اگر صاحب یک فروشگاه هستید، احتمالاً با انبوهی از فاکتورها، رسیدها، هزینه‌ها و گزارش‌های مالی سروکار دارید. مدیریت این حجم از اطلاعات بدون یک سیستم منسجم، مانند تلاش برای پیدا کردن یک کالا در انباری تاریک و به‌هم‌ریخته است. اینجاست که کدینگ حسابداری فروشگاهی به عنوان یک نقشه راه دقیق و حیاتی وارد عمل می‌شود و به کسب‌وکار شما نظم می‌بخشد. در این مطلب، به صورت کامل و جامع، از صفر تا صد این مفهوم و نحوه پیاده‌سازی آن را به همراه یک نمونه عملی بررسی می‌کنیم.
کدینگ حسابداری فروشگاهی چیست؟
به زبان ساده، کدینگ در هر کسب‌وکاری به معنی ایجاد کد برای بخش‌های مختلف آن کسب‌وکار است تا بتوان گزارش‌های دقیقی از آن تهیه کرد. در اینجا منظور از «کدینگ حسابداری فروشگاهی» یک سیستم رمزگذاری و طبقه‌بندی برای تمام رویدادهای مالی فروشگاه شماست. در این سیستم، به هر حساب مالی (مانند صندوق، موجودی کالا، درآمد فروش، هزینه اجاره و…) یک کد منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود. این کار به شما اجازه می‌دهد تا هر تراکنش مالی را به سرعت شناسایی، ثبت و ردگیری کنید.
اهمیت این موضوع زمانی مشخص می‌شود که شما نیاز به گزارش‌های دقیق دارید. یک سیستم کدینگ حسابداری فروشگاهی استاندارد به شما کمک می‌کند تا به راحتی پاسخ سوالات زیر را پیدا کنید:
- چقدر فروش داشته‌ام؟
- سود حاصل از فروش کدام کالاها بیشتر بوده است؟
- موجودی دقیق انبار چقدر است؟
- بیشترین هزینه‌های فروشگاه من در کدام بخش است؟
بدون یک ساختار کدینگ مناسب، تهیه این گزارش‌ها بسیار زمان‌بر، پر از خطا و گاهی غیرممکن خواهد بود. در حقیقت، مفهوم کلی کدینگ حسابداری ستون فقرات هر سیستم مالی منظم است و در کسب‌وکارهای خرده‌فروشی، اهمیت آن دوچندان می‌شود.
آشنایی با اصول و ساختار کدینگ حسابداری فروشگاهی
یک سیستم کدینگ اصولی، ساختاری درختی و سلسله‌مراتبی دارد. این ساختار معمولاً شامل چند سطح اصلی است که به شما امکان می‌دهد از گزارش‌های کلی به جزئیات دقیق برسید. در یک کدینگ حسابداری فروشگاهی استاندارد، این سطوح به شکل زیر تعریف می‌شوند:
- سطح ۱: گروه حساب‌ها
این بالاترین سطح است که ماهیت اصلی حساب‌ها را مشخص می‌کند. (مثلاً: دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها).
- سطح ۲: حساب‌های کل
هر گروه حساب به زیرمجموعه‌های کلی‌تری تقسیم می‌شود. (مثلاً گروه دارایی‌ها به دو حساب کل «دارایی‌های جاری» و «دارایی‌های غیرجاری» تقسیم می‌شود).
- سطح ۳: حساب‌های معین
حساب‌های کل نیز برای شفافیت بیشتر، به اجزای کوچک‌تری به نام حساب معین شکسته می‌شوند. (مثلاً حساب کل «دارایی‌های جاری» شامل حساب‌های معین «صندوق»، «بانک» و «موجودی کالا» است).
- سطح ۴ و بعد: حساب‌های تفصیلی
این سطح، جزئی‌ترین اطلاعات را در خود جای می‌دهد و برای مدیریت دقیق یک فروشگاه ضروری است. (مثلاً حساب معین «بانک» می‌تواند به تفصیلی‌های «بانک ملت» و «بانک سامان» تقسیم شود، یا «موجودی کالا» به تفکیک «پوشاک مردانه»، «پوشاک زنانه» و…).
داشتن یک کدینگ حسابداری فروشگاهی منعطف که قابلیت تعریف سطوح تفصیلی دلخواه را داشته باشد، کلید موفقیت در مدیریت مالی خرده‌فروشی است.
