انواع دفتر حسابداری در مواد ۶ تا ۱۰ قانون تجارت به صورت صریح تعریف شده‌اند. همچنین قانون‌گذار مواد دیگری از قانون تجارت و برخی قوانین خاص دیگر را نیز به توضیح و تفسیر در باب انواع دفاتر حسابداری اختصاص داده است.
در واقع دفاتر حسابداری، دفاتری هستند که دادوستدهای مالی تجار و واحدهای اقتصادی در آن‌ها درج می‌شوند تا در نهایت، میزان مالیات تجار و واحدهای اقتصادی با توجه به این دفاتر مشخص شوند. لازم به ذکر است که هر گونه خطا و یا اشتباهی چه به صورت عمدی و چه به صورت سهوی در این دفاتر رخ دهد، دارای ضمانت اجرای قانونی است.
از این رو تجار و واحدهای اقتصادی در تکمیل انواع دفتر حسابداری قانونی، بایستی دقت کافی داشته باشند، چراکه برخی از اشتباهات برای تجار و واحدهای اقتصادی بسیار سنگین تمام خواهند شد.
در چند سال اخیر انواع نرم افزار حسابداری به کمک تجار و واحدهای اقتصادی آمدند و انجام حسابرسی‌های مالی را سهولت بخشیدند، اما با وجود این نرم افزارها باز هم قانون‌گذار؛ تجار و واحدهای تجاری را از تنظیم و تحریر دفاتر حسابداری تجاری معاف نکرده است.
در این مقاله ابتدا توضیح داده می‌شود که دفاتر حسابداری چیست و چه کاربردی دارند. سپس انواع دفتر حسابداری و چگونگی نحوه تنظیم آن‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند و در مورد نکاتی که در تنظیم این دفاتر بایستی رعایت شوند نیز توضیحاتی داده می‌شود. همچنین موضوعاتی که سبب رد دفاتر حسابداری توسط بازرسان اداره مالیات می‌شود نیز توضیح داده خواهند شد. در نهایت نیز در باب ضمانت اجرای عدم تنظیم دفاتر قانونی به شکل صحیح مطالب مهمی عنوان می‌شوند.
دفاتر حسابداری (قانونی) چیست؟
در اولین قدم پیش از اینکه به معرفی انواع دفتر حسابداری پرداخته شود، بهتر است توضیح داده شود که دفاتر حسابداری چیست و هدف قانون‌گذار برای اجباری کردن تنظیم این دفاتر قانونی چه بوده است. قانون‌گذار در قانون تجارت و برخی از قوانین خاص دیگر، کلیه شرکت‌ها و واحدهای اقتصادی را موظف کرده است که کلیه اطلاعات مربوط به معاملات و داد و ستدهای خود را در دفاتر حسابداری ثبت و ضبط کنند.
در گذشته شرکت‌ها باید به حوزه مالیاتی محل فعالیت خود مراجعه کرده و نسبت به خرید انواع دفتر حسابداری از این سازمان‌ها اقدام می‌کردند. در واقع مودیان با خرید این دفاتر حسابداری، از حوزه مالیاتی محل فعالیت خود، مهر تایید بر صحت این دفاتر می‌زدند.
این روش بسیار وقت‌گیر و دارای مشکلات عدیده‌ای بود. از این‌رو در اقدامی هوشمندانه، روش جایگزینی ارائه شد. در این روش که در حال حاضر نیز اجرا می‌شود، شرکت‌ها و واحدهای اقتصادی فعال، دفاتر حسابداری خود را از سامانه اسناد و املاک کشور به سهولت و بدون نیاز به مراجعه حضوری دریافت می‌کنند.
به این صورت که مودیان با مراجعه به آدرس اینترنتی https://amlak.mrud.ir می‌توانند دفاتر مورد نیاز خود را از این سامانه درخواست کنند. در این سامانه اطلاعات مودیان بررسی و پس از پرداخت هزینه‌های مربوط به این دفاتر، دفترهای مذکور از طریق اداره پست به صورت پلمپ شده (منگوله دار) به آدرس مودیان ارسال می‌شوند. روی این دفاتر شماره و همینطور نام شرکت با مهر درج می‌شود.
