در دنیای پرشتاب امروز، مدیریت دقیق موجودی کالا برای هر کسب و کاری حیاتی است. این امر نقشی اساسی در سلامتی و پویایی یک مجموعه ایفا می کند. فرض کنید انبار شما به مثابه قلب تپنده کسب و کارتان عمل می کند. معاینه منظم این قلب به شما کمک می‌کند تا از سلامت و کارکرد درست آن مطمئن شوید. انبارگردانی دقیق حکم این معاینه را دارد. مهم‌ترین فایده انبارگردانی چیست؟ با انجام منظم انبارگردانی، نه تنها از میزان دقیق موجودی کالای خود آگاه می‌شوید، بلکه می توانید جلوی اتلافات، سرقت و یا فاسد شدن کالا را نیز بگیرید. این امر در نهایت به کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و رضایت بیشتر مشتریان شما منجر خواهد شد. در این مقاله از کاربرد کامپیوتر قصد داریم به اهمیت این فرآیند، مزایای آن و چگونگی انجام صحیح آن بپردازیم. با ما همراه باشید تا با گامی اساسی در جهت ارتقای سلامت کسب و کارتان آشنا شوید.
انواع انبارگردانی
در کل سه نوع انبار گردانی در بازار ها وجود دارد که ما در زیر به این سه نوع اشاره خواهیم کرد:
- انبار گردانی پایان سال: این شیوه اصولا پایان سال انجام می‌شود تا بتوان موجودی کامل خود را به دست آورد.
- انبار گردانی میان‌دوره: این شیوه اصولا دوبار در سال (یکی در میان سال و یکی پایان سال) انجام می‌شود تا بتوان بهتر به موجودی دسترسی پیدا کرد و همچنین برای مراکز بزرگ کاربرد دارد.
- انبار گردانی رندوم: در این شیوه انبار گردانی همواره چندین بار در سال یا به صورت ماهانه انجام می شود تا مراکز بسیار بزرگ و وسیع بتواند به موجودی دقیق خود دست پیدا کنند.
هر یک از روش های نام برده برای مرکزی مناسب هستند و موسسه ها با انجام آنها تلاش می کنند تا به موجودی خود دسترسی پیدا کنند و بدانند که تعداد ثبت شده در سیستم با تعداد شمارش شده مغایرت ندارد و کاملا یکسان می باشد. متفاوت بوده حرفه ها و فعالیت ها و همچنین متنوع بودن حجم محصولات هر مرکز باعث شده تا روش های مختلفی هم برای انبار گردانی ها فراهم گردد تا هر مجموعه بتواند متناسب با شرایط و موقعیت خود نحوه انبار گردانی را انتخاب نماید.
مهم‌ترین اصطلاحات انبارگردانی
در انبارگردانی، اصطلاحات مهمی وجود دارند که در اینجا به برخی از آنها اشاره می‌شود:
- مواد خام یا اولیه: ماده‌ای است که به‌عنوان کالای اساسی و برای تولید کالاها استفاده می‌شود.
- مواد و لوازم مصرفی: مواد و لوازمی هستند که درصورت نیاز مصرف می‌شوند و ممکن است عمر کوتاهی داشته باشند و دور انداخته شوند.
- مواد و لوازم در جریان ساخت: کالاهایی که در حال تولید هستند و هنوز تکمیل نشده‌اند، اما از مواد اولیه استفاده می‌کنند.
- کالای ساخته‌شده یا تکمیل‌شده: کالاهایی که فرایند ساخت را کامل کرده‌اند، اما هنوز به فروش نرسیده‌اند یا برای توزیع به مشتریان نهایی آماده نشده‌اند.
- تگ انبارگردانی: تگی است که برای شمارش کالاها استفاده می‌شود و جلوی تکرار شمارش و از دست رفتن کالاها را می‌گیرد.
- انبارگردانی: فرایند مهمی است که تأثیر زیادی بر فروش و توزیع محصولات دارد. در این فرایند، موجودی انبار شمارش و بررسی می‌شود.
- کارت موجودی انبار: کارتی است که موجودی هر کالا را در انبار ثبت و به انباردار کمک می‌کند تا موجودی کالاها را مدیریت و سفارش مجدد را برنامه‌ریزی کند.
