دفتر کل در حسابداری

دفتر کل در حسابداری، به منظور تهیه ترازنامه و صورت‌های مالی در شرکت‌ها و مجموعه‌های دارای کد اقتصادی استفاده می‌شود. این دفتر همانند دفتر روزنامه و دفتر معین، یکی از ابزارهای مهم برای تکمیل فرآیند حسابداری به شمار می‌آید. بدون این ابزارها، امکان انجام کامل و دقیق امور حسابداری وجود ندارد. هر یک از این دفاتر به‌طور تکمیلی با یکدیگر هماهنگی دارند و بدون هماهنگی این ابزارها، نمی‌توان به درستی اطلاعات مالی را تدوین کرد. بنابراین، استفاده از دفاتر حسابداری در هر روشی که باشد، ضروری است.

افرادی که از نرم‌ افزارهای حسابداری استفاده نمی‌کنند، ممکن است با چالش‌هایی در تهیه دفتر کل مواجه شوند. از طرف دیگر، افرادی که با استفاده از این نرم‌افزارها به بررسی امور مالی می‌پردازند، نگرانی زیادی درباره تهیه دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل در حسابداری ندارند.

دفتر کل در حسابداری چیست ؟

یکی از مهم ترین حوزه هایی که در مشاغل و کسب و کارهای مختلف به آن اهمیت زیادی داده می شود، حسابداری است. دفتر کل یکی از مهم ترین فرایندهای حسابداری محسوب می شود. با استفاده از دفتر کل می توان ترازنامه و صورت های مالی در شرکت ها و به طور کلی همه مجموعه هایی که دارای کد اقتصادی هستند را تهیه و تنظیم کرد. به طور کلی در حوزه حسابداری ابزار مختلفی وجود دارد که همگی مکمل یک دیگر هستند. برای مثال دفتر کل، دفتر روزنامه و دفتر معین، مکمل یک دیگر هستند و از آن ها برای تکمیل فرایندهای حسابداری استفاده می شود. در این دفتر حسابداری کلیه اطلاعات حساب ها به صورت جداگانه در آن ثبت و نگهداری می شود. در واقع دلیل اصلی استفاده از دفتر حسابداری این است که اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه طبقه بندی شده و مرتب نیست. به همین دلیل حسابداران تمام اطلاعات درج شده در دفتر روزنامه را جمع آوری کرده و در دفتر کل وارد می کنند. در دفتر کل به هر کدام از حساب ها یک صفحه جداگانه اختصاص داده می شود. بدین صورت که تمامی بدهکاری ها و بستانکاری ها در این صفحات ثبت می شوند. در صورتی که در حوزه حسابداری فعالیت می کنید تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا با انواع دفتر کل در حسابداری و قسمت های مختلف آن آشنا شوید.

برای خرید نرم افزار انبارداری از وبسایت کاربرد کامپیوتر کلیک کنید

قانون تجارت برای دفتر کل

قانون تجارت در ماده ۸ خود تصریح می‌کند که هر تاجر موظف است تمام معاملاتی که در کسب و کار خود انجام می‌دهد را حداقل یک بار در هر ماه از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل کند. هر گونه معامله باید در یک صفحه اختصاصی ثبت گردد. اگر از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنید، نیازی به در نظر گرفتن این جزئیات کوچک در زمان انجام حسابداری ندارید. این اطلاعات در نرم‌افزار موجود هستند و کافی است که مبالغ ورودی را وارد کنید تا سایر کارها در چند لحظه به‌طور خودکار انجام شوند.

شرایط دفتر کل

در حسابداری، دفتر کل باید فضای کافی و مناسبی داشته باشد تا تمامی حساب‌ها از دفتر روزنامه به آن منتقل شوند. این دفتر باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که جای کافی برای ثبت شماره سند حسابداری، تاریخ، توضیحات حساب ثبت شده، مبالغ بدهکار و بستانکار و همچنین مانده حساب فراهم کند. تمام این موارد جزو موارد ضروری دفتر کل در حسابداری محسوب می‌شوند.

