همه ما روزانه شاهد راه اندازی و شروع به کار سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف هستیم. بدیهی است که مدیر هر سازمان قصد دارد که کارهای جاری و روزمره را در سازمان خود با سرعت و روند بهتری انجام دهد. اما چالش مهمی که در همه سازمان ها و شرکت‌های مختلف وجود دارد این است که روزانه زمان و انرژی زیادی صرف پاسخ دادن به نامه های اداری، مکاتبات و نامه نگاری های کاغذی می شود. به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به منظور سهولت انجام کارهای روزمره و روتین روزانه کاری ضروری و لازم است. اهمیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری این است که قابلیت خودکار سازی مکاتبات اداری را بر عهده دارد.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری به عنوان یک بستر یکپارچه و امن برای مدیریت اطلاعات و جریان گردش اطلاعات در سازمان‌های مختلف با حوزه‌های کاری متنوع، مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع سازمان‌ها با بهره‌گیری از اتوماسیون اداری در راستای بهبود تعاملات سازمانی، مدیریت متمرکز داده‌ها، مدیریت مکاتبات، بهینه‌سازی و خودکارسازی کارهای اداری استفاده می‌کنند.
حوزه مالی و حسابداری یکی از حوزه‌های کاری پیچیده و مهم در هر سازمان و شرکتی محسوب می‌شود و فرآیندهای مختلفی در آن در گردش هستند؛ اتوماسیون اداری با ارائه قابلیت‌هایی در زمینه مدیریت ارتباطات، اطلاعات، مستندات و فرآیندها، کاربردها و تاثیرات گوناگونی در پروسه مالی و حسابداری دارد. برای آشنایی بیشتر با کاربردها و مزایای اتوماسیون اداری در تعاملات اداری و بررسی مالی و حسابداری، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
اتوماسیون اداری چیست ؟
برای تعریف و درک بهتر اتوماسیون اداری می توان گفت که اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه‌ی جمع آوری، ذخیره کردن و توزیع مستندات، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان ها را بر عهده دارد. این سیستم دارای نرم افزارهایی پیشرفته برای پردازش کلمه، تصویر سازی کردن مستندات، و بررسی تقویم ها و … است. از جمله وظایف و فعالیت های اصلی اتوماسیون اداری، می توان ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک و … را نام برد. در واقع استفاده از اتوماسیون اداری تاثیر زیادی در بهبود روند و سرعت انجام کارهای روتین و روزمره و بهینه سازی کردن رویه های جاری دارد.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی می شود ؟
یکی از ویژگی های اتوماسیون اداری این است که از بخش ها و ماژول های مختلفی برای انجام کارهای روتین تشکیل شده است. یکی از بهترین ویژگی های اتوماسیون اداری این است که قابلیت استفاده و اجرای خدمات و وظایف مختلف را دارد. در واقع برای شناخت بهتر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری لازم است که ابتدا با بخش های مختلف آن آشنا شوید. مهم ترین بخش های اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:
دبیر خانه:
یکی از اصلی ترین بخش های اتوماسیون اداری، بخش دبیرخانه است. در این بخش فرایندهای مربوط به ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی انجام می شود. در بخش دبیرخانه اتوماسیون، اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه های دریافتی، تهیه پیش نویس، گردش، امضا، ثبت و چاپ نامه های ارسالی صورت می گیرد.
بخش فرم ساز:
وظیفه بخش فرم ساز، طراحی انواع فرم های سازمانی و گردش آن ها در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده است. در واقع ثبت اطلاعات، نگهداری و بازیابی آن ها در بخش فرم ساز انجام می شود.
بخش مدیریت جلسات:
یکی از مهم ترین بخش های کاری ادارات، مربوط به جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن ها و نگهداری مستندات است. به همین دلیل استفاده از بخش مدیریت جلسات و سازماندهی به منظور بهبود روند فرایندهای جلسات و قرارهای کاری لازم و ضروری است.
پرتال مکاتبات برون سازمانی:
به منظور ردگیری مکاتبات در خارج از سازمان، و کاهش هزینه های ایاب و ذهاب، افزایش رضایت و تسریع در پاسخ و ارائه خدمت به ارباب رجوع، از بخش پرتابل مکاتبات برون سازمانی استفاده می شود.