- قفسه‌بندی: عملی است که در آن کالاها براساس ویژگی‌های مختلف جدا می‌شوند و در قفسه‌های مجزا در انبار قرار می‌گیرند.
- کاردکس کالا: سندی است که به ردیابی و کنترل تعداد و ریالی هر قلم کالا در هر بازه زمانی کمک می‌کند.
- کدگذاری کالا: کدی است که برای شناسایی و تشخیص تمامی کالاهای موجود در انبار استفاده می‌شود.
چرا شرکت‌ها به انبارگردانی نیاز دارند؟
شرکت‌ها به دلایل زیر به انبارگردانی نیاز دارند:
- اطمینان از دقت موجودی: انبارگردانی به شرکت‌ها کمک می‌کند دقت موجودی کالاهای خود را تضمین کنند. با این کار میزان موجودی واقعی کالاها با موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزار مالی مقایسه می‌شود و هر اختلافی که وجود داشته باشد، شناسایی و اصلاح می‌شود. این کار به شرکت‌ها کمک می‌کند از دقت و صحت اطلاعات موجودی خود اطمینان حاصل کرده و از مشکلات مربوط به موجودی نامطلوب جلوگیری کنند.
- کاهش خطرات مالی: انبارگردانی می‌تواند به کاهش خطرات مالی مرتبط با موجودی کمک کند. اشتباهات در ثبت ورودی و خروجی کالاها، ثبت نشدن رویدادهای مالی و سایر عوامل می‌توانند سبب اختلاف بین موجودی واقعی و موجودی ثبت‌شده شود. با انجام انبارگردانی منظم، این اختلافات شناسایی می‌شوند و می‌توان در مراحل بعدی اصلاحات لازم را انجام داد. این کار سبب کاهش خطرات مالی ناشی از اشتباهات در موجودی می‌شود و به شرکت‌ها کمک می‌کند از مشکلاتی مانند زیان اقتصادی یا دست دادن سود جلوگیری کنند.
- بهبود کیفیت خدمات به مشتریان: انبارگردانی منظم و دقیق می‌تواند بهبود کیفیت خدمات شرکت به مشتریان را تسهیل کند. با داشتن اطلاعات دقیق درباره موجودی کالاها، شرکت‌ها می‌توانند بهتر برنامه‌ریزی کنند و به مشتریان خود تضمین دهند که کالاهای مورد نیاز آنها در دسترس خواهد بود. این امر سبب افزایش رضایت مشتریان و افزایش اعتماد آنها به شرکت می‌شود.
- بهبود عملکرد سیستم‌های مالی: انبارگردانی بهبود عملکرد سیستم‌های مالی شرکت را نیز تسهیل می‌کند. با داشتن موجودی دقیق واقعی کالاها، اطلاعات دقیق‌تری برای گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل در دست خواهد بود. این امر سبب بهبود دقت و صحت اطلاعات مالی، افزایش شفافیت و قابلیت پیگیری در عملکرد مالی شرکت می‌شود.
چه کسی باید انبارگردانی را انجام دهد؟
انبارگردانی معمولاً به عهده انباردار و یکی از اعضای تیم حسابداری قرار می‌گیرد. در شرکت‌های کوچک، انباردار مسئولیت انبارگردانی را علاوه بر دیگر وظایف انبار می‌پذیرد، اما در شرکت‌های بزرگ با انبارهای بزرگ و حجم فروش بالا، معمولاً یک کادر مخصوص برای انبارگردانی استخدام می‌شود. همچنین حسابرسان که مسئول تهیه گزارش هستند، نیز ممکن است آموزش انبارگردانی را دریافت کنند و در فرایند انبارگردانی حضور داشته باشند. در کسب و کارهای بزرگ و حرفه‌ای، معمولاً انبارگردانی به افرادی غیر از مسئولان انبار سپرده می‌شود تا وظایف به‌طور دقیق تقسیم و صحت گزارش‌ها تضمین شود. می‌توانید با خرید نرم‌افزار انبارداری از این کار اطمینان حاصل کنید.