انواع دفتر کل در حسابداری

به طور کلی برای تعریف دفاتر کل می توان گفت دفتر کل شامل تمام حساب هایی است که از آن برای ثبت و خلاصه و ذخیره کردن اطلاعات حسابداری در واحدهای مالی و تجاری مختلف استفاده می شود. به طور کلی با توجه به نوع کسب و کار و میزان داد و ستدهای مختلف دفاتر کل در حسابداری به چندین نوع مختلف تقسیم می شوند که مهم ترین آن ها عبارتند از:

دفاتر رسمی قانونی:

این نوع دفاتر دفاتری هستند که طبق قانون باید به صورت جداگانه اطلاعات مالی در آن ها درج شده و تهیه و تنظیم شود. این نوع دفاتر به دو دسته کلی و مهم دفاتر کل حسابداری و دفاتر روزنامه تقسیم می شوند.

دفاتر غیر رسمی:

دفاتر غیر رسمی با نام دیگر دفاتر کمکی هم شناخته می شود. طبق قانون اجباری در استفاده از دفاتر غیر رسمی نیست. بلکه از آن صرفا به عنوان ایجاد سهولت و افزایش دقت در امور حسابداری استفاده می شود. از جمله مهم ترین دفاتر غیر رسمی، دفتر معین را می توان نام برد.

به چه دلایلی دفتر کل در حسابداری مهم است؟

استفاده از ابزاری که در حسابداری وجود دارد کمک می کند که با دقت و سهولت بهتری بتوان امور حسابداری را انجام داد. به طور کلی اطلاع داشتن از وضعیت اقتصادی و مالی سازمان ها و مراکز مالی مختلف اهمیت زیادی دارد. به همین منظور از دفتر کل برای اطلاع پیدا کردن از وضعیت بدهکار یا بستانکار بودن، یا مانده حساب یک مجموعه استفاده می شود. علاوه بر این، دفاتر مهمی که در حوزه حسابداری وجود دارد کمک می کند که از بروز اشتباهات و خطاهای سهوی در حسابداری تا حد زیادی جلوگیری کرده و کاهش یابد. این موضوع زمان ثبت کردن معاملات و رویدادهای مالی در واحدهای تجاری و مالی اهمیت بیشتری پیدا می کند. چرا که ممکن است سهوا حسابدار رویدادهای مالی را به صورت تکراری ثبت کند. همین مشکل در انتهای دوره مالی باعث به هم ریختن و وجود اختلافات مالی در حسابداری می شود. دفاتری که در حسابداری وجود دارد از جمله دفتر کل رویدادها را بر اساس تاریخ و زمان ثبت شدن، ثبت و ضبط می کند. به همین دلیل در صورت لزوم می توان در دفعات بعدی برای نشان دادن جزئیات حساب از آن استفاده کرد.

خرید نرم افزار دارایی ثابت از وبسایت کاربرد کامپیوتر

فرم حساب دفترکل از چه قسمت هایی تشکیل شده است؟

به طور کلی یک شکل رایج برای هر حساب دفتر کل وجود دارد که به صورت T است. به همین دلیل برخی حسابداری به آن حساب T هم می گویند. بدین صورت که در سمت راست آن حساب بدهکار و در سمت چپ آن حساب بستانکار درج می شود. در برخی موارد نیز برخی از واحدهای مالی یا واحدهای تجاری که تعداد داد و ستدهای زیادی دارند، یک ستون اضافه به نام باقی مانده نیز در این فرم اضافه می کنند. علاوه بر این، در فرم حسابداری دفتر کل قسمت های دیگری هم وجود دارد که به شرح زیر است:

نام حساب:

در بالای فرم نام حساب نوشته می شود، مانند حساب های دریافتی یا پرداختی.

