با رشد شرکت‌های مختلف طی سال‌های اخیر و افزایش فعالیت‌ها و تبادلات مالی آنها، هزینه‌های این شرکت‌ها نیز افزایش پیدا کرد و به طبع مدیریت هزینه‌های ریز و درشت شرکت تبدیل به یکی از دغدغه‌های اصلی حسابداران شرکت‌ها شد. مدیریت این هزینه‌ها به صورت سنتی و قدیمی، امری بسیار زمانبر و با اتلاف انرژی و نیروی انسانی همراه بود. از این جهت فرایند تنخواه گردان حسابداری جایگزین روش‌های سنتی محاسبه و پرداخت هزینه‌ها شد و از این رو بار بزرگی از دوش بخش مالی و حسابداری شرکت‌ها برداشته شد. در ادامه با این مقاله از کاربرد کامپیوتر همراه باشید تا بیشتر با این فرایند آشنا شوید.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
پیش از آن که با مفهوم تنخواه گردان حسابداری آشنا شوید، باید بدانید که اصلاً تنخواه به چه معنا است؟ تنخواه به اصطلاح به معنای یک وجه نقد است که برای هزینه‌های جاری شرکت‌ها توسط امور مالی شرکت مربوطه در اختیار یکی از پرسنل قرار می‌گیرد تا بتواند به کمک آن هزینه‌های جاری شرکت مانند هزینه پست مرسولات، خرید کاغذ و لوازم اداری و چیزهای مشابه را پرداخت کند. بخش مالی شرکت، این تنخواه را بر اساس میانگین هزینه‌های ماهانه یا هفتگی تعیین می‌کند.
مفهوم تنخواه گردان حسابداری بسیار به تنخواه نزدیک است. به این معنی که برای پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت و انجام امور معمول روزمره، مبلغی در نظر گرفته می‌شود و تحویل یکی از پرسنل که معمولاً مامور خرید شرکت است، داده می‌شود. شخص مربوطه وظیفه دارد که تمام مدارک پرداختی‌ها از جمله رسید و فاکتورها را نزد خود نگه دارد و پس از ثبت، به امور مالی تحویل دهد. این فرایند بسیار حساس حتی شامل جزئی‌ترین و پیش و پا افتاده‌ترین هزینه‌ها نیز می‌شود، چرا که با جمع کردن تمام مدارک در پایان سال مالی مبلغ قابل توجهی صرف تنخواه گردان حسابداری شده است.
اسنادی که به حسابداری تحویل داده می‌شوند، باید دقیق باشند و تاریخ و هزینه پرداختی در آنها به طور دقیق ذکر شده باشد. تمام رسیدها و مدارک پس از ثبت، به مدیر حسابداری و تنخواه تحویل داده شده، امضا می‌شوند و در بایگانی بخش حسابداری تنخواه نگهداری می‌شوند. انتخاب شخصی که مسئول تنخواه و به اصطلاح تنخواه‌دار است، توسط هیئت‌مدیره شرکت و بر اساس معیارهای اخلاقی صورت می‌گیرد. این شخص باید امین، صادق و قابل اعتماد باشد، کارهای او از روی نظم و انضباط بوده و هیچگاه از حساب تنخواه برای امورات شخصی خود استفاده نکند.
انواع تنخواه گردان در حسابداری
کسی که امور تنخواه گردانی را به عهده می‌گیرد و مبلغ تنخواه تحویل او داده می‌شود را تنخواه‌دار می‌گویند. تنخواه‌دار یا به اصطلاح تنخواه گردان، وظایف خود را بر اساس سیاست‌های داخلی شرکت تنظیم می‌کند که این سیاست‌ها به چند دسته تقسیم می‌شوند و شامل: تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی و تنخواه گردان اصلی و فرعی می‌شوند. مهم‌ترین آنها تنخواه گردان ثابت و متغیر هستند که در ادامه آنها را شرح می‌دهیم.
- تنخواه گردان ثابت: طی این فرایند با توجه به هزینه‌ها و نیازهای مالی ماهیانه شرکت، بخش امور مالی مبلغی مشخص را تحت عنوان تنخواه گردان شرکت در نظر می‌گیرد و به تنخواه‌دار تحویل داده می‌شود. در پایان هر ماه یا دوره مالی، تمام مدارک و اسناد مربوط به هزینه‌های تنخواه به بخش حسابداری تحویل داده می‌شود. به این دلیل به آن تنخواه گردان ثابت می‌گویند که به جز هزینه‌های مشخص شده، تنخواه‌دار اجازه ندارد مبلغی را صرف هزینه دیگری کند و هزینه مبلغی مشخص است که صرف امور ثابت شرکت خواهد شد.