در انبارگردانی کالاها چند دفعه شمارش می‌شوند؟
در انبارگردانی کالاها، معمولاً موجودی انبار به‌منظور افزایش دقت و کاهش خطا در دفعات متعددی شمارش می‌شود. این دفعات شمارش به‌صورت زیر است:
- تک شمارشی: در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می‌شود. اگر هیچ تفاوتی بین موجودی و مقدار ثبت‌شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی اعلام می‌شود، اما اگر مغایرتی وجود داشته باشد، عملیات دو شمارشی انجام می‌شود.
- دو شمارشی: در این حالت، شمارش موجودی برای بار دوم انجام می‌شود. اگر مقدار حاصل از شمارش دوم با مقدار شمارش اول برابر بود، مقدار شمارش‌شده به‌عنوان موجودی صحیح تأیید می‌شود، اما اگر مغایرت وجود داشته باشد، به حالت سه شمارشی پرداخته می‌شود.
- سه شمارشی: در این حالت، شمارش موجودی برای بار سوم انجام و تنها مقدار حاصل از این شمارش به‌عنوان موجودی صحیح ثبت می‌شود.
مهم‌ترین نکات پیش از شمارش کالاها
مهم‌ترین نکات پیش از شمارش کالاها عبارت‌اند از:
- انتخاب هماهنگ‌کننده انبارگردانی: در ابتدا باید شخصی مناسب به‌عنوان هماهنگ‌کننده انتخاب شود که مسئول برنامه‌ریزی و هماهنگی عملیات شمارش کالاهاست.
- بررسی دستورالعمل: دستورالعملی را که از قبل تهیه شده است، باید هماهنگ‌کننده کاملاً بررسی کند و درصورت وجود اشکال، قبل از شروع عملیات شمارش باید به اطلاع مسئولان شرکت برسد. همچنین درصورت نیاز، باید با مؤسسه حسابرسی تماس گرفته شود.
- تعیین روزها و ساعات شمارش: روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص شوند و به‌صورت کتبی به بخش‌های مختلف اطلاع‌رسانی شود. این اقدام به اطمینان از حضور نیافتن کارکنان در انبار در روزهای تعیین‌شده برای شمارش کمک می‌کند.
- تعیین گروه‌های شمارش: گروه‌های شمارش باید با ذکر اسامی قبلی تعیین شده و آموزش کافی دریافت کنند. این گروه‌ها مسئول شمارش دقیق کالاها در انبار هستند.
- بازدید از انبار: هماهنگ‌کننده شمارش باید قبل از شروع عملیات، موجودی انبارها را بازدید کند و از موارد زیر مطمئن شود:
- اقلام به شکلی چیده شوند تا عملیات شمارش به‌آسانی صورت پذیرد.
- موجودی‌هایی که به‌آسانی قابل شناسایی نیستند، با کمک مسئولین انبار مشخص شوند و شماره صحیح به آنها نسبت داده شود.
- اقلام ناباب، اسقاط و اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند.
- جداسازی موجودی‌های امانی: برای جلوگیری از اشتباهات در شمارش موجودی‌ها، موجودی‌های امانی (اجناس دیگران نزد شرکت) باید از سایر موجودی‌ها جدا و مشخص چیده شوند. نام و سایر مشخصات اجناس نیز باید به‌وضوح نوشته شده و بر روی قفسه یا خود اجناس نصب شود.
- آماده‌سازی تجهیزات: برای شمارش بهینه‌تر کالاها، از تجهیزات مناسب مانند دستگاه‌های جیبی شمارش (مانند دستگاه‌های بارکدخوان)، کاغذ و مداد برای ثبت نتایج و برچسب‌ها، محاسبه‌گر و دستگاه‌های ذخیره‌سازی داده (مانند کامپیوتر یا تبلت) استفاده کنید.
- آموزش کارکنان: قبل از شروع عملیات شمارش، کارکنان باید در مورد روش‌های صحیح شمارش آموزش دیده و با تجهیزات مورد استفاده آشنا شوند. آموزش می‌تواند شامل توضیح نحوه استفاده از دستگاه‌های شمارش، استفاده از برچسب‌ها و روش‌های ثبت نتایج باشد.