تاریخ:

ثبت تاریخ رویدادهای مالی در دفتر کل در حسابداری بسیار اساسی است و شامل روز و ماه است، همانند تاریخ ثبت در دفتر روزنامه.

شماره دفتر:

در این قسمت شماره صفحه ای که رویداد مالی در آن ثبت شده، نوشته می شود.

ستون شرح:

در این قسمت، شرح کلی در مورد رویداد مالی درج و نوشته می شود.

ستون بدهکار:

مبلغ بدهکار هر حساب درج می گردد.

ستون بستانکار:

مبلغ بستانکاری هر حساب نوشته می شود.

ستون باقیمانده:

مانده حساب هر حساب در این قسمت ثبت می شود.

ستون تشخیص:

در این قسمت با توجه به مانده حساب، عبارت “بس” یا “بد” نوشته می شود. اگر مانده حساب بستانکار باشد، “بس” و اگر بدهکار باشد، “بد” نوشته می شود.

در نرم‌ افزار حسابداری، این موارد تنها با وارد کردن چند گزینه به صورت خودکار ثبت می‌شوند و نیازی به دفاتر متعدد نیست.

اهمیت دفتر کل در حسابداری

استفاده از ابزاری که در حسابداری وجود دارد کمک می کند که با دقت و سهولت بهتری بتوان امور حسابداری را انجام داد. به طور کلی اطلاع داشتن از وضعیت اقتصادی و مالی سازمان ها و مراکز مالی مختلف اهمیت زیادی دارد. به همین منظور از دفتر کل برای اطلاع پیدا کردن از وضعیت بدهکار یا بستانکار بودن، یا مانده حساب یک مجموعه استفاده می شود. علاوه بر این، دفاتر مهمی که در حوزه حسابداری وجود دارد کمک می کند که از بروز اشتباهات و خطاهای سهوی در حسابداری تا حد زیادی جلوگیری کرده و کاهش یابد. این موضوع زمان ثبت کردن معاملات و رویدادهای مالی در واحدهای تجاری و مالی اهمیت بیشتری پیدا می کند. چرا که ممکن است سهوا حسابدار رویدادهای مالی را به صورت تکراری ثبت کند. همین مشکل در انتهای دوره مالی باعث به هم ریختن و وجود اختلافات مالی در حسابداری می شود. دفاتری که در حسابداری وجود دارد از جمله دفتر کل رویدادها را بر اساس تاریخ و زمان ثبت شدن، ثبت و ضبط می‌کند. به همین دلیل در صورت لزوم می توان در دفعات بعدی برای نشان دادن جزئیات حساب از آن استفاده کرد.

از طرف دیگر؛ وجود دفتر کل از آنجا ضروری است که اطلاعات موجود در دفاتر روزنامه به طور کامل طبقه‌بندی نشده‌اند و امکان بررسی مواردی از جمله موجودی حساب‌ها از طریق آن‌ها وجود ندارد. برای رفع این مشکل، حسابداران تمام اطلاعات دفاتر روزنامه را جمع‌آوری، دسته‌بندی و به دفتر کل در حسابداری منتقل می‌کنند. در دفتر کل، هر حساب صفحات مخصوص به خود را دارد و تمام معاملات بدهکاری و بستانکاری در این صفحات ثبت می‌شوند. به همین دلیل، دفتر کل در حسابداری به عنوان یک دفتر مهم شناخته می‌شود که تمام حساب‌های یک موسسه یا شرکت را جداگانه جمع‌آوری و نگهداری می‌کند.

