کاردکس انبار و یا به عبارت دیگر کاردکس کالا به فرم و یا گزارشی گفته می‌شود که حاوی اطلاعات جامع و کاملی از مقدار موجودی کالاها در انبار، کالاهای ورودی و خروجی به انبارها، مبالغ آن‌ها و… است.
هدف از کاردکس کالا نظم‌دهی و سامان دهی به انبار شرکت‌ها و مجموعه‌های کوچک و بزرگ است که البته روش آن از گذشته تا به امروز تغییراتی کرده. در گذشته تمامی اقدامات کاردکس کالا به‌وسیله نیروی انسانی انجام می‌گرفت اما در چند سال اخیر با روی کارآمدن نرم افزارهای انبارداری، این امور مهم در کمترین زمان ممکن و با دقت بالاتر توسط این نرم افزارها انجام می‌گیرند.
در این مقاله ابتدا کاردکس انبار و انواع آن مورد بررسی قرار می‌گیرد. سپس پیرامون کاربرد و مزایای کاردکس انبار توضیح داده می‌شود. همچنین در باب نقش نرم افزار انبارداری در کاردکس انبار و مزایای استفاده از این نرم افزار، مطالب مهمی ارائه می‌شود. در نهایت نیز درباره نکات مهمی که در هنگام خرید نرم افزار انبارداری بایستی مدنظر قرار داده شوند، توضیحاتی داده خواهد شد.
کاردکس انبار و انواع آن
ثبت و ضبط دقیق اطلاعات انبار، در کلیه شرکت‌ها اعم از شرکت‌های کوچک و بزرگ، در صورتی‌که نیازمند انبار برای کالاهای خود باشند، از ضروریات محسوب می‌شود.
منظور از اطلاعات دقیق انبار بررسی موجودی انبارها، میزان مواد اولیه جهت تولیدات، کالاهای آماده فروش، لیست صادرات و واردات کالاهای انبار و… است. این اقدامات در اصطلاح حسابداری انبار با عنوان کاردکس انبار شناخته می‌شوند.
به عبارت دیگر کلیه اقداماتی که انباردار جهت دسته‌بندی محصولات موجود در انبار و رفع اختلافات وارده در صادرات و واردات کالاها انجام می‌دهد را کاردکس انبار و یا کاردکس کالا می‌گویند. از مهم‌ترین اطلاعات درج شده روی کاردکس انبار می‌توان به مقدار اولیه وروی کالاها به انبار به همراه بهای آن‌ها، مقدار دقیق مواد و یا کالاهایی که از انبار خارج می‌شوند همراه با مبلغ آن‌ها، مقدار باقی مانده مواد و کالاهای موجود در انبار و بهای دقیق آن‌ها به همراه ساعت ورود و خروج دقیق مواد و یا کالاها اشاره کرد.
کاردکس کالا به دو نوع کاردکس تعدادی و کاردکس ریالی تقسیم می‌شود و هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند. در کاردکس تعدادی همانطور که از نام آن مشخص است، تعداد کالاهایی که وارد انبار و یا از انبار خارج می‌شوند، را قید می‌کنند. در کاردکس ریالی نیز قیمت تعداد کالاهای وارد شده و یا خارج شده از انبار و همینطور بهای کالاهای باقی مانده در انبار مشخص می‌شود. از کاردکس ریالی در قسمت مالی شرکت‌ها و انبارها استفاده می‌کنند.
با توجه به توضیحات ارائه شده تهیه کاردکس انبار، وظیفه خطیری است که بر دوش انباردار است و کوچکترین اشتباه در آن می‌تواند مشکلات عدیده‌ای را به وجود بیاورد. چراکه کاردکس انبار از فاکتورهای بسیار مهم در ارزیابی عملکرد انبارها و انباردار محسوب می‌شود. فلذا دقت در آن بسیار دارای اهمیت است.
کاربرد و مزایای کاردکس انبار
مزایا و کاربردهای کاردکس انبار بی‌شمارند اما از مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- کنترل موجودی انبار (تعدادی و ریالی)
مهم‌ترین کاربرد کاردکس انبار، کنترل موجودی انبار است. کنترل موجودی یک انبار به معنای امکان ردیابی و همینطور کنترل تعدادی و ریالی هر کالایی است که به انبار وارد و یا از انبار خارج می‌شود. همچنین بهای دقیق این اقلام نیز در کاردکس انبار موجود است و همین امر سبب حسابرسی دقیق اسناد مالی شرکت و انبار می‌شود.