- شمارش دقیق: هنگام شمارش کالاها، دقت بسیار مهم است. کارکنان باید با دقت کالاها را شمارش کرده و نتایج را صحیح ثبت کنند. در صورتی که یک عدد نامشخص است یا شک دارید، باید با مسئولان انبار مشورت کنید.
- بررسی نتایج: پس از پایان عملیات شمارش نتایج باید بررسی شوند. اطمینان حاصل شود تمام کالاها شمارش شده‌اند و هیچ چیزی از دست نرفته است. اگر اختلافاتی وجود دارد، باید با مسئولان انبار یا مسئولان دیگر مشورت کنید تا علت آنها را بررسی کنید.
- به‌روزرسانی سیستم: پس از شمارش کالاها، نتایج باید در سیستم مدیریت انبار به‌روزرسانی شود. این شامل به‌روزرسانی تعداد موجودی کالاها، اصلاح خطاها و اختلافات و تنظیم مجدد موجودی‌هاست.
- گزارش‌دهی: در پایان عملیات شمارش گزارشی از نتایج باید تهیه شود. این گزارش می‌تواند شامل تعداد کالاها، اختلافات و توصیه‌هایی برای بهبود روند شمارش و مدیریت انبار باشد.
مهم‌ترین نکات در حین شمارش کالاها
در حین شمارش کالاها، موارد زیر باید مدنظر قرار بگیرند:
- موجودی‌برداری وسیله گروه‌های دونفری: برای دقت بیشتر در شمارش کالاها بهتر است دو نفر در یک گروه همکاری کنند. یک فرد مسئول عملیات شمارش را انجام می‌دهد و فرد دیگر از طریق تأیید شمارش، آن را ثبت می‌کند.
- شمارش براساس وزن: اگر شمارش کالاها براساس وزن انجام می‌شود، باید اطمینان حاصل شود که وسایل توزین مناسب برای شمارش موجود است. این وسایل باید دقیق و مطمئن باشند.
- شمارش دوباره: بهتر است موجودی‌ها دو بار و هر بار توسط دو گروه دونفری متفاوت شمارش شوند. این کار سبب افزایش دقت و کاهش احتمال خطا در شمارش می‌شود.
- شمارش به شکل اصولی: برای جلوگیری از تکرار یا اشتباه در شمارش برخی از کالاها، باید شمارش به شکل اصولی انجام شود؛ برای مثال می‌توان موجودی‌ها را ردیف به ردیف از ابتدا تا انتها شمارش کرد و کالاهای شمارش‌شده را با استفاده از علامت‌گذاری مشخص کرد.
- امضا و اصلاحات: امضای تمام برگه‌های سفارش و هرگونه اصلاح در آنها از طرف هر دو گروه شمارش‌کننده ضروری است. این کار سبب تأیید صحت شمارش و جلوگیری از اختلافات و ناسازگاری‌ها می‌شود.
- ثبت موجودی‌های معیوب و غیراستاندارد: هر گونه کالای معیوب، فاسد، کم‌مصرف و غیراستاندارد باید در برگه‌ها ثبت شود. این کار به‌وضوح نشان می‌دهد این کالاها از موجودی کنونی متمایز هستند.
- شمارش سربسته‌ها: برخی کالاها به‌صورت سربسته در ظروف بسته‌بندی شده‌اند. برای اطمینان از دقت شمارش باید برخی از این سربسته‌ها را گروه‌های شمارش‌کننده بشمارند.
برای خرید نرم افزار خرید و فروش (بازرگانی) کلیک کنید
مهم‌ترین نکات پس از شمارش کالاها
نکات مهم پس از شمارش کالاها عبارت‌اند از:
- مقایسه نتایج شمارش: اگر نتیجه شمارش را دو گروه اختلافی را نشان دهند یا با مدارک دائمی موجودی‌ها اختلاف داشته باشد، لازم است شمارش دوباره را هر دو گروه شمارش‌کننده و حسابرسان انجام دهند تا عدد نهایی و صحیح مشخص شود.