ساختار دفتر کل به‌طوری طراحی شده که با انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه، به راحتی می‌توان به تمام جزئیات هر رویداد مالی دسترسی پیدا کرد. دلایلی که نیاز به دفتر کل در حسابداری را نشان می‌دهند شامل:

۱. نمایش وضعیت حساب: نمایش وضعیت هر حساب از نظر بدهکاری، بستانکاری و مانده حساب

۲. استفاده از سند رسمی: استفاده از سند رسمی جهت کاهش اشتباهات حسابداری ناشی از عدم ثبت معاملات یا ثبت تکراری، و بررسی دقیق‌تر آن‌ها

۳. نمایش جزئیات مالی: نمایش جزئیات مربوط به هر رویداد مالی شامل تاریخ، مبلغ معامله، نام معامله‌کننده، بدهکاری و بستانکاری

۴. طبقه‌بندی و دسترسی آسان: طبقه‌بندی اطلاعات مالی بر اساس تاریخ جهت دسترسی آسان‌تر به اطلاعات مورد نیاز

جریمه‌های مربوط به دفاتر کل در حسابداری

در اختتام هر سال مالی، شرکت‌ها و کسب‌وکارها موظفند دفاتر تجاری پلمپ‌شده خود را به اداره مالیات ارائه دهند. فرآیند پلمپ دفاتر در اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود، جایی که کارشناسان تمام صفحات را شماره‌گذاری و مهر می‌زنند تا امکان تغییر اطلاعات آن­ها وجود نداشته باشد. نکته حائز اهمیت این است که تمام اشخاص حقیقی و حقوقی، حتی اگر فعالیتی نداشته باشند، باید دفاتر خالی خود را به این اداره تحویل دهند. پلمپ دفاتر بر پایه قوانین اجباری است و صاحبان کسب و کار در هر شرایطی باید اطلاعات مربوط به وضعیت فعال یا غیرفعال بودن کسب‌وکارشان را به ثبت رسمی برسانند. عدم ارائه دفاتر در مهلت مقرر، منجر به تحمیل جریمه مالی می‌شود و همچنین ممکن است حقوق مالیاتی آن‌ها محروم شود.

ماده‌ قانونی

براساس ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، عدم ارائه مودیان دفاتر قانونی یا ترازنامه و حساب سود و زیان به معنای مواجه با جریمه‌ای به نسبت بیست درصد (۲۰%) از مالیات برای هر یک از این موارد خواهد بود. علاوه بر این، عدم ارائه دفاتر تجاری در دوره معافیت، موجب از دست دادن حقوق معافیت مقرر در سال مربوط خواهد شد. در مواد ۱۴ و ۱۵ قانون تجارت ایران نیز اشاره شده که بر اساس آن­ها، دفاتری از قبیل دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر کپیه، دفتر دارایی و سایر دفاتر قانونی که اشخاص حقیقی و حقوقی از آن­ها استفاده می‌کنند، باید طبق مقررات تنظیم شوند. در صورت عدم رعایت این مقررات، به عنوان جزایی برای عدم پلمپ دفاتر در زمان تعیین­شده، مشمول جریمه نقدی خواهند شد.

جریمه رد دفتر قانونی

با توجه به تغییرات جدید در قوانین مالیاتی، بندی که به جریمه ۱۰ درصدی رد دفاتر تجاری اشاره داشت حذف شده است. در حال حاضر، جریمه رد دفاتر قانونی مشابه جریمه تاخیر در پلمپ دفاتر قانونی، برابر با ۲۰ درصد از مالیات است.

مطابق با آیین‌نامه تحریر دفاتر تجاری، تخلف از تکالیف زیر منجر به رد دفاتر و تعلق جرائم می‌شود:

۱. دفاتری که از پلمپ خارج شده یا برگ‌هایی را از دست داده‌اند.

۲. عدم ثبت فعالیت‌های مالی و پولی یا تاخیر در ثبت معاملات.

۳. ثبت ناقص یا عدم وضوح در دفاتر.

۴. استفاده از روش‌های سوءاستفاده‌آمیز مانند تراشیدن، پاک کردن مطالب یا استفاده از دفاتر نانویس سال‌های گذشته.

۵. عدم ارائه کامل دفاتر ثبت و پلمپ‌شده (ولو نانویس) و استفاده از دفاتر نانویس سال‌های قبل.

۶. تاخیر در تحریر دفاتر و عدم ثبت خلاصه عملیات.