از جمله بخش های دیگر اتوماسیون اداری می توان موارد زیر را نام برد:
- کارتابل آفلاین
- آرشیو الکترونیک
- سامانه تبادل فایل
- تبدیل گفتار به متن
دلایل اهمیت اتوماسیون اداری
یکی از بهترین دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری این است که تاثیر زیادی در کاهش کارهای تکراری و آزاد سازی انرژی سازمان دارد. چرا که با استفاده از اتوماسیون اداری می توان در صورت لزوم فعالیت های مرتبط با وظایف کارکنان و پرسنل مختلف را از راه دور هم نظارت و کنترل کرد. یکی از مهم ترین دلایل اهمیت اتوماسیون اداری این است که به صورت جز به جز و پیشرفته از فرایندها و مکاتبات مختلف گزارش گیری کرد و به مدیر سازمان تحویل داد. علاوه بر این، با استفاده از این سیستم می توان با سرعت و روند بهتری وظایف مختص خود را در بخش های مختلف انجام داد.
کاربرد اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری در راستای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. از اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری به‌کار گرفته می‌شود. این مجموعه معمولاً در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب‌رجوع قابل استفاده است.
ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها نشان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای سیستم اتوماسیون اداری در مکانیزه کردن فعالیت‌های اداری است. در سیستم اتوماسیون اداری فعالیت‌هایی مانند تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست الکترونیکی، فرم‌ها و فکس‌های سازمان به‌صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌شود، همچنین این نرم افزار قابلیت کنترل مدیریت گردش کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده‌ها و اطلاعات را در سطح زیرسیستم‌های مختلف را دارد. انواع کاربردهای اتوماسیون اداری عبارتند از:
- کاربرد در فعالیت‌های بازاریابی
در بازاریابی مارکتینگ یا همان اتوماسیون اداری ایمیل مارکتینگ، سازمان‌ها می‌توانند از نرم‌افزارها برای ارسال ایمیل به فهرست مشتریان در یک زمان‌بندی از پیش مشخص شده استفاده کنند و از این راه باعث کاهش هزینه‌های اجرایی به‌صورت دستی شوند. همچنین تمام کسب‌وکارها به کمک اتوماسیون اداری می‌توانند فعالیت‌های بازاریابی را به سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) وصل کرده و حتی مشتریان را با ارسال پیام‌های خودکار در شبکه‌های اجتماعی با این نرم‌افزارها مورد هدف قرار دهند.
- کاربرد در بهبود مدیریت منابع انسانی
سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی می‌توانند طیف گسترده‌ای از وظایف منابع انسانی، از جمله بررسی رزومه‌ها، زمان‌بندی مصاحبه‌ها، ارسال پیشنهادات شغلی، استخدام نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را به صورت خودکار درآورد. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند به کمک تجزیه و تحلیل داده، آگاهی بیشتری از روش‌های افزایش بهره‌وری کارکنان پیدا کنند.
- کاربرد در فرآیندهای فروش
ابزارهای اتوماسیون فروش مثل Salesforce و سرویس‌های نرم‌افزاری به فروشگاه‌ها این امکان را می‌دهد تا در زمان کمتری فعالیت‌های مربوط به معاملات خود را ثبت کرده و زمان بیشتری را برای برقراری تماس‌های تلفنی که منجر به جذب بیشتر مشتریان جدید اختصاص دهند، صرف کنند. این ابزارها می‌توانند وظایف تکراری در طول فرآیند فروش را به‌صورت خودکار درآورند.
- امور مالی و حسابداری
با خودکارسازی برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند برای کارهای مهم‌تر مثل تجزیه و تحلیل داده‌ها، تعیین استراتژی و همکاری با ذی‌نفعان زمان بگذارند. برای مثال، در مدیریت حساب‌های پرداختنی (AP)، ثبت داده‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شود، صورت‌حساب‌ها به طور خودکار با اسناد مطابقت داده و تأییدیه‌ها به‌طور خودکار پیگیری می‌شوند. این امر موجب کاهش خطاهای موجود در داده‌ها شده و از تقلب از طریق نظارت هوشمند جلوگیری می‌کند.