این اطلاعات کمک می‌کند که کمبودهای انبار به موقع تشخیص داده شوند و صادرات و واردات کالا به انبار با نظم و ترتیب انجام شود.
- تشخیص کالاهای پرفروش و راکد در انبار
زمانی که اطلاعات کاملی از انبار یک شرکت و یا مجموعه در دست باشد، برنامه‌ریزی و مدیریت احتمالی بحران ساده‌تر خواهد بود. به عنوان مثال، چنانچه کاردکس انبار با دقت انجام گرفته باشد، به سادگی تعداد اقلام پرفروش و اقلام راکد مشخص می‌شود و همین موضوع به ظاهر ساده، می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های به‌موقع و دقیق شرکت نقش مهمی را ایفا کند.
- بهبود تصمیم‌گیری و مدیریت بحران
یکی از اصلی‌ترین نیازهای هر شرکت و مجموعه اطلاع به موقع از برخی رخدادها و وقایع، جهت مدیریت بحران و پیشگیری از ضرر و زیان‌های احتمالی است. بدیهی است که انبار هر شرکت، یکی از مهم‌ترین قسمت‌های آن مجموعه محسوب می‌شود. چراکه بیشترین بخش سرمایه شرکت‌ها در انبارهای مجموعه است. فلذا وجود هر گونه نقض و اشتباه در انبار و انبارداری ممکن است بسیار آسیب‌زا باشد.
فلذا وجود بانک اطلاعاتی از انبار هر شرکت، این امکان را برای مدیران مجموعه فراهم می‌کند که به گزارش‌های دقیق و کاربردی از وضعیت انبار در اسرع وقت دسترسی داشته باشند تا بتوانند تصمیم‌گیری‌های به موقعی را اتخاذ کنند. همین امر به بهبود وضعیت شرکت و بالاتر رفتن راندمان آن کمک قابل توجهی می‌کند.
نقش نرم افزار انبارداری در کاردکس انبار
با توجه به توضیحات ارائه شد در باب کاردکس انبار و کاربردهای آن، مشخص شد که کاردکس انبار در مدیریت آن نقش حیاتی را ایفا می‌کند. البته مسلما برای سامان‌دهی این وظیفه خطیر به تعداد بالایی از نیروهای انسانی نیاز است که جدای از صرف هزینه بالا، امکان اشتباه در عمل آن‌ها نیز وجود دارد. فلذا باید به دنبال راه‌حل دیگری جهت انبارداری و کاردکس انبار بود.
در چند سال اخیر با رشد تکنولوژی و پیشرفت‌های بشر، نرم افزار انبارداری جایگزین انبارداری سنتی شده است. نرم افزار انبارداری، نرم افزاری است که کلیه وظایف کاردکس انبار را با سرعت و دقت بالاتر و همینطور با صرف هزینههای کمتر انجام می‌دهد.
نرم افزار انبارداری برای کلیه اصناف و شرکت‌هایی که دارای انبار هستند، قابل استفاده است. چراکه اطلاعات یکپارچه‌ای از موجودی انبارها، کالاهای وارد شده و خارج شده از انبار، اقلام آماده فروش، کالاهای گم شده و راکد، اضافات انبار و… را در اختیار مدیران قرار می‌دهند.
همچنین استفاده از نرم افزار انبارداری سبب صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان و منابع موثر نیز می‌شود. در واقع در کمترین زمان ممکن این امکان وجود دارد که به حجم بالایی از اطلاعات دقیق از گردش کالا در انبار دسترسی پیدا کرد. این امر کمک قابل توجهی به بهبود راندمان شرکت و مدیریت منابع مالی آن می‌کند.
مزایای استفاده از نرم افزار انبارداری
امروزه استفاده از نرم افزار انبارداری در شرکت‌ها اعم از شرکت‌های کوچک و بزرگ به یک ضرورت غیر قابل انکار تبدیل شده است. چراکه شرکت‌ها برای این که بتوانند وارد عرصه رقابت با دیگر رقبای خود شوند؛ به یک سیستم یکپارچه، دقیق، پر سرعت و البته کم‌هزینه نیاز دارند. در ادامه برخی از مزایای نرم افزار انبارداری آورده می‌شوند.