۷. خطاها در حسابداری و ثبت عملیات مجموعه.

جریمه ارائه ندادن دفاتر

جریمه عدم تسلیم دفاتر قانونی معمولاً به تأخیر در پلمپ دفاتر تجاری یا به عبارتی، عدم انجام پلمپ در زمان مقرر اشاره دارد. بنابراین، جریمه عدم تسلیم دفاتر قانونی همانند جریمه تأخیر در پلمپ دفاتر تجاری به حساب می‌آید. طبق آیین‌نامه تدوین دفاتر قانونی، تخلفات زیر ممکن است منجر به تحمیل جریمه دفاتر قانونی شود:

– عدم ارائه دفاتر تجاری پلمپ شده مربوط به سال مالی مورد نظر.

– مداخله و تغییر در محتوای دفاتر قانونی.

– حذف، پاک کردن، تغییر یا از بین بردن بخش‌هایی از دفاتر تجاری.

– ثبت فعالیت‌ها یا اطلاعات بین خطوط یا در یادداشت‌های حاشیه دفاتر.

– استفاده از پوشش سفید بیش از حد مجازی که در آیین‌نامه تعیین شده است.

فرق دفتر روزنامه با دفتر کل در حسابداری چیست؟

حسابداری از دو ابزار اساسی به نام دفتر روزنامه و دفتر کل برای اهداف مختلف استفاده می‌کند.

۱. دفتر روزنامه : دفتر روزنامه در حسابداری محلی است که رویدادهای مالی واحد تجاری، به ترتیب زمانی ثبت می‌شوند. در واقع در دفتر روزنامه، همه تراکنش‌ها و رویدادهای مالی به ثبت می‌رسند.

طبق ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه جایی است که تاجر موظف است هر روز معاملات مالی مرتبط با اوراق تجاری و داد و ستدهای تجاری، از جمله خرید و فروش، ظهر نویسی و همچنین کلیه واردات و صادرات تجاری خود و هر نوع برداشت وجوه برای مخارج شخصی را به هر شکل و رسمی که باشد در این دفتر ثبت کند.

هر برگ از دفتر روزنامه حاوی ستون‌هایی است که حداقل شامل شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح (نام حساب و توضیح خلاصه از رویداد مالی)، مبلغ بدهکار و بستانکار است.

لازم به ذکر است؛ رویدادهای مالی در حسابداری به صورت بدهکار و بستانکار به ترتیب زمانی ثبت می‌شوند. این عمل در قالب سند حسابداری صورت می‌گیرد که شامل شماره، تاریخ، عناوین حساب‌های بدهکار و بستانکار، مبلغ بدهکار و بستانکار، و همچنین شرح کوتاهی از رویداد مالی است.

۲. دفتر کل: پس از ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه، این اطلاعات به دفتر کل در حسابداری منتقل می‌شوند. در دفتر کل اطلاعات هر حساب از جمله حساب موجودی نقد و بانکی، حساب­های دریافتی تجاری، حساب­های پرداختی تجاری و غیره به صورت طبقه­بندی شده به ثبت می­رسند. این حساب‌ها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر یا به صورت کارت‌ها و اوراق آزاد باشند. با این حال، طبق قوانین تجارت ایران، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل در حسابداری مجاز نیست.

طبق ماده ۵ آئین‌نامه تحریر دفاتر موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حساب‌ها در صفحات مخصوص آن ثبت می‌شود به ترتیبی که تهیه حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان‌پذیر باشد.

همچنین، طبق ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل در حسابداری دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته یک بار از دفتر روزنامه استخراج کرده و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت کند.

انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل در حسابداری

انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل یک فرآیند مهم در حسابداری محسوب می­شود. این فرآیند شامل مراحل زیر است:

۱. بدهکار:

– در دفتر کل و در ستون‌های مربوط به حساب(های) بدهکار باید تاریخ، صفحه روزنامه و مبلغ بدهکار نشان داده شده در دفتر روزنامه را وارد کنید.

