هر نوع کسب و کاری با هر نوع فعالیتی دارای عملیات اقتصادی به‌صورت نقدی و یا اعتباری است؛ بنابراین حسابدار باید بتواند نقدینگی شرکت را به بهترین نحو ممکن مدیریت کند. پس اگر گردش وجوه شرکت از طریق نرم‌افزار‌هایی مانند نرم افزار دریافت و پرداخت به‌صورت دقیق مدیریت نشود، ممکن است شرکت با خسارات مالی جبران‌ناپذیری مواجه شود. از سویی دیگر واحد خزانه‌داری یک رکن اساسی، مدیریت و ثبت‌اسناد دریافتی و پرداختی در حسابداری و ضبط وضعیت چک‌ها محسوب می‌شود. فرآیند دریافت و پرداخت مدت‌دار و تعهد طرف‌های مقابل و شرکت به همدیگر از راه اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف صورت می‌گیرد. در نرم افزار دریافت و پرداخت با فراهم‌سازی امکانات مختلف برای مدیریت هزینه‌ها و درآمد‌های سازمان، کار شما را آسان‌تر می‌کند. در این مقاله امکانات و اهمیت نرم افزار دریافت و پرداخت به طور کامل بررسی شده است پس تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
معرفی اسناد دریافتی
اسناد دریافتی شامل انواع چک و اسنادی است که از سوی فرد حقیقی یا حقوقی در ازای طلب از دیگران و یا خدمات ارائه شده دریافت می‌شود. دریافت‌کننده چک یا سند باید مبلغ موردنظر را در تاریخ مشخصی به طرف مقابل پرداخت کند.
اسناد پرداختی از اسناد مدت‌دار خزانه داری است که به واسطه دریافت کالا یا خدمات از طرف شرکت برای شرکت دیگر یا افراد صادر می‌شود. در واقع به تعهدات ایجاد شده در ازای دریافت خدمات بدهی، کالا و یا اخذ وجه نقد، اسناد پرداختی گفته می‌شود. به‌طورکلی هر نوع چک صادر شده از حساب بانکی شرکت و افراد در وجه دیگران، سند پرداختی تلقی می‌شود. پرداخت این دسته از اسناد در حسابداری می‌تواند به دلایل مختلفی مانند خرید کالا و مواد، پرداخت مالیات و پرداخت اجاره باشد.
تفاوت حساب‌های دریافتی با اسناد دریافتی
ازآن‌جایی‌که بدهی‌ها، ماهیت بستانکاری دارند، حساب اسناد دریافتی نیز دارای ماهیت بستانکاری دارد. اسناد پرداختی بیانگر میزان تعهدات شرکت، ناشی از خرید کالا و خدمات است. همان‌طور که اشاره شد در اسناد دریافتی فردی که بدهی دارد، بابت آن به واحد تجاری اوراقی را تحویل می‌دهد؛ درحالی‌که شخص بدهکار در حساب‌های دریافتی به واحد تجاری هیچ‌گونه اوراقی تحویل نمی‌دهد.
اسناد دریافتی را می‌توان در دو دسته اسناد دریافتنی نزد صندوق و در جریان وصل نزد بانک دسته‌بندی کرد. در زمان سررسید، این اسناد باید از بانک صادره مبلغ برداشت شود و درصورت عدم وجود مبلغ در حساب صادرکننده چک، عودت داده شوند. پیش از سررسید اسناد دریافتنی می‌توان آن را به فرد دیگری واگذار نمود. به عبارت دیگر آن را خرج کرد. احتمال وصول مطالبات در حساب‌های دریافتنی کمتر از اسناد دریافتنی است.
نرم افزار دریافت و پرداخت چیست؟
نرم افزار دریافت و پرداخت نوعی ابزار برای ثبت و صدور اسناد حسابداری مربوط به وجوه نقد و هزینه‌های دریافت شده و پرداخت شده سازمان محسوب می‌شود. در حسابداری این نرم‌افزار کاربردی را با نام‌هایی نظیر نرم افزار خزانه‌داری و نرم‌افزار صندوق و خزانه‌داری نیز شناخته می‌شود. انجام فرآیندهایی نظیر پرداخت‌های نقدی و غیر نقدی، ثبت اعلامیه‌های واریزی، کنترل تنخواه‌های سازمان و… از طریق نرم‌افزار صندوق خزانه‌داری یا همان نرم‌افزار دریافت و پرداخت انجام می‌شود.