دلیل پلمپ بودن این دفاتر به منظور پیشگیری از هر گونه شائبه در دستکاری و کم و زیاد شدن اطلاعات مودیان است. چرا که در نهایت اطلاعات مالی درج شده در این دفاتر حسابداری، جهت اخذ مالیات به اداره مالیات فرستاده می‌شوند. فلذا چنانچه دفاتر پلمپ نباشند ممکن است ادعاهایی مبنی بر کم و زیاد شدن غیر ارادی اطلاعات شرکت و تجار، از طرف مودیان و یا اداره مالیات بیان شود.
انواع دفاتر حسابداری و نحوه تنظیم آن‌ها
دفاتر حسابداری همانطور که از نام آن‌ها برمی‌آیند دفاتری هستند که جهت تسهیل روند حسابرسی مورد استفاده قرار می‌گیرند. قانون‌گذار در ماده ۶ قانون تجارت کلیه تجار و واحدهای اقتصادی را به استثناء کسبه جزء، مکلف به داشتن انواع دفتر حسابداری کرده است. همچنین قانون‌گذار مواد ۷ تا ۱۰قانون تجارت را به معرفی دفاتر تجاری اختصاص داده و تاجر نیز مستند به این مواد قانونی، مکلف به تنظیم این دفاتر حسابرسی است.
لازم به ذکر است که قانون‌گذار برای تجار در صورتی‌که در تنظیم و تحریر این دفاتر حسابرسی سهل‌انگاری کنند، مجازات نیز در نظر گرفته است. ازاین‌رو شناخت انواع دفاتر حسابداری و نحوه تنظیم آن‌ها برای تجار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
انواع دفتر حسابداری عبارتند از:
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه یکی از دفاتر مهم حسابداری است که کلیه معاملات و خرید و فروش‌های روزانه یک واحد اقتصادی در آن درج می‌شود. در ماده ۷ قانون تجارت نیز دفتر روزنامه، یک دفتر حسابداری برای تاجر تعریف شده است که تاجر بایستی کلیه معاملات تجاری، مطالبات، داد و ستدهای تجاری خود را به صورت جامع و کامل در این دفتر ثبت کند. در واقع کلیه واردات و صادرات تجاری تجار به صورت روزانه باید بدون کم‌وکاست در این دفتر نوشته شوند.
دفتر روزنامه بایستی دارای ستون‌های متعددی جهت انتقال اطلاعات حسابداری باشد. از مهم‌ترین اطلاعاتی که در این دفتر حسابداری باید وجود داشته باشد، تاریخ سند، مشخص بودن نام بدهکار و بستانکار، مبلغ و شرح مختصری از رخداد تجاری است.
در دفتر روزنامه لازم است که شماره سند مربوط به حسابرسی کلیه رویدادهای مالی به ترتیب و از صفر نوشته شوند. همچنین در قسمت مربوط به ستون تاریخ، بایستی تاریخ به صورت روز، ماه و سال نوشته شود. در ستون مربوط به شرح نیز، باید مختصری پیرامون رخداد تجاری مربوطه توضیحاتی ارائه شود. البته نیازی به تفسیر نیست و صرفا در حد یک جمله مختصر کفایت می‌کند.
در ستون مربوط به حساب بدهکار نیز باید توجه شود که این موضوع دقیقا روی خط مربوط به تاریخ سند و شماره سند، درج شود. همچنین در قسمت مربوط به ستون بستانکار نیز لازم است که یک خط پایین‌تر و البته با کمی فاصله از قسمت سمت راست، مبلغ بستانکاری قید شود. همچنین ناگفته نماند که ضروری است در اولین سطر در شروع هر صفحه، عبارت “منقول از صفحه قبل” و در آخرین سطر نیز حتما باید عبارت “نقل به صفحه بعد” نوشته شود.