– در دفتر روزنامه و در ستون حساب کل باید شماره حسابی که مبلغ بدهکار در آن درج شده است را درج کرده و در ستون عطف دفتر، شماره صفحه دفتر کل را برای آن حساب بنویسید.

۲. بستانکار:

– در دفتر کل و در ستون‌های مربوط به حساب(های) بستانکار باید تاریخ، صفحه دفتر روزنامه و مبلغ بستانکار نشان داده شده در دفتر روزنامه را وارد کنید.

– در دفتر روزنامه و در ستون حساب کل، شماره حسابی که مبلغ بستانکار در آن درج شده است را بنویسید و در ستون عطف دفتر، شماره صفحه دفتر کل را برای آن حساب بنویسید.

این روش انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل در حسابداری امکان می‌دهد تا معاملات و رویدادهای مالی به صورت دقیق در دفتر کل نگهداری و ثبت شوند.

انواع دفتر کل در حسابداری

دفاتر حسابداری، سازماندهی‌های حسابداری مهمی هستند که به دو نوع قانونی و رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند.

دفاتر غیر رسمی:

برخی شرکت‌ها و اشخاص حقوقی ممکن است به عنوان مکمل، از دفاتر دیگری نیز استفاده کنند. این دفاتر از نظر قانونی می‌توانند معتبر باشند اما به محضر رسمیت نمی‌رسند. به عنوان مثال، دفتر حسابداری معین از جمله دفاتر غیر رسمی حسابداری است که مورد استفاده قرار می‌گیرد ولی از نظر قانونی به عنوان دفتر رسمی شناخته نمی‌شود.

این دفاتر غیر رسمی با نام دیگر دفاتر کمکی هم شناخته می شود. طبق قانون، اجباری در استفاده از دفاتر غیر رسمی نیست. بلکه از آن صرفا به عنوان ایجاد سهولت و افزایش دقت در امور حسابداری استفاده می شود.

دفاتر رسمی قانونی:

این نوع دفاتر، دفاتری هستند که طبق قانون باید به صورت جداگانه اطلاعات مالی در آن ها درج شده و تهیه و تنظیم شود. این نوع دفاتر به دو دسته کلی و مهم دفاتر کل حسابداری و دفاتر روزنامه تقسیم می شوند. طبق قانون تجارت، همه فعالان و شرکت‌های اقتصادی موظفند تراکنش‌های مالی خود را پس از ثبت به صورت سند حسابداری، در دفاتر حسابداری مشخص شده ثبت کنند. این دفاتر دارای ماهیت قانونی بوده و در مواقع لزوم و حسابرسی‌های مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. بین دفاتر حسابداری قانونی و رسمی، دفاتری مانند دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپی به عنوان مهم­ترین‌ها شناخته می‌شوند. بیایید در ادامه مهم­ترین دفاتر رسمی و قانونی حسابداری را بررسی کنیم:

دفتر کل

دفتر کل یک قسمت اساسی از سیستم حسابداری است که تمام حساب‌ها به صورت جداگانه در آن ثبت و دسته‌بندی می‌شوند. به عنوان مثال، برای موجودی کالاها یک صفحه جداگانه اختصاص داده می‌شود و تمام رویدادهای مالی مربوط به این حساب به طور دقیق و به ترتیب زمانی در آن به ثبت می‌رسند. به عنوان نمونه دیگر، حساب صندوق نیز صفحات مخصوص به خود را دارد و تمام حساب‌های بستانکار و بدهکار مرتبط با این حساب، از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می‌شوند. در واقع دفتر کل در حسابداری، به نوعی دفتر ثبت نهایی به شمار می­آید.