مراحل گام به گام طراحی کدینگ حسابداری برای یک فروشگاه
طراحی یک سیستم کدینگ از صفر شاید در ابتدا کمی دلهره‌آور به نظر برسد، اما با طی کردن این چند گام ساده، می‌توانید یک ساختار منطقی و کارآمد برای فروشگاه خود ایجاد کنید. مراحل این امر به این صورت هستند:
- شناسایی تمام حساب‌ها:
لیستی از تمام دارایی‌ها (پول نقد، حساب‌های بانکی، موجودی کالا)، بدهی‌ها (چک‌های پرداختنی، تامین‌کنندگان)، سرمایه، انواع درآمدها (فروش حضوری، فروش آنلاین) و تمام هزینه‌ها (اجاره، حقوق کارکنان، قبوض، تبلیغات) تهیه کنید.
- انتخاب منطق کدگذاری:
معمولاً از کدهای عددی برای این کار استفاده می‌شود. برای مثال، می‌توانید قرارداد کنید که:
- دارایی‌ها با عدد ۱ شروع شوند.
- بدهی‌ها با عدد ۲ شروع شوند.
- حقوق صاحبان سهام با عدد ۳ شروع شود.
- درآمدها با عدد ۴ شروع شوند.
- هزینه‌ها با عدد ۶ شروع شوند.
در این صورت با توجه به اعداد اول هر کد می‌توان فهمید که مربوط به کدام بخش است و چطور باید آن را پیگیری کرد.
- ایجاد ساختار درختی:
بر اساس منطق انتخابی، کدها را به صورت سلسله‌مراتبی اختصاص دهید. برای مثال:
- ۱ – دارایی‌ها
- ۱۰ – دارایی‌های جاری
- ۱۰۱ – صندوق
- ۱۰۲ – بانک
- ۱۰۳ – موجودی کالا
- ۱۰ – دارایی‌های جاری
با ایجاد ساختار درختی می‌توان از روی اعداد دیگر هر کد به بخش موردنظری که نیاز به بررسی دارد، دسترسی پیدا کنیم.
- تعریف جزئیات (تفصیلی‌ها):
مهم‌ترین بخش در کدینگ حسابداری فروشگاهی همین‌جاست. برای حساب‌هایی مانند موجودی کالا، مشتریان و تامین‌کنندگان، کدهای تفصیلی تعریف کنید تا بتوانید گزارش‌های تحلیلی و دقیقی داشته باشید.
ممکن است پیاده‌سازی کدهای فوق پیچیده به نظر برسد؛ اما با خرید سیستم حسابداری، یک کدینگ آماده را برحسب نوع کسب‌وکار خود دریافت خواهید کرد.
نمونه کدینگ حسابداری فروشگاهی (کامل و عملی)
برای درک بهتر موضوع، در ادامه یک نمونه کدینگ حسابداری فروشگاهی ساده و کاربردی را به صورت یک لیست سلسله‌مراتبی ارائه می‌دهیم. شما می‌توانید این ساختار را بر اساس نیازهای کسب‌وکار خود گسترش دهید:
گروه حساب: دارایی‌ها (کدهای شروع: ۱)
- حساب کل: دارایی‌های جاری (کد: ۱۰)
- حساب معین: صندوق (کد: ۱۰۱۰۱)
- حساب معین: بانک (کد: ۱۰۱۰۲)
- حساب معین: اسناد دریافتنی تجاری (کد: ۱۰۱۰۳)
- حساب معین: موجودی کالا (کد: ۱۰۱۰۴)
- حساب معین: صندوق (کد: ۱۰۱۰۱)
- حساب کل: دارایی‌های غیرجاری (کد: ۱۱)
- حساب معین: اثاثه و منصوبات (کد: ۱۱۰۱۰)
- حساب معین: وسایل نقلیه (کد: ۱۱۰۱۱)
- حساب معین: اثاثه و منصوبات (کد: ۱۱۰۱۰)
گروه حساب: بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام (کدهای شروع: ۲ و ۳)
- حساب کل: بدهی‌های جاری (کد: ۲۰)
- حساب معین: اسناد پرداختنی تجاری (کد: ۲۰۱۰۱)
- حساب معین: سایر حساب‌های پرداختنی (کد: ۲۰۱۰۲)
- حساب معین: اسناد پرداختنی تجاری (کد: ۲۰۱۰۱)
- حساب کل: حقوق صاحبان سهام (کد: ۳۰)
- حساب معین: سرمایه (کد: ۳۰۰۰۱)
- حساب معین: سود (زیان) انباشته (کد: ۳۱۰۰۱)
- حساب معین: سرمایه (کد: ۳۰۰۰۱)
گروه حساب: درآمدها (کد شروع: ۴)
- حساب کل: درآمدهای عملیاتی (کد: ۴۰)
- حساب معین: فروش کالا (کد: ۴۰۰۰۱)