دفتر کل
یکی دیگر از دفاتر حسابداری که بسیار کاربردی و مهم است دفتر کل است. دفتر کل در ماده ۸ قانون تجارت و همینطور در ماده ۵ آیین‌نامه تحریر دفاتر موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم تعریف شده است.
مستند به ماده ۸ قانون تجارت:” دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا‌کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند”
قانون گذار در ماده ۸ قانون تجارت تعریفی مختصر از دفتر کل ارائه داده است اما در ماده ۵ آیین‌نامه تحریر دفاتر موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم کمی پا را فراتر گذاشته و نحوه تنظیم این دفاتر را نیز تا حدودی بیان کرده است. در این ماده بیان شده است که در دفتر کل بایستی، اطلاعات دفتر روزنامه برحسب سرفصل و یا به صورت کدگذاری شده استخراج شوند و به ترتیب در دفتر حسابداری کل آورده شوند.
البته به مفهوم ساده‌تر، دفتر کل باید دارای چند ستون باشد. این ستون‌ها شامل ستون عنوان حساب، ستون تاریخ، ستون شرح، ستون عطف و ستون مبلغ می‌شوند.
- ستون اول شامل عنوان حساب است. در این ستون باید شماره کارت‌های مربوط به هر حساب و همینطور نام و شماره حساب مربوطه درج شود.
- در ستون دوم که مربوط به ستون تاریخ است، بایستی همان تاریخ وقوع رخداد تجاری که در دفتر روزنامه بوده است درج شود.
- ستون سوم، مربوط به شرح موضوع معامله است. در این قسمت می‌توان شرح مختصری از معاملات را نوشت و یا اینکه در بسیاری از مواقع صرفا عبارت”به شرح دفتر روزنامه” در این ستون نوشته می‌شود.
- ستون چهارم که عنوان ستون عطف را دارد، مربوط به شماره صفحه دفتر روزنامه است. چراکه باید مشخص شود این موضوع مربوط به کدام قسمت دفتر روزنامه است.
- در آخر نیز ستون مبلغ باید تکمیل شود. در این ستون دو مبلغ باید درج شوند. مبلغ سمت راست مربوط به بدهکاری‌ها و مبلغ سمت چپ نیز مربوط به بستانکاری‌های تاجر می‌شود.
دفتر دارایی
دفتر دارایی نیز در ردیف دفاتر حسابداری قرار می‌گیرد. این دفتر حسابداری، برای بررسی عملکرد سالانه تاجر و افرادی است که به امور تجاری و اقتصادی می‌پردازند. در دفتر دارایی کلیه صورت حساب‌های تاجر، اموال منقول و غیر منقول، وجوه نقد و وجوه موجود در حساب‌ها، از دفتر کل استخراج و در دفتر حسابداری دارایی درج می‌شوند.
در اینجا ممکن است سوال ایجاد شود که با وجود دفتر حسابداری روزانه و کل دیگر چه لزومی به دفتر دارایی است؟
در پاسخ به این سوال، چنین باید گفت که ضرورت این دفتر حسابداری و هدفی که قانون‌گذار به دنبال آن بوده است این است که بتواند تمامی حساب‌ها و معاملات یکساله تاجر را به صورت یکجا در یک دفتر ویژه مورد بررسی قرار دهد.
به عبارت دیگر دفتر دارایی خلاصه‌ای از دفتر روزانه و دفتر کل است با این تفاوت که دفتر دارایی پس از اینکه تکمیل شد بایستی توسط تاجر امضا شود. به عبارت دیگر تاجر باید صحت اطلاعات درج شده در دفتر دارایی را با امضای خود تایید کند.
همچنین اگرچه این دفتر حسابداری، دفتری سالانه محسوب می‌شود، اما قانون گذار جهت تحریر و تنظیم آن مدت مشخصی را قرار داده است و در ماده ۹ قانون تجارت مقرر داشته که دفتر دارایی نهایتا باید تا پانزدهم فروردین سال بعد تکمیل شود.