دفتر دارایی

در دفاتر دارایی حسابداری، اطلاعات مربوط به دارایی‌ها، اموال منقول و غیر منقول، دیون و مطالبات را نگهداری می‌کنند. براساس ماده 9 قانون تجارت، افراد و شرکت‌های اقتصادی ملزم به تهیه و امضاء صورت جامعی از این دارایی‌ها در پایان سال مالی هستند.

با این حال، در دوران اخیر استفاده از دفتر دارایی و ثبت اطلاعات در آن کاهش یافته است. این امر به دلیل عدم الزامی برای تهیه آن اتفاق افتاده است. به عبارت دیگر، این دفتر اکنون به طور کامل منسوخ شده و نیازی به استفاده فعال از آن برای تهیه صورت جامع دارایی‌ها نیست.

دفتر کپیه

در حسابداری، دفاتر حسابداری کپیه برای ثبت و نگهداری نامه‌ها و قراردادهای تجاری صادره و دریافتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. براساس ماده 10 قانون تجارت، این دفتر به منظور دسترسی آسان به اسناد مالی و داده‌های مربوط به معاملات مالی تهیه می‌شود.

در حال حاضر، با پیشرفت فناوری و روند الکترونیکی شدن معاملات تجاری، استفاده از دفاتر حسابداری کپیه تقریباً منسوخ شده است. این دفاتر که به عنوان اندیکاتور نیز شناخته می‌شدند، دیگر اهمیت بیشتری ندارند و الزامی برای تهیه و نگهداری آن‌ها وجود ندارد.

دفتر معین

دفاتر حسابداری معین به عنوان دفاتر کمکی برای ثبت و نگهداری جزئیات یک حساب از دفتر کل استفاده می‌شوند. وظیفه اصلی این دفاتر، ثبت جزئیات دقیق‌تر مربوط به تراکنش‌های یک حساب است که این اطلاعات در دفتر کل در حسابداری به صورت کلی نمایش داده نمی‌شوند.

به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است با اشخاص مختلفی تعامل مالی داشته باشد و این تعاملات ممکن است شامل موارد متنوع و بسیار باشد. ثبت تمام این جزئیات در دفتر کل عملی نیست زیرا دفتر کل بیشتر به نمایش اطلاعات کلی و خلاصه‌ای از تراکنش‌ها می‌پردازد.

بنابراین، حسابداران از دفاتر حسابداری معین برای ثبت و نگهداری جزئیات دقیق‌تر تراکنش‌های مالی مرتبط با افراد حقیقی یا حقوقی که تعاملات مالی بسیاری با شرکت دارند، استفاده می‌کنند. این دفاتر به طور خاص برای نگهداری اطلاعات مالی دقیق‌تر و جزئی‌تر در مورد تراکنش‌های مختلف استفاده می‌شوند.

دفتر تفصیلی

دفاتر حسابداری تفصیلی ادامه‌ای از دفاتر حسابداری معین هستند و جهت نگهداری اطلاعات تکمیلی و جزئی‌تر درباره تراکنش‌های مالی یک حساب خاص استفاده می‌شوند. این دفاتر زمانی به کار می‌روند که یک حساب خاص دارای جزئیات بسیار جامع و زیادی است و امکان ثبت کامل آن، در دفتر معین وجود ندارد.

وظیفه دفاتر حسابداری تفصیلی، نگهداری جزئیات دقیق‌تر و مفصل‌تر درباره تراکنش‌های مالی یک حساب است که این اطلاعات در دفتر معین به صورت کلی نمایش داده نمی‌شوند.

به عبارت دیگر، اگر حسابداران نیاز به ارائه جزئیات بیشتر و توضیح دقیق‌تر تراکنش‌های یک حساب خاص داشته باشند، یک دفتر حسابداری تفصیلی را به عنوان یک حساب مجزا از دفتر معین ایجاد می‌کنند و اطلاعات مالی مربوطه را در آن ثبت می‌کنند.