- اصلاح برگه‌های شمارش: در صورتی که نیاز به اصلاح برگه‌های شمارش باشد، این اقدام باید با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری انجام شود. این کار باعث حفظ صحت و دقت موجودی‌ها می‌شود.
- مقایسه با مدارک دائمی: نتیجه شمارش باید با مدارک دائمی (مانند دفاتر موجودی) و حساب کنترل مقایسه شود. این کار باعث اطمینان از صحت و سازگاری نتایج شمارش با سیستم مدیریت موجودی می‌شود.
- بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک: پس از تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری، بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک ممکن است انجام شود. این کار باعث برطرف شدن اختلافات و انطباق مدارک با نتایج شمارش می‌شود.
- امضای برگه‌های شمارش: تمام برگه‌های شمارش و صورت‌جلسات باید توسط مسئولان مختلف (شمارش‌کنندگان، هماهنگ‌کننده موجودی برداری، حسابرس داخلی) امضا شوند. این اقدام باعث تأیید صحت و قابلیت اعتماد نتایج شمارش می‌شود.
- ارسال مدارک به حسابرسان: یک نسخه از دو نسخه برگه‌های شمارش بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود. این کار سبب اطلاع حسابرسان از نتایج شمارش و امکان بررسی دقیق‌تر آنها می‌شود.
انبارگردانی هر چند وقت باید انجام شود؟
انبارگردانی به فاکتورهای مختلفی از جمله نوع کسب و کار، اندازه و پیچیدگی انبار، نوع محصولات و میزان تغییرات موجودی بستگی دارد. با این حال، معمولاً انبارگردانی در فواصل زمانی منظم و متناسب با نیازهای کسب و کار انجام می‌شود. یکی از رویکردها، انبارگردانی سالیانه است که یک‌بار در سال برای شمارش و بررسی کلیه موجودی‌ها انجام می‌شود. این روش فرصتی برای متوقف کردن عملیات و بررسی دقیق موجودی‌ها در یک لحظه مشخص در سال است.
رویکرد دیگر، انبارگردانی منظم است که در طول سال به‌صورت منظم و در فواصل زمانی کوتاه‌تر انجام می‌شود. برای کسب و کارهایی که تغییرات موجودی زیادی دارند و یا برای محصولاتی که به‌صورت متناوب وارد و خارج می‌شوند، این رویکرد مفیدتر است. معمولاً انبارگردانی هفتگی یا ماهانه در این حالت استفاده می‌شود. درنهایت، برای تعیین فاصله زمانی دقیق برای انبارگردانی بهتر است با تحلیل نیازها و شرایط خاص کسب و کار خود و همچنین ملاحظه تجربه‌های قبلی، برنامه‌ریزی مناسبی انجام دهید.
تگ انبارگردانی به چه معنایی است؟
تگ انبارگردانی یا برچسب انبارگردانی به برچسب‌هایی اطلاق می‌شود که روی محصولات یا بسته‌بندی‌ها قرار می‌گیرند و برای مدیریت موجودی، ردیابی حرکت کالا و نظارت بر زنجیره تأمین استفاده می‌شوند. این برچسب‌ها معمولاً شامل اطلاعاتی مانند شماره موجودی، بارکد و شرکت سازنده محصول هستند. انتخاب نوع برچسب انبارگردانی به صنعت و نوع فعالیت سازمان بستگی دارد و هیچ استراتژی خاص و عمومی برای استفاده از آن وجود ندارد.
انواع برچسب انبارگردانی و موجودی
برچسب‌های انبارگردانی و موجودی مختلفی وجود دارند که هرکدام ویژگی‌ها و مزایای خود را دارند. در ادامه، سه نوع رایج از این برچسب‌ها را توضیح می‌دهیم:
- تگ بارکد: برچسب‌های بارکد یا کدهای میان‌بری هستند که با بارکدخوان‌های مخصوص قابل خواندن هستند. این برچسب‌ها اطلاعات مهمی را درباره محصولات شامل تعداد موجودی، قیمت و سایر جزئیات فنی در خود ذخیره می‌کنند. تگ بارکد به‌دلیل آسانی استفاده، هزینه مناسب و دقت بالا، بسیار محبوب است و در بسیاری از خرده‌فروشان و فروشگاه‌ها استفاده می‌شود.