قابلیت‌ها و مزایای نرم‌افزار دریافت و پرداخت
از مهم‌ترین مزایای این سیستم می‌توان به چاپ کردن چک توسط سیستم اشاره کرد. در این سیستم می‌توان از صحت چک اطمینان حاصل کرد و با تشخیص جعلی بودن آن از احتمال ضررو زیان حاصله جلوگیری به‌عمل آورد. همچنین در این نرم‌افزار گزینه‌ای وجود دارد که با فعال کردن این گزینه می‌توانید مانده حساب بانکی را در زمان‌های مشخص به‌صورت پیامک از طریق گوشی همراه دریافت کنید. درحالت کلی مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار دریافت و پرداخت عبارتند از:
- کنترل وجه نقد و نقدینگی
- امکان تعریف نامحدود صندوق و صندوقدار
- تصمیم‌گیری برای وجه نقد
- برنامه ریزی تمامی عملیات
- مدیریت تمامی اسناد و وضعیت آن‌ها
- مدیریت حساب مشتریان
- مکان ثبت موجودی اول دوره برای صندوق، تنخواه و بانک
- تشخیص مغایرت‌های موجود در حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص
- اعلام موجودی‌های نزد بانک و صندوق در سازمان
- مدیریت دارایی‌های جاری و غیرجاری در سازمان
- ثبت و مدیریت انواع چک‌ها و دسته چک‌ها
- ارائه گزارشات مختلف درباره دریافت و پرداخت
- تهیه خروجی اکسل
- جست‌وجوی داده‌ها در ستون‌ها
- چاپ اطلاعات در تمام فرم‌های نرم‌افزار
با این اطلاعات به‌راحتی و سریع می‌توانید گردش کالاهای موجود در انبار را کنترل کنید.
دلیل اهمیت استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت
مدیران یا حسابداران شرکت‌های کوچک ممکن است با خود این فکر را کنندکه “من می‌توانم به‌صورت دستی حسابداری دریافت و پرداخت‌های شرکت را انجام دهم، پس دلیلی برای خرید نرم‌افزار دریافت و پرداخت وجود ندارد.” این درحالی است که استفاده از نرم‌افزار دریافت و پرداخت مزایای فراوانی برای سازمان شما به‌همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:
- آسان‌سازی تمام دریافت و پرداخت‌های نقدی و غیرنقدی
- راحت‌کردن تصمیم‌گیری مدیران در رابطه با صرف هزینه‌های مربوط به سازمان
- ارائه گزارشات مورد نیاز مدیریت از هزینه‌ها و درآمد‌های مختلف سازمان
- امکان شخصی‌سازی اطلاعات حسابداری واحد دریافت و پرداخت
نرم‌افزار دریافت و پرداخت کاربرد کامپیوتر
نرم‌افزار خزانه‌داری یا دریافت و پرداخت کاربرد کامپیوتر با ایجاد ارتباط یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای حسابداری، این امکان را برای سازمان شما فراهم می‌کند تا به‌آسانی مراودات مالی سازمان را کنترل و اطلاعات و اسناد مالی و مانده حساب‌ها را ردیابی کنید و تمام حساب‌های سازمان را به‌صورت فرآیند محور مدیریت نمایید. ثبت سیستمی اسناد حسابداری، دریافت اطلاعات چک‌ها و کنترل موجودی تنخواه‌داران، ازجمله مزایای نرم افزار دریافت و پرداخت کاربرد کامپیوتر است، که موجب تسهیل کار حسابداران و به حداقل رساندن خطاهای انسانی در هنگام صدور اسنادمالی سازمان می‌شود.
امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزار دریافت و پرداخت کاربرد کامپیوتر
یکی از ویژگی‌های خوب این سیستم ثبت عملیات ارزی است؛ با این ویژگی هر شرکت و سازمانی می‌تواند تمام فرآیندهای مربوط‌به حساب‌های ارزی بانک و صندوق را ثبت کند. این سامانه به هر کسب‌کاری کمک می‌کند تا از نقدینگی و وضعیت خزانه گزارش‌گیری به‌عمل آورند؛ این ویژگی باعث می‌شود تا سازمان بتواند نقدینگی خود را کنترل کند. کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک با استفاده از این سیستم می‌توانند از همه‌ی جزئیات فرآیندهای مالی، گزارش‌گیری کنند وگزارشات نقدینگی آتی را در زمان‌بندی خود ارائه کنند. به اختصار برخی‌از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزار دریافت و پرداخت کاربرد کامپیوتر عبارتند از:
گزارش‌گیری از تمام فرآیند دریافت، پرداخت و دفاتر کل
- ردیابی فرم‌های مرتبط با در خواست دریافت و پرداخت
- گزارش تمامی نقدینگی سازمان و شرکت
- گزارش موجودی و هزینه‌های به‌کار رفته
- ثبت صورت وضعیت تسهیلات مالی و مالیاتی دریافتی و پرداختی
- صورت وضعیت ضمانت نامه‌های بانکی
- بررسی موجودی حساب‌های بانکی
- دسترسی به تمامی سندهای دریافت و پرداخت
- ارائه گزارش جداگانه برای هر شعبه
- تهیه گزارش از وجوه نقدی سازمان
- ثبت خلاصه‌ی عملیات خزانه‌داری
- کنترل هزینه‌های انجام شده سازمان
- ثبت سندهای حسابداری که با عملیات دریافت و پرداخت ارتباط دارند
- انجام انتقالات در بین بانک‌ها و صندوق‌ها
- پشتیبانی از تمام فرآیندهای حقوقی
- امکان ثبت تمام مبادلات اعم از دریافت و پرداخت اسناد
- ثبت دریافت و پرداخت از طریق چک
- امکان بررسی چک‌های تضمین شده
- صدور و چاپ چک
- کنترل مانده منفی حساب‌های بانکی
- دریافت صورت حساب بانک
- امکان تخصیص ارز به تنخواه
- صدور اسناد دستور پرداخت و دستور دریافت وجه
- امکان بررسی اطلاعات آنلاین حساب بانکی
- امکان صدور یك فقره چك برای چندین حساب متفاوت و متعدد
- صدور اسناد حسابداری عملیات دریافت و پرداخت
- پیگیری و تعیین وضعیت اسناد نرم‌افزار چک و بانک
- گزارشات نموداری از منابع و مصارف به‌صورت ماهیانه و مقایسه‌ای
عملکرد سیستم دریافت و پرداخت به‌چه صورت است
از جمله عملکردهایی که کار را در این سیستم برای هر کسب و کاری راحت کرده است می‌توان به گزارش‌های پی‌درپی دریافت و پرداخت انواع حساب‌ها اشاره کرد. عملیات تقسیط توسط سیستم دریافتی و پرداختی نرم‌افزار کاربرد کامپیوتر مدیریت راحتی دارد و این عملیات به‌صورت کامل توسط سیستک کاربردی پوشش داده می‌شود، از دیگر عملکردهای این سیستم می‌توان به راس‌گیری چک‌ها اشاره کرد. در این عملیات همه‌ی چک‌های پرداختی و دریافتی بر اساس تاریخ چک‌ها بررسی می‌شود؛ این عملیات می‌تواند به مدیریت نقدینگی کالای موجود در انبار کمک شایانی نماید. به‌طورکلی این نرم‌افزار برای استفاده راحت و دقیق، طراحی و بهینه سازی شده است.
مشاغل مناسب برای استفاده از نرم‌افزار دریافت و پرداخت
در هر سازمان یا شرکت، تمام هزینه‌های پرداخت شده و دریافت شده باید در یک سیستم جامع ثبت شوند. در واقع وضعیت نقدینگی یک شرکت باید به‌صورت مرتب بررسی شود، که بتوان رویدادهای مالی شرکت را تحلیل نموده و وضعیت نقدینگی آینده شرکت را پیش‌بینی کرد. استفاده از این نرم‌افزار برای تمامی مشاغل مناسب است؛ زیرا این سیستم برای کنترل منابع شرکت و سازمان‌های مالیاتی و مالی برنامه‌ریزی شده تا با کاهش خطای انسانی سرعت و فرآیند کارهای مالی را افزایش دهد. شما با استفاده از این نرم‌افزار برای حساب‌های دریافتی و پرداختی خود می‌توانید به کسب و کار خود رونق بخشید و آن‌را رشدو توسعه دهید.
کلام آخر
یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر شرکت وجوه نقدی آن است، به‌دلیل این اهمیت باید یک نرم افزار حسابداری برای بخش حسابداری خزانه شرکت فراهم باشد، تا عملکردهای شرکت بسیار حرفه‌ای و کارآمد پیش برود. شما می‌توانید به زیر سیستم‌هایی که کارایی بالا دارند برای بهبود کیفیت کنترل وجوه نقدی سازمان خود تکیه کنید. برای آشنایی بیشتر و یا ثبت درخواست دموی نرم افزار دریافت و پرداخت کاربرد کامپیوتر، به سایت https://karbordcomputer.com/ مراجعه نمایید. همچنین برای دریافت مشاوره رایگان خرید نرم‌افزار دریافت و پرداخت از کارشناسان فروش کاربرد کامپیوتر با شماره 021-88545727 تماس حاصل فرمایید.