با پیشرفت فناوری، استفاده از دفاتر حسابداری تفصیلی به صورت فیزیکی تقریباً منسوخ شده است. نرم‌افزارهای قدرتمندی در این زمینه توسعه یافته‌اند که به حسابداران کمک می‌کنند. این نرم‌افزارها قابلیت‌های مختلفی از جمله امکان گزارش‌گیری در لحظه را فراهم می‌کنند و با فعالیت برخی از آن‌ها در فضای مجازی، به اشتراک‌گذاری اطلاعات مالی در نقاط مختلف و بین کارمندان و مدیران شرکت امکان پذیر شده است.

دفتر کل در چه صورتی ممکن است رد شود؟

همان طور که در ابتدای مقاله به موضوع دفتر کل در حسابداری پرداخته شد، استفاده اصلی و دلیل مهم برای نوشتن و تهیه و تنظیم دفتر کل برای اطلاع پیدا کردن و ثبت رویدادهای مالی به صورت دقیق است. به همین دلیل هر واحدی که دارای کد اقتصادی است باید در وهله اول اقدام به تنظیم دفتر کل کند. بنابراین رعایت دقت و درستی در اسناد ثبت شده اهمیت زیادی دارد. چون ممکن است دفتر کل به دلایل مختلف رد شود. از جمله مهم ترین دلایل می توان موارد زیر را نام برد:

1. ثبت فعالیت های مالی در حاشیه دفاتر
2. کنده شدن چند برگ از دفاتر
3. عدم ارائه اظهار نامه مالیاتی برای دفاتر قانونی
4. ثبت کردن اطلاعات مالی چندین سال در یک دفتر
5. همراه نداشتن تأییدیه ثبت اسناد یا مأموران مالیاتی
6. نوشتن دفاتر با مداد
7. تأخیر در ثبت اطلاعات به خاطر سوء استفاده از اطلاعات مالی در دفاتر رسمی و غیر رسمی

جمع‌­بندی

همان‌طور که تا به اینجا دریافتیم، دفتر کل در حسابداری یکی از مهم‌ترین فرایندها محسوب می شود. با استفاده از دفتر کل می‌توان ترازنامه و صورت های مالی در شرکت‌ها و به طور کلی همه مجموعه‌هایی که دارای کد اقتصادی هستند را تهیه و تنظیم کرد. اگرچه دفتر کل و دفتر روزنامه به نوعی مکمل یکدیگر هستند اما مهم­ترین ویژگی دفتر کل نسبت به دفتر روزنامه این است که؛ دفتر کل در حسابداری کلیه اطلاعات حساب ها به صورت جداگانه ثبت و نگهداری می‌شود.

دفتر کل در حسابداری چیست؟

دفتر کل به عنوان یکی از ابزارهای حسابداری، جایی است که تمامی اطلاعات مالی و حسابی شرکت یا سازمان به ترتیب زمانی ثبت می‌شود، به منظور تهیه ترازنامه و صورت‌های مالی.

چه دلیلی باعث استفاده از دفتر کل در حسابداری می‌شود؟

دفتر کل برای دقیق و سیستماتیک نگهداری اطلاعات مالی و تهیه ترازنامه، بررسی وضعیت بدهکاری و بستانکاری حساب‌ها، و کاهش احتمال اشتباهات سهوی در حسابداری استفاده می‌شود.

چگونه دفتر کل در حسابداری سازمان‌ها ترتیب داده می‌شود؟

در دفتر کل، برای هر حساب یک صفحه جداگانه اختصاص داده می‌شود. سمت چپ صفحه مختصات حساب بستانکار و سمت راست مختصات حساب بدهکار نمایش داده می‌شود.

چه مواردی می‌تواند منجر به رد دفتر کل در حسابداری شود؟

رد دفتر کل می‌تواند به دلایلی مانند ثبت نادرست اطلاعات مالی، کنده شدن صفحات دفتر، عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی، ثبت اطلاعات چندین سال در یک دفتر، عدم تأییدیه مأموران مالیاتی و تأخیر در ثبت اطلاعات منجر شود.