه حمل و نقل، هزینه‌های ساختمان و تمامی خریدها نیاز به ارائه فاکتور دارند. انواع فاکتور اعم از رسمی و غیررسمی، از جمله مهم‌ترین بخش‌های سیستم حسابداری هستند و به عنوان یک حسابدار لازم است تمامی ویژگی‌های یک فاکتور قانونی را بدانید.
منظور از فاکتور رسمی چیست؟
فاکتورها می‌توانند به صورت رسمی یا غیررسمی و صوری نوشته شوند. فاکتور رسمی از اعتبار قانونی برخوردار است و مورد تایید اداره دارایی می‌باشد. این فاکتور یک سند است که می‌تواند معامله انجام شده را تایید نموده و لازم است امضا و مهر طرفین روی آن موجود باشد.
در صورت بروز هرگونه مشکل پس از انجام معامله، با ارائه فاکتور رسمی می‌توان در دادگاه حق خود را مطالبه کرد. فاکتور رسمی از سمت فروشنده کالا یا خدمات، مهر و امضا شده و به خریدار داده می‌شود و به مهر و امضای او نیز می‌رسد.
یک فاکتور رسمی در سیستم حسابداری می‌تواند به صورت کاغذی چاپی یا دست‌نویس، آنلاین، کامپیوتری و یا در نرم افزار حسابداری بازرگانی نوشته شود. در هر صورت مهم‌ترین نکته در مورد این فاکتورها، تایید آن‌ها به صورت قانونی و توسط اداره دارایی است.
این فاکتورها منبع اصلی سیستم حسابداری برای محاسبه مخارج یک اداره یا سازمان هستند و مالیات نیز بر اساس همین درآمد و هزینه‌ها محاسبه می‌شود. بنابراین فاکتور رسمی باید مورد تایید اداره امور مالیاتی نیز باشد. همچنین دست بردن در یک فاکتور رسمی می‌تواند غیرقانونی تلقی شده و پیگرد داشته باشد.
فاکتور رسمی و غیررسمی چه تفاوتی دارند؟
همانطور که گفته شد علاوه بر فاکتور رسمی، فاکتورهای صوری و غیررسمی نیز در بازار وجود دارند. طبیعتا اصلی‌ترین تفاوت این دو نوع فاکتور این است که فاکتورهای صوری، وجهه قانونی ندارند و نمی‌توانند به عنوان یک سند مورد تایید قانون در دادگاه یا مراجع دیگر مورد استفاده قرار گیرند.
همچنین از این فاکتورها برای ارائه مدارک و اسناد به اداره دارایی و امور مالیاتی استفاده نخواهد شد و در سیستم حسابداری جایگاه متفاوتی با فاکتورهای رسمی دارند. یک فاکتور غیررسمی نیازی به رعایت ویژگی‌ها و قوانین مربوط به فاکتورهای رسمی ندارد و به همین دلیل تنها می‌تواند توسط مراکزی استفاده شود که نیاز به تبعیت از قوانین مالیاتی ندارند.
اگر یک شرکت و بنگاه معاملاتی، شامل قوانین مالیاتی باشد اما از قوانین ارائه فاکتورهای رسمی پیروی نکند، تحت پیگرد قانونی قرار گرفته و دچار مشکل خواهد شد.
چه کسب و کارهایی باید از فاکتور رسمی استفاده کنند؟
به زبان ساده، هر سازمان، شرکت، اداره و یا فروشگاهی که باید اسناد سیستم حسابداری خود را به اداره امور مالیاتی ارائه دهد، نیاز به استفاده از فاکتور رسمی خواهد داشت. در واقع تنها این نوع فاکتورها مورد تایید مراجع قانونی هستند و مالیات بر این اساس برایشان محاسبه می‌شود.
این فاکتورهای رسمی می‌توانند چند نسخه داشته باشند. یک نسخه پس از معامله به خریدار ارائه می‌شود و یک نسخه باید در زمان لازم، به اداره امور مالیات داده شود. همچنین نسخه دیگری می‌تواند در سیستم حسابداری و بایگانی اسناد شرکت باقی بماند.
لزوم استفاده از فاکتور رسمی، ارتباطی به ابعاد کسب و کار ندارد و همانطور که گفته شد، این موضوع تحت تاثیر مدارک موردنیاز برای ارائه به اداره دارایی و مالیات خواهد بود. برخی کسب و کارهای محلی که مالیات آن‌ها به صورت علی‌الراس توسط ماموران مالیاتی محاسبه می‌شود، نیازی به ارائه فاکتور و سند رسمی به خریداران یا اداره مالیات ندارند و تنها در صورت درخواست مشتری می‌توانند فاکتور غیررسمی ارائه دهند.
ویژگی‌های فاکتور رسمی
فاکتور رسمی ویژگی‌های مشخصی دارد و به همین طریق از یک فاکتور صوری و غیررسمی قابل تشخیص است. فاکتورهای رسمی مرجع اصلی قانون برای پیگیری درآمد و هزینه‌های هر سازمان و بنگاه معاملاتی هستند و به همین دلیل باید ویژگی‌های موردنظر و مورد تایید این ارگان‌های دولتی را داشته باشند. مهم‌ترین ویژگی‌های فاکتور رسمی مورد تایید اداره دارایی به شرح زیر است.