- تنخواه گردان متغیر: در این فرایند برای هزینه‌های شرکت یک سقف مشخص می‌شود که تنخواه‌دار باید بتواند هزینه‌های تنخواه شرکت را به گونه‌ای مدیریت کند که در پایان ماه یا دوره مالی، رسیدها و اسناد با مبلغ تحویل گرفته شده مطابقت کامل داشته باشند.
اهداف تنخواه گردان حسابداری
بدون شک امر حساس تنخواه گردان حسابداری با چند هدف مهم در شرکت‌ها به وجود آمده است که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
- پرداخت سریع و آسان هزینه‌ها و صرفه‌جویی در وقت انرژی و نیروی انسانی: با فرایند تنخواه گردان حسابداری برخلاف روش‌های قدیمی که نیروی انسانی، وقت و انرژی بسیاری تلف می‌شد، با در اختیار داشتن مبلغی مشخص برای هزینه‌های جاری و جزئی شرکت می‌توان از این اتلاف انرژی و وقت جلوگیری کرد. علاوه‌بر آن تمام هزینه‌ها به سرعت و به راحتی پرداخت می‌شوند و نیازی به کاغذ بازی‌های اداری در مواقع ضروری وجود ندارد. حتی برای برخی دیگر از هزینه‌های شرکت در مواقع اضطراری که دسترسی به بانک میسر نیست، می‌توان از حساب تنخواه استفاده کرد.
- کمتر شدن حجم عملیات‌های حسابداری و کاغذ بازی‌های اداری: هنگامی که از حساب تنخواه گردان برای پرداخت بسیاری از هزینه‌های ریزودرشت استفاده می‌کنید، عملیات حسابداری کوتاه‌تر می‌شود و کارهای مجموعه روندی سریع‌تر خواهد داشت. پرداخت‌های صندوقی و بانکی زمان زیادی را از پرسنل می‌گیرد و عملیات حسابداری را بسیار طولانی و پیچیده می‌کند. همچنین تعداد زیاد رسیدها ممکن است باعث اشتباه در محاسبات شود و بین اسناد مالی و هزینه‌ها، اختلاف حساب پیش بیاید، اما به کمک تنخواه گردان این عملیات کوتاه و راحت می‌شود.
- نظارت و کنترل وجه نقد در شرکت: به کمک حساب تنخواه می‌توانید وجوه نقد را در شرکت سر و سامان دهید و از دریافت و پرداخت آنها مطمئن باشید. این وجوه که برای امور جزئی و جاری شرکت صرف می‌شوند، به این شکل به راحتی قابل مدیریت هستند و برای کنترل آنها دچار خطا و اشتباه نخواهید شد.
نقش نرم افزار حسابداری در تنخواه گردان
اما سوالی که ممکن است برای شما پیش بیاید این است که چگونه می‌توان رسیدها و اسناد مالی شرکت از جمله حساب تنخواه گردان را بدون خطا و اشتباه سروسامان داد و از صحت آنها اطمینان حاصل کرد؟ گزارش‌گیری‌های تنخواه به چه شکل انجام می‌شوند؟ با توجه به گردش مالی بالا در شرکت‌ها و امکان خطای انسانی در محاسبات، امروزه از نرم‌افزار حسابداری برای کلیه امور حسابداری شرکت‌ها استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها گزارش‌های مالی و مدیریتی را در فواصل زمانی معین به راحتی محاسبه و بررسی می‌کنند.
از جمله این نرم‌افزارها، نرم‌افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر است که با امکانات بی‌نظیری که دارد امکان محاسبه هزینه‌های شرکت‌ها را برای حساب تنخواه گردان فراهم کرده و درصد خطای آن بسیار پایین خواهد بود. بنابراین مدیران مالی شرکت‌ها می‌توانند به راحتی و بدون ریسک از این نرم‌افزار جهت بررسی حساب‌ها و اسناد مالی شرکت استفاده کنند.
در حقیقت این نرم‌افزار ابزاری است سیستمیک که به عنوان دستیار مالی مدیران شرکت‌ها و حسابداران عمل می‌کند، اطلاعات خام حسابداری را دریافت و پس از بررسی و پردازش آنها گزارش‌هایی دقیق و صحیح را ارائه می‌دهد. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری امکان محاسبه تنخواه یعنی ثبت دریافت و پرداخت‌های تنخواه و گزارش‌گیری‌های آن را دارند و از این جهت در بین شرکت‌ها و مدیران امور مالی بسیار محبوب و پرکاربرد به شمار می‌روند.