انواع اتوماسیون اداری
به‌منظور استفاده از اتوماسیون اداری در محیط‌های اداری، سازمان‌ها و کسب‌وکارها باید از پلتفرم‌های مختلفی مانند (تحت وب، ویندوزی یا قابل استفاده به‌صورت آنلاین بر روی تمام سیستم عامل‌ها) استفاده کنند. برای درک بهتر انواع اتوماسیون اداری، بهتر است با انواع نرم افزارهایی که در بخش‌های متفاوت وظیفه خودکارسازی امور را دارند آشنا شویم. انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری عبارتند از:
نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی که در شرکت‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند، برای اندازه‌گیری فعالیت‌های مشتریان بالقوه مناسب در ارتباط با مشتریان است و به یافتن سرنخ‌هایی برای فروش بیشتر کمک می‌کنند. با استفاده از این نرم افزارها می‌توانید فعالیت های انجام شده توسط مشتریان و میزان بازخورد آن‌ها را در اختیار مدیران قرار دهید.
نرم افزار اتوماسیون مدیریت کسب‌وکار BPMS
سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکارها موجب خودکار شدن کارهای خاص در سازمان می‌شوند. از این نرم افزار اتوماسیونی به‌منظور افزایش بهره‌وری و یکپارچه‌سازی سایر ابزارهای اتوماسیون، استفاده می‌شود. فرآیندهایی که با استفاده از این نرم‌افزار انجام می‌شود شامل ارسال خودکار ایمیل‌ها، ارائه خودکار گزارش، ثبت سفارش‌ها به‌صورت خودکار و اتوماسیون‌سازی فرآیند استخدام کارکنان مکانیزه است.
نرم افزار اتوماسیون اداری حسابداری
انجام امور حسابداری به‌صورت دستی، برای حسابداران و مدیران کاری زمانبر است؛ اما با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری حسابداری، داده‌ها به صورت خودکار جمع‌آوری شده و صورت حساب‌ها با اسناد موجود تطبیق داده می‌شوند. این نرم افزارها خطاهای انسانی را کاهش داده و با جلوگیری از خسارت‌هایی که بر اثر اختلاف حساب به‌وجود می‌آیند، موجب کاهش هزینه‌ها خواهند شد. با پیاده‌سازی اتوماسیون در بخش حسابداری، می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری مدیریت منابع انسانی
یکی از فرآیندهای چند مرحله‌ای در سازمان‌ها، استخدام کارکنان است که با استفاده از اتوماسیون منابع انسانی، کارهای این بخش هم به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. باتوجه به اینکه منابع انسانی یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در سازمان‌ها است، به همین‌دلیل باید افرادی متخصص بر مدیریت امور این بخش نظارت داشته باشند. در بخش منابع انسانی داده‌ها و اطلاعات زیادی وجود دارد که با اتوماسیون‌سازی اداری، می‌توانید از ایجاد خطاهای احتمالی جلوگیری کنید. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مدیریت منابع انسانی، می‌توان از مرحله دریافت رزومه تا اعلام نتایج را به‌صورت خودکار انجام داد.
مزایای اتوماسیون اداری چیست ؟
اگر قصد خرید اتوماسیون اداری و استفاده از آن در سیستم سازمانی و شرکت‌های خود را دارید بهتر است با مزایای اتوماسیون اداری آشنایی داشته باشید. برخی از مهم‌ترین مزیت‌های اتوماسیون اداری عبارت است از:
حذف مکاتبات کاغذی در ادارات و شرکت‌ها
در بسیاری از سازمان‌ها نامه‌ها و مکاتبات اداری به‌صورت برگه‌ای و کاغذی است که با استفاده از این سیستم اداری دیگر نیازی نیست شما از کاغذ و نامه استفاده کنید. درواقع یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزایایی که اتوماسیون اداری دارد این است که، حجم قابل ملاحظه‌ای از نامه‌ها و مکاتبه‌های اداری به‌واسطه کاربرد آن حذف می‌شود.