- تگ QR : تگ‌های QR برچسب‌های دوبعدی هستند که در سال‌های اخیر به‌طور گسترده استفاده شده‌اند. این برچسب‌ها قابلیت اسکن سریع توسط تلفن‌های هوشمند و دستگاه‌های خاص را دارند. تگ‌های QR امکان ذخیره اطلاعات بیشتری در مقایسه با بارکدها فراهم می‌کنند و می‌توانند لینک‌های وب، شماره تماس، اطلاعات تکمیلی محصول و غیره را در خود ذخیره کنند. همچنین این تگ‌ها می‌توانند به خرده‌فروشان کمک کنند تا موجودی انبار را به‌روزرسانی کنند و عملیات مدیریت موجودی را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند.
- تگ RFID: این برچسب‌ها از فناوری RFID استفاده می‌کنند که از طریق امواج رادیویی کار می‌کند. تگ‌های RFID دارای قابلیت خواندن و نوشتن در فراوانی از محصولات هستند و می‌توانند هم‌زمان چندین محصول را اسکن کنند. این برچسب‌ها به خرده‌فروشان آنلاین کمک می‌کنند فرایند مدیریت موجودی را بهبود و زمان برای اسکن محصولات را کاهش دهند. همچنین، تگ‌های RFID در صنعت و جریان توزیع نیز استفاده می‌شوند تا موجودی را به‌صورت دقیق و به‌روز نگهداری کنند.
بررسی نقش واحد انبار در انبارگردانی
واحد انبار در عملیات انبارگردانی نقش بسزایی دارد. این واحد مسئول دریافت و ثبت و خروج کالاهاست و عملکردهای متعددی را انجام می‌دهد. در زیر به برخی از این عملکردها اشاره می‌کنیم:
- ارائه رسید کالاهای دریافتی: واحد انبار کالاهایی را که وارد انبار می‌شوند بلافاصله بررسی و شمارش و برای آنها رسید صادر می‌کند. سپس این واحد اطلاعات مربوط به مقدار کالاهای دریافتی را به واحد حسابداری ارسال می‌کند. با انجام این عملکردها، واحد انبار نقش مهمی در کنترل کلی موجودی کالاها در انبار ایفا می‌کند. با امضای رسید انبار، واحد انبار مسئولیت دریافت کالاها را به عهده می‌گیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالاهای موجود در انبار به واحد حسابداری، عملکرد دریافت کالاها را تأیید می‌کند.
- صدور کالا و دریافت حواله انبار: واحد انبار با مسئولیتی که به کالاهای تحت کنترل خود دارد، بر این اصرار می‌کند که برای هر کالایی که از انبار خارج می‌شود، یک حواله انبار (Store’s Requisitions) با شماره ردیف دریافت کند. این حواله به‌عنوان رسید کالا از دایره دریافت‌کننده آن شناخته می‌شود.
- تهیه حواله‌های انبار: حواله‌های انبار معمولاً در سه نسخه تهیه می‌شوند. یک نسخه در دایره درخواست‌کننده برای بایگانی ذخیره می‌شود، یک نسخه به‌عنوان رسید تحویلی به واحد انبار ارسال می‌شود و نسخه سوم به واحد حسابداری ارسال می‌شود تا برای تخصیص و تعیین بهای تمام‌شده استفاده شود. این مدارک ثبت دائمی موجودی‌ها مهم‌ترین عنصر کنترل داخلی هستند.
در کل، واحد انبار با انجام عملکردهای مختلفی مانند دریافت کالاها، صدور حواله‌ها و ثبت دائمی موجودی‌ها، نقش اساسی در فرایند انبارگردانی و کنترل موجودی‌ها دارد.
انبارگردانی در حسابداری
انبارگردانی در حسابداری مربوط به فرایند ثبت و تسویه موجودی کالاها در انبار است. این فرایند شامل انجام عملیات زیر است:
- بررسی و شمارش موجودی: در انبارگردانی، موجودی کالاها در انبار بررسی و شمارش می‌شود. این شمارش می‌تواند به‌صورت دوره‌ای یا مستمر انجام شود. هدف از این عملیات، تطابق موجودی کالاها در سیستم حسابداری با موجودی فیزیکی در انبار است.