- حساب معین: برگشت از فروش و تخفیفات (کد: ۴۰۰۰۲)
- حساب معین: فروش کالا (کد: ۴۰۰۰۱)
گروه حساب: بهای تمام شده کالای فروش رفته (کد شروع: ۵)
- حساب کل: بهای تمام شده (کد: ۵۰)
- حساب معین: بهای تمام شده کالای فروش رفته (کد: ۵۰۰۰۱)
- حساب معین: بهای تمام شده کالای فروش رفته (کد: ۵۰۰۰۱)
گروه حساب: هزینه‌ها (کد شروع: ۶)
- حساب کل: هزینه‌های عمومی و اداری (کد: ۶۰)
- حساب معین: هزینه حقوق و دستمزد (کد: ۶۰۰۰۱)
- حساب معین: هزینه اجاره (کد: ۶۰۰۰۲)
- حساب معین: هزینه قبوض (آب، برق، گاز) (کد: ۶۰۰۰۳)
- حساب معین: هزینه حقوق و دستمزد (کد: ۶۰۰۰۱)
- حساب کل: هزینه‌های توزیع و فروش (کد: ۶۱)
- حساب معین: هزینه بازاریابی و تبلیغات (کد: ۶۱۰۰۱)
- حساب معین: هزینه حمل و نقل (کد: ۶۱۰۰۲)
- حساب معین: هزینه بازاریابی و تبلیغات (کد: ۶۱۰۰۱)
توجه کنید که در فروشگاه‌های تخصصی‌تر، این کدینگ جزئیات بیشتری خواهد داشت. برای مثال، در یک بوتیک، استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری برای پوشاک که قابلیت تعریف تفصیلی برای موجودی کالا بر اساس رنگ، سایز و برند را دارد، به مدیریت انبار و تحلیل فروش کمک شایانی می‌کند.
چطور کدینگ حسابداری فروشگاهی را به کمک نرم‌افزار مدیریت کنیم؟
پیاده‌سازی دستی کدینگ حسابداری فروشگاهی روی کاغذ یا در فایل‌های اکسل، کاری بسیار پیچیده، زمان‌بر و مستعد خطاست. امروزه راهکار هوشمندانه‌تر، استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی است. این نرم‌افزارها مزایای فوق‌العاده‌ای دارند:
- کدینگ آماده و استاندارد:
اکثر آن‌ها یک نمونه کدینگ حسابداری فروشگاهی پیش‌فرض و استاندارد دارند که شما را از طراحی از صفر بی‌نیاز می‌کند.
- اتوماسیون:
با هر ثبت فاکتور خرید یا فروش، اسناد حسابداری مربوطه به صورت خودکار صادر و در حساب‌های صحیح ثبت می‌شوند.
- یکپارچگی:
سیستم حسابداری به انبار، فروش و صندوق متصل است و گزارش‌های ترکیبی و دقیقی ارائه می‌دهد.
- کاهش خطا:
خطاهای انسانی در ثبت دستی اطلاعات به کلی حذف می‌شود.
به جای درگیر شدن با پیچیدگی‌های طراحی، خرید نرم‌افزار فروشگاهی که دارای سیستم کدینگ قدرتمند است، باعث صرفه‌جویی چشمگیری در زمان و هزینه شما خواهد شد. در واقع، برای مدیریت یکپارچه تمام بخش‌های مالی و عملیاتی، خرید سیستم حسابداری جامع یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه برای تضمین رشد و دقت در کسب‌وکار شما محسوب می‌شود.
تفاوت‌های کلیدی کدینگ حسابداری فروشگاهی با سایر کسب‌وکارها
هرچند اصول کلی حسابداری یکسان است، اما ساختار کدینگ حسابداری فروشگاهی تفاوت‌های مهمی با سایر کسب‌وکارها دارد. اصلی‌ترین تفاوت، تمرکز ویژه بر حساب‌های «موجودی کالا» و «بهای تمام شده کالای فروش رفته» است. سود و زیان یک فروشگاه به شدت به مدیریت دقیق این دو حساب وابسته است.این در حالی است که در کدینگ حسابداری خدماتی، تمرکز اصلی بر روی درآمدهای حاصل از ارائه خدمات و هزینه‌های مرتبط با آن است و حسابی به نام «موجودی کالا» وجود ندارد یا اهمیت بسیار کمی دارد. درک این تفاوت‌ها به شما کمک می‌کند تا یک سیستم مالی متناسب با ماهیت دقیق کسب‌وکار خود طراحی و اجرا کنید.