افزایش سرعت انجام کارها با اتوماسیون اداری
بدون شک شاید برای برخی از شما این مسئله به وجود آمده باشد که در محیط از بیرون از کار به نامه‌های اداری و مکاتباتی که داشته‌اید نیاز پیدا کنید. بنابراین یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری این است شما می‌توانید بدون اتلاف وقت، کارهای اداری خود را در هرکجا و هر زمانی انجام دهید و پیگیر پروسه انجام و تایید آن باشید. برخی از افرادی که تمایل دارند تا در محیط بیرون از کار هم مشغول فعالیت شوند می‌توانند به‌راحتی و حتی از طریق گوشی‌های همراه از این سیستم استفاده کنند.
صرفه‌جویی در زمان
از دیگر مزایای استفاده از اتوماسیون اداری این است که تمامی فرآیندهای اداری در کمترین زمان انجام می‌شود. در واقع از آنجایی که در محیط کاری بهینه سازی از زمان اهمیت زیادی دارد باید به عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری هم توجه زیادی داشته باشید و با استفاده از این سیستم این امکان برای شما فراهم می شود.
نگهداری و ذخیره‌سازی ایمن اطلاعات
بدون شک در سازمان‌ها اطلاعات بسیار مهمی وجود دارد و نیاز است که این اطلاعات به‌خوبی حفظ شود و با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری شما می‌توانید آن اطلاعات را درون سیستم نگهداری کنید. همچنین باید بدانید ایمنی این سیستم بسیار بالا است و به همین دلیل شما با خیالی آسوده می‌توانید اطلاعات خود را درون آن قرار دهید. نکته مهم این است که اطلاعات وارده در این سیستم با حجم کمتری ذخیره می‌شود و مراجعه کردن به آن بسیار آسان است.
تعامل الکترونیکی
شما زمانی که از این سیستم در سازمان خود استفاده می‌کنید می‌توانید با دیگر سازمان‌ها به وسیله آن تعامل داشته باشید. بسیاری از سازمان‌های اداری هستند که با یکدیگر رابطه زیادی دارند و برای این که بخواهند سرعت اطلاع‌رسانی خود را در بین سازمان‌ها بیشتر کنند می‌توانند از اتوماسیون اداری استفاده نمایند.
در گذشته سازمان هایی که با یکدیگر در تعامل بودن مکاتبه هایشان بیشتر به نامه‌های اداری خلاصه می‌شد و همین مسئله به محیط زیست آسیب جدی وارد می‌کرد. ولی با وجود این سیستم اداری دیگر نیازی نیست آن‌ها نامه‌نگاری کنند و برگه‌های کاغذ را هدر دهند.
راحتی ارباب رجوع
در گذشته بسیاری از ارباب رجوعان برای پیگیری کارهای اداری خود مجبور بودند دوندگی‌های بسیاری را انجام دهند و از یک اتاق به اتاق دیگری مراجعه کنند. امروزه ارباب رجوعان به وسیله اتوماسیون اداری به‌راحتی می‌توانند به اسناد و مدارک مربوط به خودشان را در سازمان‌ها پیدا کنند و هر مشکلی در آن‌ها وجود دارد رفع نموده تا روند پیگیری کارهای اداری آن‌ها به‌سرعت انجام شود. آن‌ها می‌توانند هر لحظه از شبانه‌روز که مایل هستند پرونده خود را مشاهده کنند تا از روند پیگیری کارهای خود اطلاع بیشتری پیدا کنند.
مدیریت دقیق
از دیگر مزایای استفاده و کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری در ادارات و سازمان‌ها می‌توان به مدیریت دقیق کارکنان اشاره کرد. با استفاده از این سیستم مدیران سازمان‌ها می‌توانند به‌خوبی عملکرد کارکنان خود را مورد بررسی قرار دهند و اگر آن‌ها در روند کاری خود دچار وقفه و یا اشتباهی شده باشند به آن‌ها گوشزد دهند.
در این سیستم دیگر نیازی نیست مدیریت مانند گذشته بر روند کارهای کارکنان نظارت کند، بلکه تنها در اتاق خود می‌نشیند و با استفاده از سیستم آن‌ها را مورد نظارت قرار دهد و به‌طور دقیق شرکت و سازمان را اداره می‌کند.
به حداقل رسیدن اشتباهات
از دیگر مزیت‌هایی که برای اتوماسیون اداری می‌توانیم معرفی کنیم این است که، به‌دلیل الکترونیکی بودن آن هیچ اشکالی در آن به وجود نمی‌آید. تکرار و بیهوده کاری یکی از مشکلاتی است که در سیستم پیشین بسیار اتفاق افتاده است و بیشتر افرادی که هنوز هم به‌صورت سنتی سازمان‌های خود را اداره می‌کنند دچار این اشتباه می‌شوند.