1-شماره سریال
شماره سریال مهم‌ترین ویژگی یک فاکتور رسمی است و یکی از اصلی‌ترین معیارهای تشخیص ادارات دولتی محسوب می‌شود. شماره سریال فاکتورهای رسمی باید با رنگ قرمز و به صورت برجسته روی برگه چاپ شود. چاپ‌های دیگر مورد تایید نیستند و اگر شماره سریال به صورت دستی یا روش دیگری نوشته شده باشد فاکتور اصلا موردتایید نخواهد بود. اگر نیاز به تهیه کپی از فاکتور وجود دارد و شماره سریال در برگه‌های کپی شده برجسته نیست، باید حتما تطابق این شماره با برگه اصلی اثبات شود.
2-اطلاعات طرفین
دومین ویژگی مهم فاکتور رسمی، نوشتن اطلاعات طرفین معامله به صورت کامل، دقیق و بدون خط خوردگی است. همچنین صحت اطلاعات باید قابل اثبات باشد. این اطلاعات شامل کد اقتصادی، شماره ثبت شرکت، آدرس، کد پستی و اطلاعات فردی مانند نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره تلفن و غیره است.
3-مهر و امضای طرفین
پس از نوشته شدن یک فاکتور رسمی، طرفینی که اطلاعات آن‌ها در برگه وارد شده است، باید فاکتور را مهر و امضا کنند. امضاها نباید دارای خط خوردگی باشد و مهر و امضا باید به تایید اداره دارایی رسیده باشند.
4-اطلاعات معامله
طبیعتا در هر فاکتور، اطلاعات دقیق و کامل معامله انجام شده باید وارد شود. این اطلاعات شامل خدمت یا کالای مبادله شده، تاریخ و هزینه‌ای است که برای آن پرداخت شده است. همچنین تخفیفات، عوارض و مالیات وارد بر این معامله نیز باید در فاکتور موجود باشند.
توجه داشته باشید که برای محاسبه اعداد حتما باید از حسابدار کمک گرفته شود. به عنوان مثال، اگر تخفیفی روی معامله داده شده است، باید پیش از محاسبه مالیات و ارزش افزوده حساب شود.
فاکتورهای رسمی می‌توانند به صورت دستی یا چاپی نوشته شوند. توجه داشته باشید که اگر به صورت دستی فاکتور رسمی می‌نویسید، خط شما حتما خوانا و واضح باشد. برای فاکتورهای رسمی معمولا از کاغذهای A4 یا A5 از نوع 80 گرمی برای پرینت گرفتن و 60 گرمی برای دستی نوشتن استفاده می‌شود.
چطور فاکتور رسمی تهیه کنیم؟
فاکتورهای رسمی امروزه می‌توانند کاغذی یا آنلاین و کامپیوتری باشند و هر کدام از انواع آن، باید به تایید اداره دارایی برسند. شما به کمک نرم افزار حسابداری می‌توانید فاکتور رسمی تهیه کنید. محاسبات فاکتور مانند محاسبه عوارض و مالیات، به کمک نرم افزارهای حسابداری انجام شده و فاکتور به دست شما می‌رسد.
همچنین برخی شرکت‌ها به صورت قانونی فاکتور رسمی تولید می‌کنند و سایر بنگاه‌های معاملاتی می‌توانند فاکتورهای خود را از این شرکت‌ها تهیه نمایند. همچنین می‌توانید فاکتورهای خود را به صورت آنلاین بسازید و تاییدیه اداره دارایی را دریافت کنید.
سخن پایانی
در این مطلب از وبلاگ کاربرد کامپیوتر به بررسی کامل این موضوع پرداختیم که فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد. مهم‌ترین خصوصیت فاکتور رسمی و تفاوت اصلی آن با فاکتور غیررسمی و صوری، این است که این فاکتورها مورد تایید اداره دارایی و مالیات هستند. بنابراین مرجع محاسبه مالیات یک سازمان، شرکت یا بنگاه معاملاتی بوده و باید کاملا قانونی و صحیح باشند.
ویژگی‌هایی مثل شماره سریال، اطلاعات کامل طرفین، مهر و امضای تایید شده و اطلاعات معامله شامل عوارض و مالیات از جمله مهم‌ترین خصوصیات یک فاکتور رسمی هستند. توجه داشته باشید که هرگونه تغییر و دست بردن در فاکتورهای رسمی، می‌تواند عواقب قانونی در پی داشته و خریدار یا فروشنده را دچار مشکل کند.
سوالات متداول فاکتور رسمی
۱– آیا فاکتورهای نوشته شده با برنامه اکسل و چاپ شده با پرینتر مورد تایید دارایی هستند؟
خیر، فاکتورهای رسمی باید حتما دارای شماره سریال قرمز رنگ با کمی برجستگی باشند و یا در صورتی که نیاز به پرینت گرفتن و چاپ برگه وجود دارد، باید صحت این شماره سریال اثبات شود.
۲– آیا تصویر گرفته شده از یک فاکتور رسمی وجهه قانونی دارد؟
خیر، با توجه به روش‌های مختلفی که برای ایجاد تغییرات در تصاویر وجود دارد، امروزه تصویر یک فاکتور رسمی مورد تایید مراجع قانونی از جمله اداره دارایی و مالیات قرار ندارد و باید حتما برگه اصلی با شماره سریال برجسته ارائه شود.
۳– آیا فاکتور دریافتی پس از خرید اجناس از مغازه از نوع رسمی است؟
خیر، این فاکتورها تنها جهت ثبت و اطلاع از هزینه پرداخت شده در مقابل دریافت خدمات یا کالا هستند و به هیچ وجه رسمی نیستند. با توجه به ویژگی‌های یک فاکتور رسمی مانند شماره سریال مشخص یا اطلاعات و مهر و امضای طرفین، می‌توان به رسمی نبودن این نوع فاکتورها پی برد.