- ثبت ورود و خروج کالاها: در انبارگردانی، ورود و خروج کالاها از انبار ثبت می‌شود. هنگامی که کالاها وارد انبار می‌شوند، ورود آنها در سیستم حسابداری ثبت می‌شود و موجودی افزایش می‌یابد. وقتی کالاها از انبار خارج می‌شوند، خروج آنها در سیستم ثبت می‌شود و موجودی کاهش می‌یابد.
- تسویه موجودی: در پایان عملیات انبارگردانی، موجودی کالاها در انبار با موجودی ثبت‌شده در سیستم حسابداری تسویه می‌شود. درصورت وجود اختلافات بین موجودی فیزیکی و موجودی سیستم، تسویه‌ای انجام می‌شود تا این اختلافات برطرف شوند.
- گزارش‌دهی: در انبارگردانی، گزارش‌های مربوط به موجودی کالاها، ورود و خروج کالاها و اختلافات موجودی تهیه می‌شود. این گزارش‌ها به مدیران و سایر افراد مرتبط ارائه می‌شود تا بتوانند از وضعیت موجودی کالاها در انبار آگاه شوند و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را انجام دهند.
با خرید نرم‌افزار انبارداری و سیستم‌های مدیریت انبار می‌توانید در انجام این عملیات بهبود و سهولت بخشید. این نرم‌افزارها قابلیت ثبت دقیق موجودی‌ها، ایجاد گزارش‌های تحلیلی و اتوماسیون فرایندهای انبارگردانی را دارند. همچنین، با استفاده از این نرم‌افزارها، ارتباط میان حسابداری و عملیات انبار ساده‌تر و دقیق‌تر می‌شود.
حسابرس در هنگام انبارگردانی چه وظایفی دارد؟
حسابرسان هنگام انبارگردانی دارای وظایف زیر هستند:
- بررسی دستورالعمل انبارگردانی: حسابرسان باید دستورالعمل انبارگردانی را بررسی کنند تا اطمینان حاصل شود مطابق با استانداردها و مقررات حسابداری است. آنها بررسی می‌کنند دستورالعمل‌های شمارش موجودی‌ها کافی و مناسب هستند.
- برنامه‌ریزی و نظارت بر انبارگردانی: حسابرس باید برنامه‌ریزی کند که چگونه انبارگردانی انجام شود. او باید تاریخ‌های شمارش، تعداد حسابرسان مورد نیاز، و مدت زمان تقریبی برای انجام انبارگردانی را تعیین کند. همچنین او ممکن است نیاز به همکاری با مهندسان یا کارشناسان دیگر را برای شمارش موجودی‌های تخصصی داشته باشد.
- نظارت بر شمارش موجودی‌ها: حسابرسان مسئول نظارت بر شمارش موجودی‌ها هستند. آنها باید مطمئن شوند تمام موجودی‌های متعلق به صاحب‌کار شمارش شده‌اند و کارکنان صاحب‌کار دستورالعمل‌های مدیریت را رعایت می‌کنند. آنها می‌توانند شمارش‌های آزمایشی را روی برخی اقلام موجودی انجام داده و مطمئن شوند که شمارش صحیحی انجام شده است.
- تشخیص اشتباهات: حسابرسان باید اشتباهات مربوط به موجودی‌ها را تشخیص دهند. آنها باید مطمئن شوند مقادیر کالاها، شماره کالا، مشخصات کالا و سایر جنبه‌های اقلام موجودی‌ها در برگه‌های شمارش صحیح است. درصورت مشاهده اختلاف، کالای مورد نظر باید مجدداً شمارش و اصلاح شود.
- گزارش‌دهی: حسابرسان باید گزارشی از نتایج انبارگردانی تهیه کنند. این گزارش شامل مشخصات کالاها، مقادیر شمارش شده، هرگونه اشتباهاتی که شناسایی شده است،
این مطلب را هم بخوانید: اپلیکیشن سفارشگیری مویرگی چیست ؟