نحوه ثبت تنخواه گردان
ثبت تنخواه گردان به این منظور انجام می‌شود که نظارتی روی اختصاص منابع مالی و ثبت اسناد و رسیدهای آن وجود داشته باشد. این فرایند به دو روش زیر صورت می‌پذیرد:
- روش موقت ثبت تنخواه گردان: در روش موقت همانطور که از نامش پیداست، مبلغ تنخواه به مدت محدود و موقتی مثلاً حدود یک ماه، در اختیار شخص تنخواه‌دار قرار خواهد گرفت. هنگامی که تنخواه‌دار، تنخواه را تحویل می‌گیرد بدهکار این فرایند حساب تنخواه گردان و بستانکار آن صندوق خواهد شد.
ممکن است تمام مبلغی که تنخواه‌دار تحویل گرفته است، طی فرایندهای جاری و روزانه شرکت خرج شود که آنها را به انضمام رسیدها و اسناد مربوط به پرداختی در پایان ماه یا دوره مالی به حسابداری تحویل می‌دهد تا مورد بررسی قرار گیرد و پس از ثبت، در اختیار مدیر امور مالی قرار بگیرد.
از طرفی ممکن است تمام مبلغ صرف هزینه‌ها نشود که در این صورت تنخواه‌دار موظف است هزینه‌های پرداخت شده را به همراه رسیدهای آن به حسابداری ارائه دهد و باقیمانده مبلغ تنخواه را برگرداند.
- روش ثابت ثبت تنخواه گردان: در این روش ثبت، تنخواه‌دار مبلغ ثابتی را به صورت ماهانه و یا دوره‌ای از حسابداری جهت انجام امور جاری شرکت تحویل می‌گیرد و با توجه به ثابت بودن مبلغ، آن را صرف امور روزانه و ثابت می‌کند و دیگر مبلغی از آن باقی نخواهد ماند. سپس تمام اسناد و مدارک شامل فاکتورها و رسیدها را تحویل حسابداری می‌دهد که تاریخ و مبلغ هزینه در آنها ذکر شده است. تفاوت این روش با ثبت موقت این است که بدهکار این فرایند، هزینه‌ها و بستانکار آن بانک خواهد بود. انتخاب هر یک از این دو روش ثبت، باز هم به سیاست‌های شرکت بستگی دارد و برای شرکت‌های مختلف، متفاوت است. اما در مجموع تفاوتی در روند ثبت تنخواه گردان حسابداری ایجاد نمی‌کند و هر دو قابل قبول و قانونی هستند.
ماهیت تنخواه گردان
در حقیقت ماهیت حساب تنخواه گردان را بدهکار در نظر می‌گیرند که از این نظر درست مشابه با ماهیت صندوق است. اگر تنخواه گردان حسابداری بدهکار شود، مبلغ آن افزایش پیدا کرده و در صورتی که بستانکار شود، مبلغ آن کاهش پیدا می‌کند. شرکت‌های مختلف می‌توانند تمام این عملیات و فرایندها را به کمک نرم افزار حسابداری انجام دهند که خطا را به حداقل ممکن می‌رساند؛ همچنین روشی امن و مطمئن برای فرایند تنخواه گردانی است و به کمک آن عملیات حسابداری و ثبت تنخواه گردان در کمترین زمان ممکن صورت می‌گیرد.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق
همانطور که گفتیم تنخواه گردان حسابداری و صندوق شباهت‌های بسیاری به هم دارند و از نظر ماهیتی بدهکار هستند، اما تفاوت آنها به دو نکته مهم برمی‌گردد. یکی از تفاوت‌ها این هست که در فرایند صندوق، هزینه‌ها به صورت روزانه محاسبه و ثبت می‌شوند؛ اما در فرایند تنخواه گردانی، هزینه‌ها پس از اختصاص به موارد مختلف و در همان حین ثبت می‌شوند.
تفاوت دیگر این که پرداخت‌های صندوق بدون محدودیت خاصی صورت می‌گیرند و مقدار ثابتی ندارند؛ اما پرداخت‌هایی که توسط تنخواه گردان انجام می‌شوند معمولا برای هزینه‌های روتین و از پیش تعیین شده شرکت هستند و مبلغ مشخصی دارند.
حساب تنخواه و فرایند پرداخت‌ها
فرایند پرداخت‌ها در حساب تنخواه گردان روال خاصی دارد. از انتخاب تنخواه‌دار گرفته تا ثبت هزینه‌های مالی، همه طبق روالی مشخص و معین انجام می‌گیرند. ابتدا تنخواه‌دار با توجه به معیارهایی که از پیش تعیین شده است، شامل صداقت و امانت‌داری توسط هیئت مدیره شرکت انتخاب می‌شود؛ سپس مبلغ تنخواه که معمولاً مقداری از پیش تعیین شده است، یک بار در ماه و به صورت ثابت به او تحویل داده می‌شود. مقدار این مبلغ نیز توسط هیئت مدیره تعیین می‌شود.