نص ماده ۹ قانون تجارت چنین بیان داشته است که:” دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد”.
دفتر کپیه
دفتر کپیه از دیگر دفاتر حسابداری است که تجار طبق قانون مکلف به تنظیم و تحریر آن هستند. ماده ۱۰ قانون تجارت به تعریف دفتر کپیه پرداخته است. در این ماده قانون‌گذار چنین بیان داشته است که:” دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحسابهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
تبصره – تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحسابهای وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.“
با توجه به ماده مذبور تاجر باید در این دفتر تجاری خود مراسلات و مخابرات و مکاتبات خود با دیگران را ثبت و ضبط نماید. به عبارت دیگر تاجر مکلف نیست که در دفتر حسابداری کپیه، مکاتبات و مراسلاتی که به تاجر ارسال شده‌اند را بیاورد.
هر ۴ دفتر حسابداری که توضیح داده شدند برای تجار واجب و ضروری هستند. از میان این ۴ دفتر حسابداری، دفتر روزنامه، کل و دارایی پس از اینکه تکمیل شدند بایستی توسط نماینده اداره ثبت امضا شوند. در این بین دفتر کپیه نیازی به امضا نماینده ثبت ندارد ولی عدم امضا نماینده اداره ثبت، به دلیل عدم اهمیت این دفتر نیست و این دفتر نیز باید دارای شماره صفحه باشد و کاملا مرتب تنظیم و تحریر شود.
البته اگرچه مواد مذکور در مورد دفاتر حسابداری در قانون تجارت همچنان پابرجا هستند، اما امروزه معمولا انواع نرم افزار حسابداری در کوتاه‌ترین زمان ممکن می‌توانند امکان دسترسی به کلیه اطلاعات شرکت و مجموعه‌ها را در اختیار تجار قرار دهند. فلذا با وجود نرم افزار حسابداری، کاربرد انواع دفتر حسابداری بسیار کم رنگ شده است و در حال حاضر کلیه حساب‌ها توسط انواع نرم افزارهای حسابداری مانند نرم افزار دریافت و پرداخت، نرم افزار انبارداری و … انجام می‌گیرند و سپس به دفاتر حسابداری منتقل می‌شوند.
چه نکاتی در تحریر دفتر حسابداری باید رعایت شوند؟
تنظیم دفاتر حسابداری به شکل صحیح از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. چراکه مودیان مالیاتی طبق قانون موظف هستند که دفاتر حسابداری خود اعم از روزنامه، کل و دارایی را به اداره مالیات محل فعالیت مجموعه تجاری خود تحویل دهند. اداره مالیات این دفاتر را مورد بررسی قرار می‌دهد و با توجه به این دفاتر میزان مالیات واحدهای اقتصادی را تعیین می‌کند.
ازاین رو تنظیم دفتر حسابداری به شکل صحیح در میزان پرداخت مالیات مودیان مالیاتی نقش قابل توجهی دارد. فلذا حسابداران باید دفاتر حسابداری را به‌گونه‌ای تنظیم و تحریر کنند که سوء ظنی برای اداره مالیات درمورد تخطی مجموعه‌های اقتصادی پیش نیاید. برای پیشگیری از هرگونه اشتباه در دفاتر حسابداری، حسابداران باید به مفاد آیین‌نامه تنظیم دفاتر تجاری منتشر شده از سوی اداره مالیات را به دقت مطالعه کنند و باید و نبایدهای آن را بدانند.
از مهم‌ترین نکات قابل توجه در این آیین‌نامه عبارتند از:
۱) تکمیل دفاتر حسابداری با مداد و یا ابزارهایی که به راحتی قابل امحا شدن هستند به طور کلی ممنوع است. بهتر است کلیه دفاتر با یک خودکار و یا روان‌نویس مشکی به صورت خوانا تکمیل شوند. همینطور باید دقت شود که نوشته‌ها حتما روی سطور درج شود و حدالامکان دفاتر حسابداری بایستی عاری از هر گونه خط خوردگی باشند.