زمانی که عملیات ثبت اسناد و مدارک به درستی انجام شود سیستمی که الکترونیکی است آن‌ها را دقیق ثبت می‌کند و اگر یک‌بار دیگر بخواهید آن‌ها را تکرار کنید مانع شما می‌شود و دیگر نمی‌توانید آن‌ها را ثبت کنید.
برداشته شدن دفاتر حجیم از روی دفتر
در گذشته شما زمانی که به دفاتر مدیریت هر سازمانی مراجعه می‌کردید حجم بسیار زیادی از نامه‌ها و دفاتر حجیم را روی میز آن‌ها مشاهده می‌شد؛ این امر به دلیل نبود سیستم متمرکز الکترونیکی بود و روز‌به‌روز هم حجم آن دفاتر بیشتر می‌شد. ولی با استفاده از اتوماسیون اداری دیگر نیازی نیست حتی یک برگه روی میز مدیریت و یا کارمندان دیگر وجود داشته باشد.
بایگانی‌های هر یک از سازمان‌های دولتی و یا خصوصی همیشه سراسر از دفاتر و مدارک بوده است که باید بین آن‌ها چندین ساعت می‌گشتید تا نامه و مدرک مورد نظر خود را پیدا کنید. اما با روی‌کار آمدن اتوماسیون اداری و استفاده از این سیستم الکترونیکی در ادارات شما می‌توانید تمامی نامه‌ها و مدارک خود را در این سیستم ذخیره کنید و دیگر بایگانی‌ها کارشان بسیار آسوده‌تر و راحت‌تر می‌شود.
ردیابی امور
از دیگر مزایای که در اتوماسیون اداری وجود دارد این است که شما تمامی کارها را می توانید پیگیری کنید و مراحل کاری سازمان را به‌درستی انجام دهید. اینکه مراحل کاری سازمان‌ها به درستی انجام شود اهمیت بسیاری دارد و باید سازمان‌ها با نصب یک سیستم الکترونیکی به‌درستی کارها را انجام دهند.
کاربری آسان و کارپسند بودن
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های اتوماسیون اداری این است که تمامی پرسنل به راحتی می‌توانند و قادر باشند که با آن کار کنند.
به‌روزرسانی مستمر و اضافه شدن امکانات روز نرم افزاری
محیط کاربری و امکانات داخلی که در یک سازمان وجود دارد در این سیستم الکترونیکی جای می‌گیرد و شما می‌توانید تمامی اطلاعات بروز را در این سیستم مشاهده کنید.
کلام آخر
اگر به‌دنبال بهینه‌سازی و بهبود عملکرد سازمان خود هستید، استفاده از اتوماسیون می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری، با مکانیزه کردن کارها باعث افزایش سرعت و صرفه‌جویی در زمان می‌شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری کاربرد کامپیوتر با قابلیت های زیادی که دارد، امکان مکانیزه‌کردن فعالیت‌های مختلف سازمان را برای شما فراهم می‌کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر در زمینه خرید اتوماسیون اداری، می‌توانید با کارشناسان ما در کاربرد کامپیوتر در ارتباط باشید.
اتوماسیون اداری به سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر اشاره دارد که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، توزیع مستندات و پیام‌های الکترونیکی و ارتباطات اداری را میان افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها به عهده دارد.
اتوماسیون اداری شامل دبیرخانه، بخش فرم ساز، مدیریت جلسات، پرتال مکاتبات برون سازمانی، کارتابل آفلاین، آرشیو الکترونیک و بخش‌های دیگر است.
اتوماسیون اداری باعث کاهش کارهای تکراری، مکاتبات کاغذی، اشتباهات بیهوده و تسهیل در گردش اسناد می‌شود. همچنین امکان انجام عملیات خودکار و دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان را فراهم می‌کند.
اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها برای بهبود فرایندهای اداری، کاهش زمان مکاتبات، بهینه‌سازی مدیریت جلسات، مدیریت مکاتبات برون سازمانی و سایر فعالیت‌های مرتبط با اداره اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