تنخواه‌دار در قبال هزینه‌ای که تحویل گرفته است به هیئت مدیره یک رسید تحویل می‌دهد و تمام هزینه‌هایی که صرف امور جاری شرکت می‌نماید را به دقت همراه با فاکتور یا رسید ثبت می‌کند؛ این اسناد پس از تحویل به حسابداری، تایید آنها و عدم مغایرت با مبالغ پرداختی به مدیر امور مالی تحویل داده شده تا به دقت ثبت و بایگانی شوند. برخی شرکت‌ها برای اطمینان بیشتر و تضمین، از تنخواه‌دار چک یا سفته به صورت ضمانتی دریافت می‌کنند. در صورت هر گونه مغایرت بین فاکتورها و هزینه‌ها، مسئولیت آن به عهده تنخواه‌دار خواهد بود.
مدیریت تنخواه گردان از طریق نرم افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر
تمام فرایندهای تنخواه گردان حسابداری از انتخاب و تعیین تنخواه‌دار تا ثبت فاکتورها رسیدها و هزینه‌ها به کمک نرم افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر به راحتی و در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود. نرم افزار حسابداری کاربرد کامپیوتر علاوه‌بر این که هزینه‌های تنخواه را محاسبه و تعیین می‌کند، امکان ثبت فاکتورها و رسیدها را نیز دارد و گزارش‌های مالی را به خوبی محاسبه می‌کند و به امور مالی ارائه می‌دهد.
به کمک این نرم‌افزار شما می‌توانید:
- سقف اعتبار تنخواه گردان را تعیین کنید.
- تنخواه را به تناسب هزینه‌ها سقف اعتبار و مانده آن تعیین نمایید و تخصیص دهید.
- به طور تفکیک شده و مجزا بر اساس تمام صورت وضعیت‌های تایید شده و تایید نشده می‌توانید مانده وجوه تنخواه را به راحتی گزارش‌گیری کنید.
- اسناد و رسیدها را به حساب تنخواه و فرم هزینه‌ها پیوست نمایید.
- امکان گزارش‌گیری از هزینه‌های ثبت شده توسط تنخواه‌دار ثبت و تایید آنها را دارد.
- امکان تسویه حساب تنخواه از طریق دریافت را دارد.
بنابراین توصیه می‌شود که برای تنخواه گردان حسابداری خود از نرم افزار کاربرد کامپیوتر استفاده کنید. به علاوه کاربرد کامپیوتر ارائه‌دهنده دیگر نرم افزارهای حسابداری از جمله نرم افزار مالی بازرگانی، نرم افزار دریافت و پرداخت، نرم افزار مالی بازرگانی فروشگاهی و دیگر نرم افزارهای موردنیاز مالی نیز است.
سخن پایانی
تنخواه گردان حسابی است که در تقریباً تمام شرکت‌ها وجود دارد و به کمک آن هزینه‌های روزانه و جاری شرکت به صورت جزئی پوشش داده می‌شوند. به این منظور شخصی امین و صادق انتخاب شده و مبلغ مشخصی تحت عنوان تنخواه به او تحویل داده می‌شود. این شخص که تنخواه‌دار نام دارد، موظف است پس از تخصیص هزینه تنخواه گردان حسابداری برای هر یک از هزینه‌ها سند یعنی رسید یا فاکتور آن را به همراه تاریخ و مبلغ دقیق در پایان دوره مالی یا ماه به حسابداری تحویل دهد.
این مدارک توسط حسابداری بررسی شده و پس از تایید صحت آنها به مدیر امور مالی تحویل داده می‌شوند. ثبت هزینه‌های تنخواه گردان فرایندی بسیار حساس است و باید با دقت لازم انجام پذیرد. هدف از انجام این فرایند به طور کلی، علاوه بر جلوگیری از اتلاف وقت، انرژی و نیروی انسانی، تسریع بخشیدن به کارهای حسابداری است و در مواقع ضروری که دسترسی به بانک امکان‌پذیر نیست، می‌توان به راحتی به کمک حساب تنخواه برخی از هزینه‌ها را پوشش داد.
یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار برای محاسبه فرایند تنخواه، نرم‌افزار کاربرد کامپیوتر است که با توجه به امکانات و ویژگی‌هایی که دارد، مورد استفاده مدیران مالی شرکت‌ها قرار می‌گیرد. از مهم‌ترین مزایای استفاده از این نرم‌افزار، امکان ثبت دقیق و گزارش‌گیری دقیق و سریع هزینه‌های تنخواه است.