۲) ثبت هر رویداد مالی باید در دفتر حسابداری مخصوص به همان سال باشد. نوشتن رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر واحد ممنوع است.
۳) اگرچه امروزه نرم افزار حسابداری به کمک حسابداران آمده‌اند و انجام فرایندهای مالی را سهولت بخشیده‌اند، اما این امر دلیلی بر عدم تکمیل دفاتر حسابداری به صورت دستی نیست و همچنان دفاتر حسابداری باید به روش دستی نیز نوشته شوند.
۴) چنانچه در یک شرکت و یا واحد اقتصادی از نرم افزار حسابداری کمک گرفته می‌شود، لازم است که کلیه رویدادهای روزانه در همان روزی که اتفاق می‌افتند در دفتر روزنامه نیز درج شوند.
۵) مدت زمان تعیین شده برای درج اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، نهایتا باید تا پانزدهم ماه بعد انجام شود و غیر از این تخلف است.
البته چنانچه شرکت و یا واحد اقتصادی، از مجموعه‌های تازه تاسیس باشند، مهلت بیشتری دارند. در این مجموعه‌های تازه تاسیس چنانچه تا ۳۰ روز از تاریخ تاسیس، ثبت دفاتر تجاری به تاخیر بیفتد، مشکلی رخ نمی‌دهد و تخلفی برای شرکت تازه تاسیس نیست. این موضوع نوعی تخفیف قانونی جهت حمایت از واحدهای تازه تاسیس است.
۶) استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی برای شرکت‌ها و واحدهای اقتصادی بلامانع است؛ اما این مجموعه‌ها بایستی نهایتا تا پانزدهم ماه بعد این اطلاعات را از سیستم به صورت دستی به دفاتر روزانه و سپس به دفتر حسابداری کل منتقل کنند.
۷) باید به این نکته توجه داشت که اعداد باید همیشه از سمت راست نوشته شوند.
۸) باید توجه داشت که به هیچ‌عنوان نباید از تیغ، لاک غلط گیر و امثالهم برای پاک کردن اشتباهات استفاده شود، چراکه این کار مصداق محو است و ممکن است دفاتر قانونی را با رد مواجه کند.
فلذا در صورتی‌که به هر علت، اشتباهی در نگارش دفاتر حسابداری رخ دهد، صرفا باید بر روی عبارت اشتباه، با خودکار قرمز خط نازکی کشیده شود و عبارت صحیح باید با همان خودکار و یا خودکار مشکی در بالای خط اشتباه شده نوشته شود. ( لازم به ذکر است که این موضوع در قانون پیش‌بینی شده است، فلذا هر گونه روش دیگری برای پوشاندن اشتباه غیر قانونی و ضمانت اجراهای قانونی را در پی خواهد داشت.)
۹) در کلیه دفاتر حسابداری، آخرین سطر هر رخداد مالی، مربوط به انتقالات شماره سندهای حسابداری است.
۱۰) لازم است که حتما پس از تکمیل دفاتر روزنامه و کل، انتهای حساب‌ها با یک خط مورب بسته شوند تا الحاقی صورت نگیرد.
در چه صورتی دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات رد می‌شوند؟
چنانچه انواع دفتر حسابداری به شکل صحیح تنظیم و تحریر نشده باشند، رد می‌شوند. منظور از رد دفتر حسابداری به معنای عدم قبول این دفاتر توسط مراجع صلاحیت‌دار است و رد دفاتر قانونی می‌توانند برای تاجر و واحدهای اقتصادی ضمانت اجرای قانونی در پی داشته باشند.
برخی از مهم‌ترین اتفاقاتی که سبب رد دفتر حسابداری می‌شوند عبارتند از:
۱) عدم ثبت یک یا چند فعالیت اقتصادی در هر کدام از دفاتر قانونی
۲) نوشتن فعالیت‌های مالی در بین سطور (درج اطلاعات مالی در بین سطور، قانونا ممنوع است.)