1) فروش حداکثری محصولات با شناسایی کالاهای پرفروش و اطلاع دقیق از موجودی انبار و جایگزین کردن اقلام مورد نیاز در اسرع وقت
2)پیشگیری از هدر رفتن محصولات فسادپذیر با اطلاع به موقع از تاریخ انقضاء آن‌ها
3) کمک به بخش فروش و بازاریابی کالاها با بررسی میزان فروش در ادوار مختلف سال و شناسایی زمان‌های پرفروش سال و مدیریت و برنامه‌ریزی زمانی جهت تولیدات بیشتر و یا کمتر در زمان‌های خاص
4) صرفه‌جویی در هزینه استخدام نیروی انسانی مورد نیاز جهت انبارداری
5) دقت و سرعت عمل بالا در گزارش‌دهی و تحویل یکپارچه اطلاعات به صورت لحظه‌ای
6) امکان اتصال نرم افزار انبارداری به پنل مدیریت مجموعه جهت رصد لحظه‌ای اطلاعات
7) پوشش دهی قانون مالیات بر ارزش افزوده کالاهای انبار
8) ثبت اطلاعات بازرسی کالاها از جهت سلامت محصولات پیش از ورود کالاها به انبار
9) امکان استفاده از بارکدخوان جهت ثبت اسناد مرتبط با انبار
10) قابلیت قیمت‌گذاری دقیق و واقعی روی کالاهای موجود در انبار با نرخ استاندارد
نکات مهم درخرید نرم افزار انبارداری
در خرید نرم افزار انبارداری نیز، مانند هر خرید دیگری برای این که بتوان بهترین و کاربردی‌ترین خرید را انجام داد، بایستی برخی نکات مهم و ضروری را مدنظر قرار داد. از مهم‌ترین نکاتی که در خرید نرم افزار انبارداری لازم است مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- سهولت در استفاده از نرم افزار
از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار انبارداری مناسب این است که در حین سهولت و سادگی در استفاده، جامع و کامل نیز باشد. در برخی از مواقع فروشندگان نرم افزارهای انبارداری، آموزش استفاده از نرم افزار را نیز ارائه می‌دهند. این موضوع می‌تواند کمک شایانی به تشخیص قابلیت‌های نرم افزار انبارداری و شیوه استفاده از آن کند.
- وجود هماهنگی نرم افزار با فناوری‌های سخت افزاری سیستم عامل
پیش از خرید نرم افزار انبارداری لازم است که بررسی شود که نرم افزار، قابلیت نصب روی سیستم عامل مورد نظر خریدار را داشته باشد. به عبارت دیگر باید پیش از خرید دقت شود که سیستم عاملی که قرار است نرم افزار مربوطه روی آن نصب شود، تمامی برنامه‌های موجود در نرم افزار را پشتیبانی کند. در غیر این صورت، استفاده از نرم افزار با دشواری همراه خواهد بود و گاها نیز ممکن است مشکلاتی همچون پاک شدن اطلاعات مالی و… از روی سیستم رخ دهد.
- توجه به نیازهای انبار مورد نظر
مسلما هر شرکت و مجموعه‌ای با توجه به نوع و هدف شرکت، انبار متفاوتی را در اختیار دارد. از این رو مهم و ضروری است که نرم افزار انبارداری خریداری شود که تمامی نیازهای مورد نظر خریدار را پوشش دهد. فلذا لازم است خریداران پیش از اقدام به خرید نرم افزار انبارداری، لیستی از کلیه امکاناتی که از یک نرم افزار انبارداری انتظار دارند را تهیه کنند تا بتوانند نرم افزاری را خریداری کنند که بتواند نیاز مجموعه آن‌ها را کاملا پوشش دهد.
سخن پایانی
در این مقاله با عنوان کاردکس انبار چیست توضیح داده شد که کاردکس انبار فرمی است که حاوی اطلاعات مهم و اساسی در مورد کالاهای موجود در انبار است. این اطلاعات شامل مقدار و موجودی کالاها، بهای کالاهای ورودی و یا خروجی به انبار، موجودی باقی مانده کالاها در انبار و… می‌شود.
هدف از ثبت و ضبط این اطلاعات، مدیریت انبار و بهبود وضعیت شرکت از جهت سوددهی بالاتر است. در گذشته کاردکس کالا، به روش دستی و سنتی انجام می‌گرفته است اما در چندسال اخیر با رشد تکنولوژی کاردکس انبار توسط نرم افزارهای انبارداری انجام می‌گیرد. از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزارهای انبارداری می‌توان به سرعت بالا، دقت در محاسبات، یکپارچه‌سازی اطلاعات مورد نیاز، کاهش نیروهای انسانی، هزینههای کمتر انبارداری و… اشاره کرد.