۳)کم شدن از تعداد برگه‌های دفاتر قانونی و خارج شدن این دفاتر از پلمپ
۴) نوشتن فعالیت‌های مالی و اقتصادی در حاشیه دفترها
۵) محو کردن برخی از اطلاعات موجود در دفاتر قانونی (پاک کردن تمام و یا قسمتی از اطلاعات، هر دو ضمانت اجرای رد دفاتر حسابداری را در پی خواهد داشت.)
۶) نوشتن یک یا چند فعالیت مالی و اقتصادی در قسمت‌های حاشیه دفاتر حسابداری
۷) عدم ثبت فعالیت‌های شعب تحت سرپرستی واحد مرکزی در دفاتر مربوط به شعبه مرکزی
۸) تاخیر فراتر از حد مقرر قانونی در تنظیم و تحویل دفاتر حسابداری به مراجع ذی‌صلاح
۹) وجود فضاهای خالی بیش از اندازه در هر کدام از صفحات دفاتر حسابداری
۱۰) استفاده از دفاتر قانونی پلمپ شده مربوط به سال‌های قبل
۱۱) عدم ارائه یک یا چند دفتر از دفاتر حسابداری به مراجع صلاحیت‌دار
ضمانت اجرا عدم تنظیم صحیح دفتر حسابداری
عدم تنظیم و تحریر دفاتر حسابداری قانونی مستند به مواد ۱۵ و بند ۳ ماده ۵۴۲ قانون تجارت، دارای ضمانت اجرای قانونی است. قانون‌گذار در ماده ۱۵ قانون تجارت به صراحت بیان داشته است که چنانچه تجار و یا واحدهای اقتصادی دفاتر تجاری و حسابداری خود را طبق قانون تنظیم و تحریر نکنند به مجازات جزای نقدی و همینطور مجازات ورشکستگی به تقصیر محکوم می‌شوند.
البته لازم به ذکر است که ورشکستگی به تقصیر، فقط مربوط به عدم تنظیم دفاتر حسابداری نیست. در واقع در مواقعی که تجار و واحدهای اقتصادی در تنظیم و تحریر این دفاتر حسابرسی سهل‌انگاری کنند نیز مجازات ورشکستگی به تقصیر گریبان‌گیر آنان خواهد شد.
سخن پایانی
در این مقاله با عنوان معرفی انواع دفاتر حسابداری و نحوه تنظیم آن‌ها با بیانی ساده، ابتدا توضیح داده شد که دفتر حسابداری چیست و چه کاربردی دارد. در واقع انواع دفتر حسابداری، دفاتری هستند که کلیه حساب و معاملات تجار و یا واحدهای تجاری در آن‌ها نوشته می‌شوند. این دفاتر در موعد مشخصی به اداره مالیات تحویل داده می‌شوند و سازمان مربوطه با بررسی این دفاتر، میزان مالیات مشخصی را برای مودیان در نظر می‌گیرد.
قانون‌گذار در مواد ۷ تا ۱۰ قانون تجارت این دفاتر را تعریف کرده است و تجار و واحدهای تجاری را موظف به تحریر و تنظیم این دفاتر نموده است.
قانون‌گذار برای تخطی در تنظیم این دفاتر، ضمانت اجرای قانونی در نظر گرفته است. قانون‌گذار مقرر کرده است که چنانچه تاجر و یا واحدهای اقتصادی، دفاتر مذکور را در موعد مقرر تحویل اداره مالیات ندهند، پیگرد قانونی خواهند داشت و به جریمه نقدی و یا مجازات ورشکستگی به تقصیر محکوم می‌شوند.
همچنین در مقاله فوق توضیح داده شد که نحوه تنظیم و تحریر دفاتر حسابداری قانونی، در آیین‌نامه تنظیم دفاتر تجاری که از سوی سوی اداره مالیات منتشر شده است؛ بیان شده‌اند و مودیان بایستی با توجه به مفاد آیین نامه مذکور اطلاعات خواسته شده در دفاتر حسابداری را تکمیل کنند.
